劉瑩

（1.同濟(jì)大學(xué) 上海 200092；2.天津?yàn)I海高新區(qū)資產(chǎn)管理有限公司 天津 300450）

計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

劉瑩

（1.同濟(jì)大學(xué) 上海 200092；2.天津?yàn)I海高新區(qū)資產(chǎn)管理有限公司 天津 300450）

伴隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越普及。例如行政辦公、企業(yè)管理、高校教學(xué)等方面起到了提高辦事效率、政務(wù)公開、資源共享、陽(yáng)光行政等作用。如今，計(jì)算機(jī)已成為我們工作和生活中不可或缺的必備品，在行政辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)也起著舉足輕重的作用，如何高效低成本的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)辦公服務(wù)是每個(gè)企業(yè)單位都需要考慮的事情。本文就計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能拋磚引玉。

計(jì)算機(jī) 行政辦公 辦公自動(dòng)化

隨著單位的發(fā)展，日常辦公業(yè)務(wù)的增多，就需要更多的人力物力投入，如何提高辦事效率，節(jié)約使用資源是每個(gè)單位都需要顧及的問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，辦公自動(dòng)化問(wèn)題就可以充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以解決。

一、計(jì)算機(jī)的發(fā)展

計(jì)算機(jī)從1946年的“ENIAC”第一臺(tái)數(shù)字計(jì)算機(jī)發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)有了60多年的歷史了，而電子技術(shù)的發(fā)展周期也一年比一年短，這期間計(jì)算機(jī)經(jīng)歷了電子管時(shí)代、晶體管時(shí)代、小規(guī)模集成電路時(shí)代、大規(guī)模集成電路時(shí)代、超大規(guī)模集成電路發(fā)展時(shí)代。

隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)入21世紀(jì)的計(jì)算機(jī)更是走向微型化、專業(yè)化，不僅操作簡(jiǎn)單、價(jià)格便宜，而且可以代替人們的部分腦力勞動(dòng)，使人們的辦公生活更加有效率，準(zhǔn)確率也大大提高。

二、行政辦公的存在問(wèn)題

行政辦公部門不管在事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都是工作最雜、最繁瑣的部門，不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，還要解決同級(jí)部門提出的問(wèn)題。命令文件傳達(dá)，下級(jí)問(wèn)題反饋，遇到加急事務(wù)徹夜加班。傳統(tǒng)的辦公模式主要靠通知。書面通知和電話通知，對(duì)外宣傳工作也只能通過(guò)報(bào)紙雜志等渠道，不僅浪費(fèi)紙張，而且耗費(fèi)時(shí)間耗費(fèi)人力，機(jī)構(gòu)臃腫，工作效率低下。

三、行政辦公使用計(jì)算機(jī)的必要性

建設(shè)節(jié)約型社會(huì)是科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)在要求，是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要組成部分。在辦公中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)正是滿足了這一要求。

“節(jié)約”有兩層涵義：一是杜絕浪費(fèi)；二是在生產(chǎn)消費(fèi)過(guò)程中，用盡可能少的資源、能源，創(chuàng)造相同的，甚至更多的財(cái)富。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以做到無(wú)紙化辦公。相互溝通和交流可以通過(guò)E-mail、QQ等通訊工具。自從本單位建設(shè)并運(yùn)行了“OA”系統(tǒng)以后，紙張的使用率減少了70%，文件從起草到分發(fā)效率提高了40%，辦公電話費(fèi)也節(jié)約了24%。

前些年單位購(gòu)買了一套管理系統(tǒng)，單位的所有賬目都可以在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行操作，而且有自動(dòng)備份功能。自從系統(tǒng)使用以來(lái)，辦公工作量一下子減輕許多，工作效率也比以往高出不少。以前購(gòu)買一個(gè)設(shè)備，設(shè)備的入賬、驗(yàn)收、報(bào)賬要管理人員跑很多部門單位簽字，蓋章，不僅耗時(shí)很長(zhǎng)，而且很多時(shí)候要返工?，F(xiàn)在運(yùn)用了自動(dòng)化辦公管理軟件，管理員只需要在自己的電腦上填好相關(guān)內(nèi)容并保存，這些資料就進(jìn)入學(xué)校的管理系統(tǒng)，在任何一臺(tái)電腦上都能查詢到。

四、辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

雖然現(xiàn)在科技日益進(jìn)步，辦公自動(dòng)化也得到一定的發(fā)展，但是我們應(yīng)該看到辦公自動(dòng)化建設(shè)仍存在一系列的問(wèn)題。比如投資太大、利用率不高、重復(fù)建設(shè)等。

現(xiàn)在主要行政辦公人員所接觸的電腦軟件知識(shí)不是太豐富，可以說(shuō)比較貧乏，導(dǎo)致使用辦公自動(dòng)化效率降低，甚至出現(xiàn)問(wèn)題不知如何解決，同時(shí)也使自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)管理員維護(hù)和升級(jí)的工作量大大增加。

五、辦公自動(dòng)化日后的發(fā)展與完善

1.辦公自動(dòng)化最終發(fā)展方向是數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、視頻技術(shù)和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，視頻會(huì)議漸漸成為發(fā)展的潮流。通過(guò)相關(guān)的攝像及相關(guān)的通訊設(shè)備，與會(huì)者在開會(huì)的時(shí)候能看到會(huì)議的主要發(fā)言人和會(huì)場(chǎng)，而且能看到在各地參加會(huì)議的相關(guān)人員，相互交流，這樣能節(jié)省大量時(shí)間及場(chǎng)地費(fèi)用。

2.辦公自動(dòng)化在高校中得到更完美的運(yùn)用。在高校管理部門設(shè)立一個(gè)物資總管理員，同時(shí)在各個(gè)二級(jí)學(xué)院、部門設(shè)立分管理員，各個(gè)分管理員負(fù)責(zé)本學(xué)院、部門賬目在計(jì)算機(jī)上登記、歸總、查詢，總管理員可以檢查到各個(gè)學(xué)院、部門設(shè)備的存放、領(lǐng)用、使用情況。這樣可以做到高效、迅速、及時(shí)管理，統(tǒng)籌兼顧。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動(dòng)化與我們的生活結(jié)合得更加緊密。辦公自動(dòng)化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要整個(gè)單位各個(gè)部門學(xué)院的配合與協(xié)作。辦公自動(dòng)化不僅適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)的發(fā)展，而且是當(dāng)代數(shù)字化辦公的迫切要求，在不久的將來(lái)，在科技發(fā)展的帶動(dòng)下，辦公自動(dòng)化將迎來(lái)嶄新的未來(lái)。

［1］劉漢敏.行政辦公自動(dòng)化.科教文獻(xiàn)，2007，（4）.

［2］梁美玲.我國(guó)高等職業(yè)院校行政辦公自動(dòng)化中協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的淺析.高教前沿，2010，（7）.

［3］王秀蘇.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用.科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2010，（3）.

［4］謝曉宇.計(jì)算機(jī)的發(fā)展趨勢(shì).科學(xué)向?qū)В?011，（4）.

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［6］周晨；辦公管理信息系統(tǒng)開發(fā)和協(xié)作模塊、安全模塊研究［J］；制造業(yè)自動(dòng)化；2011年07期