龔瑜，黃可兒，王曉燕，陳堅(jiān)雄

(廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院科研處，廣州市 510405)

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某中醫(yī)醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用*

龔瑜**，黃可兒，王曉燕，陳堅(jiān)雄

(廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院科研處，廣州市 510405)

一個(gè)功能完善、操作簡便的科研管理系統(tǒng)是綜合性中醫(yī)醫(yī)院促進(jìn)科研發(fā)展的必要舉措之一。本研究在科研需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，開發(fā)了面向全院的科研管理系統(tǒng)，基本上涵蓋了大學(xué)附屬醫(yī)院常規(guī)的科研業(yè)務(wù)，主要包括科研信息查詢與下載、常用流程的電子化以及管理部門后臺編輯與通知發(fā)布功能等?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的應(yīng)用提高了科研工作效率。

科研管理系統(tǒng)；中醫(yī)醫(yī)院；科研需求；辦公自動化

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1672-4232.2015.04.028

科研管理系統(tǒng)是指基于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)而開發(fā)的，用于科研管理的技術(shù)系統(tǒng)。各科研機(jī)構(gòu)的科研管理系統(tǒng)功能基本類似，都是以項(xiàng)目管理為中心，涵蓋成果、專利、經(jīng)費(fèi)管理等方面內(nèi)容，部分還與辦公、人事、財(cái)務(wù)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)科研人員和科研管理人員對數(shù)據(jù)的快速整理，是醫(yī)院科研工作的重要支撐條件[1]。一個(gè)功能完善、權(quán)限設(shè)置合理、用戶界面友好、后臺管理與維護(hù)人性化的科研管理系統(tǒng)，是綜合性醫(yī)院促進(jìn)科研發(fā)展的必要舉措之一。

1　開發(fā)背景

不同類別、不同規(guī)模醫(yī)院開展科技工作的特殊性以及流程與細(xì)節(jié)管理上存在差異，傳統(tǒng)科研管理主要依靠人工數(shù)據(jù)庫管理，人性化和操作性尚顯不足。主要不足體現(xiàn)在：

1.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫不完善、不對接

項(xiàng)目庫、成果庫、論文庫等不完善，不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不對接，如同一醫(yī)院不同部門的工作系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)人員識別，使科研人員需要在不同系統(tǒng)內(nèi)重復(fù)錄入個(gè)人信息，付出大量的維護(hù)工作。

1.2功能覆蓋不全面

由于在管理系統(tǒng)構(gòu)建之初未進(jìn)行全面深入的需求調(diào)查，或因客觀投入不足，未能涵蓋科研管理的所有工作領(lǐng)域，制約了總體效率。

1.3資源共享程度低

部分科研管理系統(tǒng)未納入信息與資源共享模塊，重管理、輕共享，不利于臨床科研人員在最短時(shí)間內(nèi)獲取科研資源。所謂的資源不僅指常規(guī)的通知和文件發(fā)布，還包含主動提供的其他各類形式的學(xué)術(shù)資源。

1.4數(shù)據(jù)分析功能不完善

當(dāng)前國家各級科技主管部門需要科研單位提交各類科技統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這對醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的分析功能提出新的要求。

因此，本研究團(tuán)隊(duì)在對科研人員、?？啤W(xué)科以及科管部門4個(gè)不同需求層次人員科研需求調(diào)研基礎(chǔ)上，構(gòu)建中醫(yī)醫(yī)院科研信息與管理平臺，并嵌入醫(yī)院總體辦公自動化(OA)平臺，提高科研服務(wù)與管理效率。

2　醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的構(gòu)建原則與基本功能

醫(yī)院科研管理系統(tǒng)應(yīng)該遵循操作簡便、安全與保密的原則[2-3]。其基本功能一般包括：

2.1項(xiàng)目與成果管理

項(xiàng)目與成果管理是醫(yī)院科研管理的重點(diǎn)。項(xiàng)目管理是從課題申請到立項(xiàng)實(shí)施、直到結(jié)題驗(yàn)收的整個(gè)流程，依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理已經(jīng)不能滿足醫(yī)學(xué)科研日益規(guī)范化的需求，需要借助網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段進(jìn)行管理。管理內(nèi)容主要包括研究課題的基本資料,如課題項(xiàng)目的來源、批文、合同書(申請書)、執(zhí)行報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。科研成果主要包括專利、軟件、學(xué)術(shù)論文、著作、成果鑒定、科技獎(jiǎng)勵(lì)等，當(dāng)統(tǒng)一匯總到在線的管理系統(tǒng)，就能較直觀地發(fā)現(xiàn)各成果間的一致性和延續(xù)性，同時(shí)也利于學(xué)術(shù)道德問題的監(jiān)控。有學(xué)者提出科研管理系統(tǒng)應(yīng)該同時(shí)是校內(nèi)(院內(nèi))項(xiàng)目專家評審系統(tǒng)[4]，對于大多數(shù)高校附屬醫(yī)院而言，自主項(xiàng)目招標(biāo)情況少見，可暫不考慮項(xiàng)目評審功能模塊的開發(fā)，以降低系統(tǒng)開發(fā)的難度。

值得注意的是，一般的科研管理系統(tǒng)偏重于“管”，信息的透明與資源共享力度不足，如當(dāng)科研人員需要快速下載立項(xiàng)文件或快速匯總個(gè)人信息時(shí)，管理系統(tǒng)無法提供智能的檢索與下載服務(wù)，這使得多數(shù)科研管理系統(tǒng)的服務(wù)功能仍顯不足。理想的科研管理系統(tǒng)應(yīng)建立完善的課題庫和成果庫，在管理部門進(jìn)行規(guī)范化管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理與共享，滿足臨床科研人員的存檔和隨時(shí)查詢下載的需求[5]。

2.2科研人才管理

即建立科研人才庫，主要收集科研人員的基本信息和主要科技成績，能對科研人員的績效進(jìn)行動態(tài)的量化排序。科研人才管理的相關(guān)信息與其他職能部門開發(fā)管理系統(tǒng)的信息可能出現(xiàn)交叉，應(yīng)避免臨床科研人員重復(fù)錄入、多重提交，不同職能部門間應(yīng)有達(dá)成基礎(chǔ)信息的共享。

2.3科研經(jīng)費(fèi)管理

即對課題、成果、專利、論著等所消耗和創(chuàng)收的經(jīng)費(fèi)信息形成經(jīng)費(fèi)管理庫，有利于對經(jīng)費(fèi)使用和受益進(jìn)行綜合分析。一些管理系統(tǒng)還具備經(jīng)費(fèi)監(jiān)督、提醒和預(yù)算收支視圖功能[6]。對高校附屬醫(yī)院而言，經(jīng)費(fèi)管理分屬財(cái)務(wù)、審計(jì)等其他職能部門管理，要做到由科研部門統(tǒng)籌管理，可行性較小。但是在項(xiàng)目申報(bào)階段，可以通過相應(yīng)的在線質(zhì)控與審核措施提高項(xiàng)目可行性。

2.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析是科研管理系統(tǒng)不可或缺的工作模塊，能方便各級權(quán)限的管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總、導(dǎo)出并形成報(bào)表，實(shí)現(xiàn)用戶對不同范圍對象科研相關(guān)信息查詢功能，包括科室人員統(tǒng)計(jì)、課題信息統(tǒng)計(jì)、論文與著作信息統(tǒng)計(jì)、課題類別統(tǒng)計(jì)、課題狀態(tài)統(tǒng)計(jì)等，并能實(shí)現(xiàn)不同權(quán)限范圍的數(shù)據(jù)查詢與導(dǎo)出[7]。

2.5通知公告

實(shí)現(xiàn)科研相關(guān)事項(xiàng)的通知。用戶可以在此模塊了解最新科研計(jì)劃、最新課題中期管理、結(jié)題、申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)通知等科研相關(guān)信息以及科研管理部門發(fā)布的最新通知事項(xiàng)[8]。

3　醫(yī)院科研管理系統(tǒng)的開發(fā)流程

3.1需求分析

包括用戶需求以及系統(tǒng)運(yùn)行需求兩方面。用戶需求是指管理系統(tǒng)的用戶(科研人員、部門負(fù)責(zé)人、科研管理人員等)需要該系統(tǒng)提供哪些服務(wù)和便利，一般需要進(jìn)行前期調(diào)研，以了解細(xì)節(jié)需求，從而構(gòu)建下一步的數(shù)據(jù)庫邏輯框架。本研究先期采用問卷調(diào)查的方法，對每個(gè)臨床、醫(yī)技、醫(yī)輔科室的高、中、初級專業(yè)技術(shù)資格人員各按0.5的比例抽樣，調(diào)查不同專業(yè)、不同層次科研人員的科研需求；科研管理人員對管理平臺的功能需求采用小組討論的方式進(jìn)行梳理和總結(jié)。系統(tǒng)運(yùn)行需求是指對單位或部門整體網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的要求，是科研管理系統(tǒng)得以順利運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一般需要以醫(yī)院現(xiàn)有的局域網(wǎng)為平臺(基于web應(yīng)用程序)，進(jìn)行下一步的設(shè)計(jì)與對接。如果沒有基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，管理系統(tǒng)難以開發(fā)。

3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能設(shè)計(jì)

在第一步需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，由科研管理人員與編程人員共同設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，明確每一個(gè)子模塊的字段名、字段類型、字段長度、顯示形式以及模塊之間的邏輯關(guān)系。這一點(diǎn)需要科研管理人員與編程人員進(jìn)行充分的溝通與反饋，才能確保在平臺開發(fā)的基礎(chǔ)階段建立完善、合理的數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系。

3.3可視化以及權(quán)限設(shè)置

設(shè)計(jì)友好的用戶界面，方便用戶操作。管理人員建立可導(dǎo)入管理系統(tǒng)的科研基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，比如項(xiàng)目庫、成果庫等，導(dǎo)入歷史信息。同時(shí)根據(jù)不同用戶設(shè)置權(quán)限：原則上科研人員僅可見自己主持或參與的課題或成果信息；考慮到?？啤W(xué)科層面材料整理需要，特設(shè)主任權(quán)限，即科室主任能查詢科內(nèi)人員的全部科研信息，但無修改權(quán)限；學(xué)科帶頭人可見全學(xué)科隊(duì)伍成員的信息，無修改權(quán)限；科研管理部門可見全院人員的信息，可編輯修改。

3.4管理系統(tǒng)的應(yīng)用與評價(jià)

根據(jù)試運(yùn)行后的反饋，進(jìn)一步修正與調(diào)試，以達(dá)到最佳用戶體驗(yàn)。

4　運(yùn)行情況

目前，廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院的科研管理系統(tǒng)已經(jīng)全面使用，但仍在不斷地完善中。按照科研管理部門的設(shè)計(jì)思路，該科研管理模塊系統(tǒng)基本上涵蓋了一個(gè)大學(xué)附屬醫(yī)院常規(guī)科研業(yè)務(wù)，主要包括以下模塊：

(1)分權(quán)限的科研信息查詢功能，查詢內(nèi)容包括科研項(xiàng)目、成果等，并掃描項(xiàng)目批文等作為項(xiàng)目附件，隨時(shí)可供下載；

(2)論文投稿介紹信、申請進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室流程的網(wǎng)絡(luò)申請；

(3)科研服務(wù)指南，提供常用科研業(yè)務(wù)的辦理流程；

(4)科研資料下載，常用科研相關(guān)表格、文件、資料的分類下載；

(5)通知發(fā)布模塊，通知類別細(xì)分為“課題申報(bào)通知”“課題中標(biāo)通知”“課題過程管理”“重點(diǎn)學(xué)科通知”“實(shí)驗(yàn)室通知”“科技獎(jiǎng)勵(lì)”“學(xué)會通知”“學(xué)術(shù)交流”等；

(6)年度考核功能，管理部門設(shè)置好考核有效期，在科主任權(quán)限下，科室主任能選擇并提交有效期內(nèi)科室成員所取得的科研項(xiàng)目、獎(jiǎng)勵(lì)、論文等信息，系統(tǒng)按照預(yù)先設(shè)定的計(jì)分公式進(jìn)行業(yè)績計(jì)算，實(shí)現(xiàn)全部工作量的量化考核。該功能還在試用階段，預(yù)期調(diào)試完成后將大大減少管理部門和業(yè)務(wù)科室材料準(zhǔn)備時(shí)間，提高工作效率。

科研管理系統(tǒng)的應(yīng)用大大提高了科研管理效率，也提高了醫(yī)院科研人員對科研服務(wù)的滿意度，促進(jìn)醫(yī)院科研管理模式逐步向服務(wù)型管理模式轉(zhuǎn)變。

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(編輯馬蘭)

2015-06-04

廣東省中醫(yī)藥局建設(shè)中醫(yī)藥強(qiáng)省科研課題(20132181)

R197B

1672-4232(2015)04-0084-03

龔瑜(1984-)，助理研究員，碩士；研究方向：醫(yī)學(xué)研究方法學(xué)與科研管理。

?教學(xué)與科研管理?