馬天舒
(遼寧工程技術(shù)大學(xué)圖書館,遼寧 葫蘆島 125105)
高校圖書館學(xué)生參與管理的主要模式
馬天舒
(遼寧工程技術(shù)大學(xué)圖書館,遼寧 葫蘆島 125105)
以參與理論作為理論基礎(chǔ),總結(jié)出學(xué)生委員會制、學(xué)生志愿者制、學(xué)生館員制和質(zhì)量監(jiān)控制4種學(xué)生參與高校圖書館服務(wù)管理的模式,以有效解決實際工作中遇到的問題,加強(qiáng)對學(xué)生館員的管理與關(guān)懷,提高學(xué)生館員參與管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。
高校圖書館 管理模式 學(xué)生志愿者 學(xué)生館員 質(zhì)量監(jiān)控
隨著高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和信息技術(shù)的發(fā)展,以及數(shù)字圖書館建設(shè)的深入和圖書館自動化的實現(xiàn),高校圖書館無論是在基礎(chǔ)服務(wù)崗位還是信息技術(shù)含量較高的信息服務(wù)與技術(shù)維護(hù)崗位,都呈現(xiàn)出不同程度的專業(yè)技術(shù)工作人員緊缺、人力資源嚴(yán)重不足的現(xiàn)象。所以,一部分高校圖書館選擇將基礎(chǔ)服務(wù)工作和后勤管理社會化,引入學(xué)生參與服務(wù)工作的運(yùn)行。目前來看,高校圖書館使用學(xué)生不僅改變了圖書館的人力資源結(jié)構(gòu),暫時緩解了人力資源短缺的狀況,保證圖書館日常工作的基本正常運(yùn)行,同時學(xué)生參與高校圖書館管理已經(jīng)變成未來的一種趨勢和不可或缺的強(qiáng)大力量。但由于圖書館管理口徑不一致,以及大學(xué)生素質(zhì)差異的存在,使得學(xué)生參與的服務(wù)工作時常無法保證質(zhì)量與效率[1]。為了加強(qiáng)對學(xué)生的科學(xué)管理,提高學(xué)生參與管理工作的服務(wù)質(zhì)量,筆者結(jié)合本館在使用學(xué)生過程中遇到的若干問題,又參閱了相關(guān)的研究資料,提出高校圖書館學(xué)生參與管理的幾種模式,力求增加學(xué)生參與高校圖書館管理工作的可操作性。
參與管理就是指在不同程度上讓員工和下屬參加組織的決策過程及各級管理工作,讓下級員工與企業(yè)的高層管理者處于平等地位,研究和討論組織中的重大問題,他們可以感到上級主管的信任,從而體驗出自己的利益與組織發(fā)展密切相關(guān)而產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任感;同時,參與管理為員工提供了一個取得別人重視的機(jī)會,從而給人一種成就感。員工因為能夠參與商討與自己有關(guān)的問題而受到激勵。參與管理既對個人產(chǎn)生激勵,又為組織目標(biāo)的實現(xiàn)提供了保證。參與管理的理論基礎(chǔ)是管理學(xué)家所提出的關(guān)于人性假設(shè)的理論。20世紀(jì)30年代,美國心理學(xué)家梅奧(E.Mayo)在霍桑實驗后提出了“社會人”假設(shè),認(rèn)為人的工作以社會需要為動機(jī),人們希望管理者能夠滿足自己的社會需要和自我尊重的需要。持這種人性假設(shè)的管理者提出了“參與管理”的形式,讓職工在不同程度上參加企業(yè)決策的研究和討論。50年代末,麥格雷戈(D.McGregor)等人提出了“自動人”的人性假設(shè),并結(jié)合管理問題,概括為Y理論。這種理論認(rèn)為人有自我實現(xiàn)的需要,人的才能和潛力只有充分地發(fā)揮出來,人才能感受到最大的滿足。麥格雷戈認(rèn)為,在適當(dāng)?shù)臈l件下采取參與式的管理,鼓勵人們把創(chuàng)造力投向組織的目標(biāo),使人們在與自己相關(guān)的事務(wù)的決策上享有一定的發(fā)言權(quán),為滿足他們的社會需要和自我實現(xiàn)需要提供了機(jī)會。所以員工參與管理是提高工作滿意度、改善工作生活質(zhì)量、提高勞動生產(chǎn)力的一種管理手段[2]。圖書館在參與管理理論方面的發(fā)展可以追溯到上個世紀(jì)90年代,著名圖書館學(xué)者于鳴鏑先生就提出了“讀者參政說”。他指出,讀者應(yīng)該參與圖書館的主要業(yè)務(wù)工作,應(yīng)該與圖書館員工一起共建共管共用圖書館。近年來,許多高校圖書館引入學(xué)生參與圖書館管理,實現(xiàn)學(xué)生的參與式發(fā)展,是高校圖書館轉(zhuǎn)變管理思維、創(chuàng)新發(fā)展模式、實現(xiàn)人本化與科學(xué)化發(fā)展的重要舉措。調(diào)查表明,清華大學(xué)圖書館勤工助學(xué)學(xué)生管理者已達(dá)到173人,他們不僅簡單地參與管理工作,還承擔(dān)著技術(shù)含量較高的信息咨詢服務(wù)工作,并且承包了書庫的全部管理工作,為我們提供了許多成功的經(jīng)驗[3]。
2.1 學(xué)生委員會制
高校圖書館應(yīng)由專人負(fù)責(zé)成立學(xué)生委員會。學(xué)生委員會下屬3個小組,分別是流通閱覽組、信息情報組和宣傳推廣組(見圖1)。流通閱覽組承擔(dān)著圖書館流通和閱覽的部分工作,主要有書庫的圖書上架、排架、巡庫、督促學(xué)生使用代書板以及導(dǎo)讀服務(wù)等,閱覽室的工作有書刊整理、閱覽室秩序維護(hù)、閱讀輔導(dǎo)等。信息情報組則承擔(dān)著圖書館的資源建設(shè)、學(xué)科服務(wù)、技術(shù)維護(hù)以及圖書館信息平臺建設(shè)與維護(hù)的重任。宣傳推廣組承擔(dān)著圖書館信息資源和服務(wù)的宣傳,樹立圖書館形象的任務(wù)。他們通過開展各種主題活動,利用網(wǎng)絡(luò)、宣傳板和館刊等多種形式宣傳與展示圖書館,使圖書館成為大學(xué)生的第二課堂,課余時間必定駐足的地方。管理委員會的每一個小組設(shè)置一個小組長,由資深學(xué)生管理者擔(dān)任,同時配備一名專業(yè)館員配合小組長負(fù)責(zé)各個小組的人員招募、崗位培訓(xùn)和日常管理工作。學(xué)生委員會每年新學(xué)期開始都要公開招聘一些志愿從事圖書館工作的新學(xué)生以替代退出或者畢業(yè)的管理者。在進(jìn)行人員招募時本著近專業(yè)的原則,使學(xué)生管理者能學(xué)以致用,發(fā)揮其專業(yè)特長和興趣愛好。流通服務(wù)組主要招聘大一新入學(xué)的學(xué)生以及志愿從事這類工作的大學(xué)生。信息情報組招聘信息管理專業(yè)和計算機(jī)專業(yè)的學(xué)生以補(bǔ)充技術(shù)維護(hù)部門的力量,并以學(xué)校重點建設(shè)學(xué)科的學(xué)生作為重要人選,同時其他專業(yè)也有涉及,做到既有廣泛性又有針對性。宣傳推廣組則招聘一些具有相關(guān)特長的學(xué)生加入,使他們利用這個平臺可以發(fā)揮自己的優(yōu)勢,展示自己的才華。新入會的學(xué)生要經(jīng)過短期培訓(xùn)、短暫實習(xí)、經(jīng)驗交流等環(huán)節(jié),然后才能上崗工作,每位在崗的學(xué)生工與圖書館的員工統(tǒng)一編號,做到每人都有一個工號,定崗定責(zé)[4]。
圖1 學(xué)生委員會組織結(jié)構(gòu)
2.2 學(xué)生志愿者制
聯(lián)合國對于“志愿者”一詞的定義為“不以利益、金錢、揚(yáng)名為目的,而是為了近鄰乃至世界進(jìn)行貢獻(xiàn)活動者”。志愿服務(wù)的起源是在19世紀(jì)初的西方國家,指的是宗教性的慈善服務(wù),二戰(zhàn)后逐漸普及化和規(guī)范化。1994年中國青年志愿者協(xié)會的成立標(biāo)志著中國志愿者組織的誕生,而關(guān)于高校圖書館志愿者的相關(guān)研究從2002年起才出現(xiàn)[5,6]。高校圖書館學(xué)生志愿者是指在校大學(xué)生自愿貢獻(xiàn)個人的時間和精力,不計報酬地參與圖書館的管理和讀者服務(wù)活動。在校大學(xué)生志愿者無論從知識結(jié)構(gòu)還是人員素質(zhì)方面都有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢,將大學(xué)生志愿服務(wù)引入圖書館的管理活動中來,有利于圖書館挖掘人力資源,改善人力資源結(jié)構(gòu),同時可以解決高校圖書館面臨的技術(shù)人員緊缺的問題[7]。
高校圖書館與校團(tuán)委合作在大學(xué)生志愿者協(xié)會下設(shè)圖書館分會,并指派專人負(fù)責(zé)圖書館分會的大學(xué)生志愿者的招聘、培訓(xùn)和日常管理工作。大學(xué)生志愿者群體一般可以劃分成兩部分,一部分是單純的不計報酬的志愿者;一部分是可以獲得一定經(jīng)濟(jì)收入的勤工助學(xué)工。其中勤工助學(xué)工的報酬參照中華人民共和國教育部和財政部聯(lián)合制定的《高等學(xué)校學(xué)生勤工助學(xué)管理辦法》由校團(tuán)委統(tǒng)一發(fā)放。大學(xué)生志愿者協(xié)會的圖書館分會下設(shè)志愿者小組和勤工助學(xué)小組(見圖2)。每年新學(xué)期伊始圖書館分會從在校大學(xué)生中公開招聘熱心公益事業(yè)、愿意發(fā)揮自己的特長服務(wù)于大眾并代表讀者利益加入圖書館以協(xié)助提高圖書館服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)秀學(xué)生。其中,勤工助學(xué)工的招聘應(yīng)優(yōu)先考慮家庭比較困難的大學(xué)生,解決他們的經(jīng)濟(jì)困難。受聘志愿者都要與圖書館簽訂合同并接受不同層次的上崗培訓(xùn)。每個小組的組長由優(yōu)秀的且有一定組織能力和領(lǐng)導(dǎo)能力的志愿者來擔(dān)任。每個小組要自行制定嚴(yán)格的規(guī)章制度,并自我管理有效執(zhí)行,以保證圖書館工作的順利開展與服務(wù)質(zhì)量。圖書館可以為每一位志愿者建立檔案(手冊),里面載有志愿者的基本信息、學(xué)期注冊信息、參與服務(wù)活動記錄等內(nèi)容,這代表著志愿服務(wù)的一種認(rèn)可,是對志愿者榮譽(yù)的確認(rèn)。學(xué)期結(jié)束圖書館對每位志愿者做出正確評價,優(yōu)秀志愿者上報校團(tuán)委給予表揚(yáng)并頒發(fā)有效證書,以激勵他們發(fā)揮主動性、積極性和創(chuàng)造力[8]。
圖2 大學(xué)生志愿者協(xié)會圖書館分會組織結(jié)構(gòu)
2.3 學(xué)生館員制
相關(guān)研究表明“學(xué)生館員”是學(xué)生助工的統(tǒng)稱,在這里筆者建議將學(xué)生館員解讀為學(xué)生臨時工(合同工),就是說學(xué)生館員制是不同于大學(xué)生志愿者制的完全由圖書館獨(dú)立運(yùn)作和雇傭的一種學(xué)生參與模式。高校圖書館在館內(nèi)成立學(xué)生館員管理中心,并派專人負(fù)責(zé)中心的管理與運(yùn)作,或者也可以由圖書館辦公室來承擔(dān)管理中心的日常管理。管理中心每學(xué)期都要進(jìn)行新員工的招聘,招聘對象應(yīng)優(yōu)先考慮貧困大學(xué)生群體,應(yīng)聘的貧困大學(xué)生資質(zhì)確認(rèn)以學(xué)生處出具的相關(guān)證明為準(zhǔn)。每位受聘的學(xué)生館員都要與圖書館簽訂以學(xué)期為單位的勞務(wù)合同,合同中要清楚地寫明各自的權(quán)利、義務(wù)與罰則等條款,以利于有效地執(zhí)行。每位受聘的學(xué)生館員都要參與由管理中心組織的上崗培訓(xùn)和短期實習(xí),以便更快地適應(yīng)參與崗位。管理中心與圖書館共同規(guī)劃與制定中心的規(guī)章制度,詳細(xì)列明中心運(yùn)作與管理的規(guī)則。制度的制定應(yīng)充分考慮大學(xué)生館員的專業(yè)性、時間流動性、職業(yè)可拓展性等因素,以求調(diào)動學(xué)生的積極性和創(chuàng)造性,培養(yǎng)自我管理、自我服務(wù)、自立自強(qiáng)的社會實踐能力。同時,制度也應(yīng)考慮到學(xué)生的退出機(jī)制,學(xué)期終了好的學(xué)生館員繼續(xù)升級留用,而不能勝任工作的則辭退。管理中心對于工作出色的學(xué)生館員應(yīng)委以重任,考慮讓他們深度參與圖書館的管理與服務(wù)工作,并額外給與一定的物質(zhì)與精神獎勵,通報所在學(xué)院給與表揚(yáng)[9]。
2.4 質(zhì)量監(jiān)控制
大學(xué)圖書館始終秉承著“以人為本、服務(wù)第一”的理念,把改善服務(wù)環(huán)境、提高服務(wù)質(zhì)量作為發(fā)展與建設(shè)的主要方向。所以筆者在這里引入質(zhì)量圈的概念,以求得時刻監(jiān)控圖書館服務(wù)質(zhì)量狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,及時改進(jìn)。所謂質(zhì)量圈(又譯為質(zhì)量研討小組)是日本質(zhì)量管理專家石川馨于20世紀(jì)50年代末期提出來的,又稱質(zhì)量控制圈、解決問題組、小組或質(zhì)量組。其目的是在自愿的基礎(chǔ)上解決與質(zhì)量有關(guān)的問題,員工共同努力提高產(chǎn)品質(zhì)量。質(zhì)量圈不“只是”一種方法,還是一種從組織上解決問題的方式。
大學(xué)圖書館在總館建立質(zhì)量解決問題組或稱質(zhì)量改進(jìn)組。小組內(nèi)根據(jù)服務(wù)部門的不同分別成立分小組,比如流通分組、情報分組、編目分組等。分小組的規(guī)模限定在6-10人,便于小組成員的交流與溝通。在每學(xué)期伊始,圖書館面向在校大學(xué)生公開招聘質(zhì)量督導(dǎo)員。質(zhì)量督導(dǎo)員需自愿加入質(zhì)量解決問題組并志愿為圖書館服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)與提高貢獻(xiàn)自己的一份力量。圖書館招聘的質(zhì)量督導(dǎo)員需深入服務(wù)一線和讀者群體,采集、整理與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的問題,通過科學(xué)的方法找到解決問題的良策并加以實施和驗證。質(zhì)量督導(dǎo)員不僅參與問題解決的設(shè)計,同時監(jiān)督解決方案的有效實施。學(xué)期末圖書館對于工作卓有成效的質(zhì)量督導(dǎo)員應(yīng)給予表揚(yáng)和物質(zhì)獎勵,并通知所在院系給予表揚(yáng)和認(rèn)可[10]。
3.1 規(guī)范參與大學(xué)生的管理
大多數(shù)高校圖書館聘用在校大學(xué)生參與業(yè)務(wù)工作的過程中,沒有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)和針對性的管理制度,所以大學(xué)生參與過程中存在很多問題。筆者閱讀相關(guān)資料認(rèn)為,在雇傭大學(xué)生館員方面,高校圖書館應(yīng)該指派專人負(fù)責(zé)和統(tǒng)一管理,并針對參與大學(xué)生這一群體的特殊性制定彈性的、靈活的管理制度。一些研究顯示,大學(xué)生館員普遍比較關(guān)心薪酬分配的公平性。根據(jù)教育部、財政部2007年聯(lián)合制定的《高等學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法》中關(guān)于勤工助學(xué)酬金標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,校內(nèi)臨時崗位按小時計酬,原則上不低于每小時8元人民幣。當(dāng)前大多數(shù)的高校圖書館采用的都是8元時薪報酬的標(biāo)準(zhǔn),并未體現(xiàn)多勞多得,崗位不同、分配有別的特點,這已經(jīng)完全不符合當(dāng)前的實際情況,很難緩解大學(xué)生的經(jīng)濟(jì)壓力,也會挫傷大學(xué)生的積極性,滋生消極不滿情緒。所以高校圖書館應(yīng)建立賞罰分明的薪酬體系,制定基本薪酬標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)客觀、公平的薪酬分配。
3.2 實行有效的崗前培訓(xùn)
好多高校圖書館并沒有對參與的大學(xué)生開展深入的正規(guī)培訓(xùn),只是簡單講解、即時上崗,通過在崗館員的“傳幫帶”方式開展工作,所以難以保證圖書館服務(wù)工作的順利進(jìn)行和服務(wù)質(zhì)量的提升。高校圖書館應(yīng)委派專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)工作,主要工作有確定培訓(xùn)內(nèi)容、編寫培訓(xùn)教材、制作培訓(xùn)課件、安排教師等。崗前培訓(xùn)的內(nèi)容分為初步知識了解和專業(yè)知識培訓(xùn)兩部分。初步知識了解主要涉及圖書館基本概況與歷史沿革、管理制度、基本規(guī)則、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)技能等,專業(yè)知識主要指的是圖書館專業(yè)知識、信息管理知識、信息檢索知識、信息服務(wù)知識、本館信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的使用等。受訓(xùn)的大學(xué)生還要接受為期一周的實習(xí),當(dāng)然各個圖書館可以根據(jù)自己的實際情況安排實習(xí)期。實習(xí)的目的是使大學(xué)生可以理論聯(lián)系實際,更快地適應(yīng)所參與的崗位,盡快完成角色轉(zhuǎn)換。同時圖書館各種學(xué)術(shù)交流與培訓(xùn)活動都應(yīng)盡可能地吸納學(xué)生館員們參加,既可以提高大學(xué)生的專業(yè)理論水平,也可以融洽圖書館工作人員與大學(xué)生之間的關(guān)系,增加相互接受度。
3.3 提高與館員老師的整合度
目前,大多數(shù)高校圖書館的工作人員對于參與大學(xué)生還存在著一定的誤解,沒有認(rèn)識到大學(xué)生應(yīng)起到的作用和創(chuàng)造的價值,時常出現(xiàn)學(xué)生來了,老師卻閑了,學(xué)生又顧及師生關(guān)系不敢反駁,只有默默地承受或者選擇辭職。所以加強(qiáng)參與大學(xué)生與圖書館工作人員的溝通與理解,整合大學(xué)生與老師的合作關(guān)系至關(guān)重要。
高校圖書館應(yīng)建章立制,明確規(guī)定參與大學(xué)生崗位的職責(zé)與獎懲辦法,同時應(yīng)寫明與大學(xué)生合作的老師的角色與責(zé)任,明確館員老師的指導(dǎo)者、參與者與合作者的角色,并闡明與大學(xué)生溝通的重要性。鼓勵館員老師主動與大學(xué)生交流溝通,及時指明學(xué)生的錯誤,及時改正,并給予表揚(yáng),培養(yǎng)大學(xué)生自強(qiáng)、自立、自信的品格,充分調(diào)動大學(xué)生的積極性和創(chuàng)造性,令他們覺得自己就是圖書館的主人,與圖書館的命運(yùn)息息相關(guān),消除師生之間的生疏與隔閡,融洽師生之間的合作關(guān)系。同時館內(nèi)也應(yīng)經(jīng)常組織大學(xué)生和館員共同參加的各種活動,以密切他們之間的聯(lián)系,更好地開展工作。
3.4 設(shè)計與豐富參與大學(xué)生崗位
大多數(shù)高校圖書館引入大學(xué)生參與的崗位,都是基于圖書館服務(wù)自身的需要,是低技術(shù)性的、重復(fù)的、單調(diào)的,并沒有考慮大學(xué)生所學(xué)的專業(yè)背景和興趣愛好,忽略了大學(xué)生社會實踐能力、智慧和潛能的開發(fā),大學(xué)生們覺得很難學(xué)以致用,無法保持持續(xù)的參與熱情。所以,高校圖書館應(yīng)充分重視大學(xué)生的崗位設(shè)計,使他們既能發(fā)揮專業(yè)特長,又能契合興趣愛好。一方面在圖書館原有設(shè)置的崗位上,應(yīng)充分考慮大學(xué)生的專業(yè)特性及個人意愿來安排他們的工作,使工作內(nèi)容更加豐富化、興趣化;另一方面,圖書館在建設(shè)與發(fā)展過程中也要不斷地開拓與進(jìn)取,在一些前沿的課題和項目中也可以引入大學(xué)生參與。一則充分利用大學(xué)生的專業(yè)優(yōu)勢以激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造力,二則將學(xué)生的知識能力與工作人員的業(yè)務(wù)能力充分結(jié)合,使參與大學(xué)生成為高校圖書館最佳的人力資源[11]。
大學(xué)生參與高校圖書館的服務(wù)與管理已日益成為一種趨勢,各高校圖書館都在不懈地探索和努力地嘗試。高校圖書館應(yīng)科學(xué)地管理,正確地引導(dǎo)大學(xué)生參與到圖書館的服務(wù)管理工作中來,不僅有利于高校圖書館解決專業(yè)技術(shù)人才短缺的問題,同時培養(yǎng)了大學(xué)生的社會實踐能力、職業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì),逐步構(gòu)建大學(xué)生和館員共同管理圖書館、共同建設(shè)圖書館,互利共贏的發(fā)展道路。
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馬天舒女,1971年生。碩士,館員。研究方向:圖書館業(yè)務(wù)與管理。
G251.5
2015-03-05;責(zé)編:張欣。)