李冰

摘 要：截至目前時點，全國各地的檔案管理部門還普遍存在“重管輕理”問題，認為“管”好檔案資料就是盡責了，忽視了“理”的職責。新時期的檔案管理有一個更高的要求，也是一個新的職責，那就是如何更好地為和諧事業(yè)、經(jīng)濟發(fā)展做好增值服務。本文圍繞拓寬視野，主動服務，就細化檔案管理工作中的檔案資料分析要點及其成果傳播應用問題，提出自己的建議和觀點，力求給檔案管理工作者一個必要的提示，具有相對的創(chuàng)新服務理念。

關鍵詞：檔案管理;分析與傳播;提高服務質(zhì)量

一、檔案管理的背景、現(xiàn)狀思考和命題的產(chǎn)生

黨的十八大要求把檔案管理工作上升到事關長遠發(fā)展的高度來認識。我們現(xiàn)在身處的背景環(huán)境，是如何提高檔案管理為經(jīng)濟發(fā)展服務的質(zhì)量，事關全社會對檔案工作服務質(zhì)量的考量。因此，實事求是貼近經(jīng)濟建設和民生才是根本所在。當今在提高檔案管理水平方面的大部分話題，都是圍繞“如何加強檔案工作隊伍建設”、“如何強化規(guī)章制度建設”、“如何運用科技新成果和管理新手段”、“如何提高檔案查閱效率”等等展開，大多缺少提高服務質(zhì)量的建議和措施。

從全國各級檔案管理的現(xiàn)狀看，檔案管理“重管輕理”是極其普遍的問題。有人認為，檔案管理，就是保管起來不丟失不破損查閱方便就可以了。這樣的觀念意識下，自然很難提高服務質(zhì)量?，F(xiàn)在的時代，已經(jīng)不再是滿足提供便利查閱的時代，而是要充分利用好檔案公共信息資源為全社會發(fā)展提供增值服務的時代，必須盡快由“簡單看管”向“研究分析”提升服務價值轉(zhuǎn)變。所以，“管”是本分，但“理”更是第一要務。

二、兩種檔案資料基本分析的要點問題

檔案管理資料的分析是按照社會用戶的特定需求來進行，這里我們要領會的重點關鍵詞是“需求”，這是核心要點，離開特定的用戶需求就失去了分析的意義。要通過對檔案信息的收集、整理、鑒別、篩選，形成與目的性相吻合的用戶需求的內(nèi)容，最終為使用者服務。

因檔案對象、管理角度、時空差別不同，檔案資料有多種門類，限于篇幅，我們例舉常用的兩個檔案類別來簡述分析方法的要點：

第一，以人事檔案資料分析要點為例：目前，人才檔案資料因受到保密法規(guī)限制，讓很多有價值的人才交流信息受到禁錮。試想，如果沒有妥善的分析為使用者提供參考，人才本身技能特點就無法推介給用人單位，人才檔案存在的價值必將被削弱。為此，我們可以省略名字。分析時，只要突出年齡性別、人才技能、從事職業(yè)實踐的軌跡、個人意愿四個方面的信息就可以了。而后把批量的人才信息集中起來分類再分析。比如，某方面人才需求的年齡結(jié)構(gòu)、求職意向、可能向某個用人單位推薦等，簡要的分析完成后，可以根據(jù)掌握的資源的流動方向，給政府提供借鑒，也可幫助人才找到合理的去處，資源就很容易發(fā)揮作用了。

第二，以病情檔案資料分析要點為例：例如，某個患者的家庭成員或者自己得過某種疾病，經(jīng)過治療暫時恢復，但病情并非痊愈，他們忙于工作，身體上沒有嚴重不良反應就很少會回去復診。很多人因此把小病誤成大病。我們分析病情檔案資料的出發(fā)點就是解決這一問題。分析時，先依據(jù)檔案把各類患者的不同的病種資料匯總分類，結(jié)合疾病特點加以分析，從中找到兩方面重點價值信息：一方面是公眾性的有價值信息。即，多少人得這種病，占本地區(qū)發(fā)病率是多少。這個信息的價值點在于幫助醫(yī)院和政府衛(wèi)生部門提供有價值的醫(yī)療導向;另一方面是個體性有價值信息——患者復發(fā)的幾率是多少、患者因得過某種疾病還可能引發(fā)哪些疾病、什么時機通知患者前來復診更及時有效。

三、檔案資料分析成果共享及其傳播平臺的搭建

上述檔案信息分析成果獲得的根本目的是應用。這里我們?nèi)匀灰匀耸聶n案和病情檔案為例來闡述傳播平臺搭建問題。

第一種平臺是人才檔案信息定向合作平臺——主動與應用單位聯(lián)系，定期為用戶（企事業(yè)單位）提供檔案管理分析的成果，對此可嘗試有償服務的方式，簽立合約，定期提供分析成果，讓使用這些信息成果的單位科學實用信息資源。例如某行業(yè)某企業(yè)擬用人才的技能標準、趨向、年齡結(jié)構(gòu)、文化素質(zhì)要求、薪金待遇、后續(xù)職業(yè)生涯再造條件等，可不定期向欲求職或更換求職方向的大眾人群公布，為社會人才資源的合理分配創(chuàng)造條件;第二個平臺是患者健康信息平臺。包括兩個層面，一是借助多媒體向社會化廣而告之層面。可以運用電視、報紙、雜志、社區(qū)等渠道，將分析得到的一段時期內(nèi)疾病的宏觀性分析趨勢公之于眾，讓大家有針對性防治;二是將患者個人有價值信息傳播給患者本人。一般重大疾病檔案，都會留下患者的聯(lián)系方法和姓名，通過主動聯(lián)系善意提示，會督促患者重視進一步防治和康復，贏得患者對服務質(zhì)量的認同，還可以為醫(yī)院征得潛在的患者資源。

檔案管理的“即管也理”的分析時代到了。我們不能只滿足于管，要通過分析所取得的成果來傳播應用，實現(xiàn)“即管也理”的目標，才是創(chuàng)新檔案管理，提高服務質(zhì)量的首要標志。期待檔案管理的有識之士能夠認同上述觀點并為之努力。