魏小龍

企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施

魏小龍

推進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，企業(yè)管理層越來(lái)越重視知識(shí)管理，但由于知識(shí)本身的主觀性、不穩(wěn)定性、難以結(jié)構(gòu)化等特點(diǎn)，使得企業(yè)不得不面對(duì)如何有效進(jìn)行知識(shí)管理的難題。通過(guò)對(duì)企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)的研究分析，明確企業(yè)應(yīng)該采取的應(yīng)對(duì)措施，以便順利開(kāi)展知識(shí)管理工作。

知識(shí)管理；企業(yè)；風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)策；

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，企業(yè)效益的增長(zhǎng)更加離不開(kāi)知識(shí)的掌握和傳播，知識(shí)已成為企業(yè)核心能力構(gòu)成的基礎(chǔ)，企業(yè)管理層越來(lái)越重視知識(shí)管理，不斷利用先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建知識(shí)管理工具。然而，實(shí)施知識(shí)管理并不是那么容易，與管理信息系統(tǒng)的建設(shè)一樣，也存在不少風(fēng)險(xiǎn)。因此，知識(shí)管理工具不一定能給企業(yè)帶來(lái)應(yīng)有的效益，甚至還會(huì)帶來(lái)?yè)p失，企業(yè)應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待知識(shí)管理的實(shí)施，特別是內(nèi)部信息部門(mén)應(yīng)根據(jù)企業(yè)當(dāng)前信息化發(fā)展階段特點(diǎn)，找出存在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取應(yīng)對(duì)措施。

一、企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)涵及目標(biāo)

知識(shí)管理這個(gè)名詞在上個(gè)世紀(jì)90年代引入中國(guó)，于本世紀(jì)初，國(guó)外一些知識(shí)密集型企業(yè)開(kāi)始在組織中推行知識(shí)管理。企業(yè)知識(shí)管理與人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、研究與開(kāi)發(fā)以及戰(zhàn)略管理等有著密切的聯(lián)系，但它不是一項(xiàng)職能，而是一種系統(tǒng)的管理思想，貫穿企業(yè)業(yè)務(wù)體系運(yùn)作的整個(gè)過(guò)程。

企業(yè)知識(shí)管理目前還沒(méi)有一個(gè)公認(rèn)確切的定義。知識(shí)管理涉及兩個(gè)方面，一是對(duì)知識(shí)本身的管理，包括知識(shí)生產(chǎn)、存儲(chǔ)、傳播、應(yīng)用和創(chuàng)造；二是對(duì)有關(guān)資源和知識(shí)活動(dòng)的管理，比如：知識(shí)管理工具、知識(shí)資產(chǎn)等，而運(yùn)用知識(shí)管理的思想，結(jié)合具體業(yè)務(wù)和其他管理職能進(jìn)行的活動(dòng)也屬于此。通俗的來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理是進(jìn)行知識(shí)本身的管理與創(chuàng)新，用以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的程序總和，它包含了企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，將信息技術(shù)所提供的對(duì)數(shù)據(jù)和信息的處理能力與人的發(fā)明創(chuàng)造能力進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，增強(qiáng)了組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力。也就是說(shuō)，企業(yè)知識(shí)管理的目標(biāo)是關(guān)注知識(shí)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的作用，即利用積累的知識(shí)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行智力支撐，提高管理決策等的質(zhì)量，同時(shí)縮短決策過(guò)程的時(shí)間，并完成知識(shí)自身的不斷創(chuàng)新完善。

二、實(shí)施知識(shí)管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

由企業(yè)知識(shí)管理的內(nèi)涵可以看出，企業(yè)知識(shí)管理包括了知識(shí)采集、整理、分類、審核、發(fā)布和管理的全過(guò)程，它融入了企業(yè)戰(zhàn)略，是一個(gè)整體架構(gòu)，而這個(gè)過(guò)程又離不開(kāi)知識(shí)管理系統(tǒng)或工具的支撐，知識(shí)管理系統(tǒng)要具有內(nèi)部信息管理的功能和基于Web交互模式發(fā)布應(yīng)用的能力。通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)，企業(yè)可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的管理，還可以將其中的知識(shí)以個(gè)性化的方式向各類企業(yè)用戶進(jìn)行提交，由于知識(shí)管理對(duì)象的復(fù)雜性等原因，使其成功實(shí)施面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。

（一）對(duì)知識(shí)管理需求認(rèn)識(shí)不到位的風(fēng)險(xiǎn)

提到知識(shí)管理，相信很多人并不陌生，但對(duì)于大多數(shù)企業(yè)，目前對(duì)知識(shí)管理并沒(méi)有像企業(yè)資源計(jì)劃等系統(tǒng)那般熟悉。同時(shí)，我們也知道，知識(shí)需要有一個(gè)有效的積淀過(guò)程，然而在不少企業(yè)，特別是在沒(méi)有專門(mén)知識(shí)管理人員的中小企業(yè)，經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的匯集工作并不規(guī)范和常態(tài)化，這就造成實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)層和普通員工對(duì)企業(yè)自身的知識(shí)構(gòu)成不明確，對(duì)知識(shí)管理難以提出明確的需求。如果盲目實(shí)施知識(shí)管理項(xiàng)目，容易出現(xiàn)“為知識(shí)管理”而“知識(shí)管理”的風(fēng)險(xiǎn)，表現(xiàn)在單純保存文檔，成為內(nèi)容發(fā)布、文件簽收的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的升級(jí)版，沒(méi)有和具體活動(dòng)實(shí)際融合，缺少對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的支撐。

（二）過(guò)程控制能否實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)

知識(shí)生產(chǎn)和利用周期與業(yè)務(wù)流程緊密相連，需要把業(yè)務(wù)流程與知識(shí)管理系統(tǒng)集成，隨著業(yè)務(wù)流程的實(shí)施，將涉及知識(shí)的生產(chǎn)、修訂、簽審、發(fā)布、歸檔和利用等，這就構(gòu)成知識(shí)管理系統(tǒng)的核心功能，實(shí)現(xiàn)這一功能必然要完成對(duì)大量知識(shí)源和機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)的管理，與來(lái)自不同系統(tǒng)的多種數(shù)據(jù)源連接進(jìn)行事務(wù)處理，管理對(duì)不同格式和狀態(tài)文檔的存儲(chǔ)等。系統(tǒng)復(fù)雜，工作流程繁瑣對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)功能的有效實(shí)現(xiàn)提出很大的挑戰(zhàn)，另外，為了實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理系統(tǒng)的安全性，需要設(shè)計(jì)企業(yè)級(jí)的訪問(wèn)控制體系，也就是常說(shuō)的權(quán)限控制。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的完整需求存在較多因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）系統(tǒng)選型帶來(lái)的不確定性風(fēng)險(xiǎn)

目前已經(jīng)存在不少商業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)和開(kāi)源的知識(shí)管理系統(tǒng)，但是大多數(shù)企業(yè)顧慮重重，還是難以從中選擇符合自身需求的系統(tǒng)，主要是存在選型風(fēng)險(xiǎn)。首先，從基本功能實(shí)現(xiàn)上，常常會(huì)出現(xiàn)好的系統(tǒng)操作不方便，操作方便的系統(tǒng)功能不完善的現(xiàn)象；其次，由于不同廠商開(kāi)發(fā)的知識(shí)管理系統(tǒng)都建立在他們各自的知識(shí)庫(kù)之上，對(duì)知識(shí)庫(kù)的訪問(wèn)方式有特定性，目前接口的標(biāo)準(zhǔn)化還不夠，實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)與存儲(chǔ)解耦有諸多不便，造成系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性不足，企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)利益可能受到影響；再次，知識(shí)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的集成也是系統(tǒng)選型時(shí)非常值得考慮的一個(gè)因素。就拿具體業(yè)務(wù)活動(dòng)中的文檔來(lái)說(shuō)，它是經(jīng)過(guò)使用，完成其效用后備查的文件，而其形成過(guò)程信息也是知識(shí)管理系統(tǒng)中有價(jià)值的組成部分，能否實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的集成，在保存文檔信息內(nèi)容的同時(shí)保存其形成與使用的背景信息就成為系統(tǒng)選型必須考慮的問(wèn)題之一。

由上述可知，企業(yè)知識(shí)管理要始終從應(yīng)用的角度出發(fā)，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)，進(jìn)行大量分析才能理順，而構(gòu)建知識(shí)管理系統(tǒng)更有人的能力、意愿的問(wèn)題。據(jù)中國(guó)知識(shí)管理網(wǎng)站的調(diào)研統(tǒng)計(jì)，有80%到90%的企業(yè)認(rèn)為支持工具不好用，73%的組織認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)沒(méi)有和工作實(shí)際相結(jié)合，59%的組織認(rèn)為系統(tǒng)易用性差。

三、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施

針對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)及其原因，結(jié)合企業(yè)知識(shí)管理的需求，我們認(rèn)為應(yīng)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，把握簡(jiǎn)單、易用、可控性強(qiáng)、可維護(hù)性強(qiáng)的基本原則。

（一）建立完善知識(shí)管理運(yùn)營(yíng)體系

首先克服困難，編制知識(shí)管理預(yù)算，成立知識(shí)管理運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)，招聘專職人員，改變?nèi)藛T數(shù)量少，甚至沒(méi)有專職部門(mén)的現(xiàn)狀，因?yàn)檎嬲闹R(shí)管理要有專門(mén)的人員配備和組織架構(gòu)進(jìn)行管理；其次，提供知識(shí)管理環(huán)境和氛圍，培養(yǎng)普通員工的知識(shí)管理能力，試想如果員工不具備處理信息和知識(shí)分類能力，那么要想實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理與整個(gè)企業(yè)戰(zhàn)略的融合是不現(xiàn)實(shí)的；第三，發(fā)揮激勵(lì)制度的作用，做好知識(shí)庫(kù)建立，特別是隱性知識(shí)的保存。眾多周知，知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。其中隱性知識(shí)的開(kāi)發(fā)和保存是知識(shí)管理的難點(diǎn)之一，其存在于組織中，平時(shí)通過(guò)個(gè)人的業(yè)務(wù)水平、經(jīng)驗(yàn)、習(xí)慣等表現(xiàn)出來(lái)，需要通過(guò)一定手段將兩種知識(shí)轉(zhuǎn)換為有形的符號(hào)展現(xiàn)給需要的領(lǐng)導(dǎo)和普通員工。建立完善知識(shí)管理運(yùn)營(yíng)體系，需要制度的支持，提高全體員工對(duì)知識(shí)管理的理解和認(rèn)識(shí)，解決人的能力和意愿的問(wèn)題。

（二）做好工作流和權(quán)限設(shè)計(jì)

面對(duì)復(fù)雜的操作流程和訪問(wèn)控制，以過(guò)程為中心線，以信息集成為手段，采取工作流技術(shù)這一企業(yè)實(shí)現(xiàn)過(guò)程集成的有效途徑，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作和集中管理來(lái)提高工作效率。知識(shí)的生產(chǎn)和利用等過(guò)程需要涉及諸多崗位角色，而角色的工作又使其處在不同的狀態(tài)上，如草稿、待辦、已提交、審核中等等。因此，要根據(jù)不同工作階段設(shè)定信息操作規(guī)范和權(quán)限，在設(shè)計(jì)中，特別注意系統(tǒng)被使用者接受的程度，盡量簡(jiǎn)化各級(jí)使用者的日常操作，使其工作更為輕松。一個(gè)好的辦法就是去配合使用者的工作程序，使用熟悉和直覺(jué)性的接口，而不是要求他們?yōu)榱伺浜舷到y(tǒng)而做出改變，盡量把使用和安全方面的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（三）重視知識(shí)管理的運(yùn)維管理

知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，知識(shí)本身具有主觀、不穩(wěn)定、難以結(jié)構(gòu)化以及背景相關(guān)性的特點(diǎn)，這也是為何系統(tǒng)選型難的深層原因。因此做知識(shí)管理，不能是做出一個(gè)管理系統(tǒng)就可以了，更多的風(fēng)險(xiǎn)存在于運(yùn)行之中，運(yùn)維沒(méi)有做好，同樣可能導(dǎo)致系統(tǒng)投資失敗。

1.完善企業(yè)知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)體系和索引

知識(shí)內(nèi)容類型多、數(shù)量大，為了容易理解和應(yīng)用傳播，每一個(gè)類型都要建立結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)單的做法可以通過(guò)標(biāo)題等對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行一定的規(guī)范處理，并保持同一類型的知識(shí)的規(guī)范一致性。特別需要指出的是，在知識(shí)分類時(shí)要考慮知識(shí)的重要性和緊急程度以及后臺(tái)和前臺(tái)知識(shí)。同時(shí)，建立良好的索引結(jié)構(gòu)，將知識(shí)快速的傳遞給需要的員工，提高用戶的體驗(yàn)滿意度。在實(shí)際操作中，往往由于系統(tǒng)內(nèi)部本身的知識(shí)分類及管理不恰當(dāng)，造成使用者檢索困難。

2.把握知識(shí)庫(kù)的量與質(zhì)的平衡

知識(shí)庫(kù)的量不是越大越好，把看到的知識(shí)全部編輯到知識(shí)庫(kù)中未必是好事，如果存儲(chǔ)的知識(shí)沒(méi)有作用或作用甚微，那么對(duì)業(yè)務(wù)的作用可想而知。所以，作為專職知識(shí)管理人員要在運(yùn)維時(shí)特別關(guān)注知識(shí)的可用性和易用性，把文檔管理做好后，從具體業(yè)務(wù)出發(fā)，著眼知識(shí)的運(yùn)用，把業(yè)務(wù)需要什么樣的知識(shí)，使用者接受什么樣格式等需求及時(shí)轉(zhuǎn)換為知識(shí)的適用性和存儲(chǔ)格式，注意關(guān)注較高質(zhì)量知識(shí)的評(píng)價(jià)等。

3.區(qū)別內(nèi)外部知識(shí)的特點(diǎn)和使用

對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)上的知識(shí)和其他本企業(yè)外部的知識(shí)，它們的特點(diǎn)是分散性和使用的隨機(jī)性，采取適當(dāng)引進(jìn)的原則?，F(xiàn)有實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)中的知識(shí)具有系統(tǒng)性和使用的長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，需要重點(diǎn)維護(hù)，內(nèi)外部知識(shí)系統(tǒng)之間要做好對(duì)比評(píng)價(jià)和平衡。

四、結(jié) 語(yǔ)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，知識(shí)的力量倍受重視，而實(shí)施知識(shí)管理存在風(fēng)險(xiǎn)，只有積極對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)采取有效的應(yīng)對(duì)，才能保障知識(shí)管理系統(tǒng)健康穩(wěn)定運(yùn)行，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮作用。當(dāng)然，目前針對(duì)知識(shí)管理領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)多是參考別的領(lǐng)域，還缺少足夠的、專門(mén)的研究，仍需要繼續(xù)努力。

［1］儲(chǔ)節(jié)旺，于楚洪.知識(shí)管理若干典型研究方法［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2012，（7）.

［2］黃梁，陳魯敏，王加興，丁書(shū)坤.企業(yè)私有云平臺(tái)建設(shè)研究［J］.機(jī)電工程，2014，（8）.

［3］張雁凌.中小企業(yè)推行知識(shí)管理的微觀對(duì)策［J］.中小企業(yè)管理與科技，2012，（4）．

［4］喻丹.內(nèi)容管理的企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)研究與應(yīng)用［J］.東方企業(yè)文化，2014，（16）.

魏小龍，廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院信息管理系，廣西南寧，530007

F272.4

A

1007-7723（2015）06-0035-0002