夏慧　張紅君　黃英　閆海英　李雪龍

解放軍第161醫(yī)院信息科，武漢，430010

武漢市某醫(yī)院病案示蹤管理系統(tǒng)應(yīng)用分析

夏慧張紅君黃英閆海英李雪龍

解放軍第161醫(yī)院信息科，武漢，430010

摘要針對武漢市某醫(yī)院原有病案管理存在的問題，探討和實踐如何應(yīng)用醫(yī)院病案流通數(shù)字化管理優(yōu)化流程和改進(jìn)軟件，建立一套適合該醫(yī)院的病案示蹤管理系統(tǒng),并將條形碼技術(shù)運(yùn)用于病案管理過程中的入庫、歸檔、借閱、示蹤、復(fù)印等病案流通環(huán)節(jié)。病案示蹤管理系統(tǒng)的應(yīng)用,達(dá)到了病案示蹤時100%的精確定位,實現(xiàn)了病案零丟失和病案流通環(huán)節(jié)的數(shù)字化管理,提高了病案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞病案；示蹤系統(tǒng)；流通管理

The Application Analysis of Tracing Management System in Medical Records in a Hospital in Wuhan

Xia Hui et al

DepartmentofInformation,No.161PLAHospital,Wuhan, 430010

AbstractAccording to the existing problems of medical record management in a hospital, Wuhan, this study aims to explore how to apply the circulation digital management of medical records, optimize the circulation and improve the soft. We also established a Tracing Management System for Medical Records, and applied the medical record management into the process of storage, borrowing, archiving, tracer and copying medical record circulation by barcode technology. The application of traced and positioned medical records exacts by 100%, achieving the "zero loss".We should strengthen the computerized, networked and digitized management of medical records tracing, further improve work efficiency of the medical management and service quality.

Key WordsMedical Records; Tracing Management System; Circulation Management

病案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分,貫穿于醫(yī)院管理的全過程,是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和核心[1]。隨著醫(yī)療行業(yè)的蓬勃發(fā)展、我國醫(yī)療改革事業(yè)的深入和醫(yī)療保險制度的不斷完善,病案的利用率不斷攀升。實現(xiàn)病案流通過程中的數(shù)字化管理，建立一套科學(xué)、規(guī)范的病案入庫歸檔方法,杜絕病案的錯位歸檔,是保證病案得以充分利用的首要前提條件。為了加強(qiáng)病案管理工作,防止病案丟失,武漢市某醫(yī)院針對原有病案管理存在的問題，積極尋求信息化手段滿足工作需求，自主研發(fā)了病案示蹤管理系統(tǒng)，優(yōu)化、規(guī)范了病案管理工作的流程。2013年3月正式投入使用后，該病案示蹤管理系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，有效提高了病案管理的工作效率和管理質(zhì)量。

1 病案管理存在的問題

該醫(yī)院原有的病案流通管理系統(tǒng)入庫歸檔病案時無法準(zhǔn)確定位為哪次住院，病案管理一直采用人工管理，病案歸檔缺乏規(guī)范性。按照手工操作模式查找、復(fù)印病案往往費時費力，無法實現(xiàn)病案示蹤；病案袋上病人姓名和病案號均為手工抄寫，工作量大，易出錯，難辨認(rèn)，信息不全；催收病案時需要先打印出院病人列表，再比對已到病歷，逐一進(jìn)行人工核對，不僅容易出現(xiàn)差錯，而且工作耗時費力；復(fù)印病歷時，無法對病案實行精確定位，工作效率低，復(fù)印記錄為手工登記，不便查詢統(tǒng)計，身份證件復(fù)印后不便保存查找，后期管理復(fù)雜。

2 病案示蹤管理系統(tǒng)的應(yīng)用

該醫(yī)院總結(jié)原有病案流通管理系統(tǒng)的缺陷和問題，依托醫(yī)院信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺，借鑒原有系統(tǒng)及兄弟醫(yī)院同類軟件的優(yōu)點，與醫(yī)院的實際工作相結(jié)合，運(yùn)用條形碼技術(shù)、身份證掃描讀取系統(tǒng)，提出了更加完善、合理、科學(xué)的病案示蹤管理系統(tǒng)的設(shè)計，于2012年自行開發(fā)了病案示蹤管理系統(tǒng)，將入庫和歸檔分開管理，在數(shù)據(jù)庫后臺創(chuàng)建了相關(guān)表，將“住院號”和“住院次數(shù)”一起作為主鍵實現(xiàn)對每份病案在入庫、借閱、歸檔、查詢模塊的準(zhǔn)確定位，解決了一人多次住院記錄無法清晰化管理、每次入庫記錄與實際住院記錄無法對應(yīng)的問題,根本解決了原有系統(tǒng)中入庫日期以新蓋舊造成的病案丟失問題。病案的狀態(tài)更明細(xì)化，并增加了病案示蹤功能，能準(zhǔn)確定位病案的狀態(tài)和所在位置，為病案回收的真實情況查詢提供了信息保障。

2.1 病案入庫

病案送入病案室后直接掃描病案首頁中的條碼，系統(tǒng)自動將病歷做入庫處理，操作簡單，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，省時省力。

2.2 病案催收

系統(tǒng)通過一個時間段的出院病人列表和入庫病案列表自動比對出入庫病案，能自動篩選出未入庫病案信息并打印催收通知清單，幾秒鐘就能替代以前幾人幾天的工作量，保證了出院病案的及時收回。

2.3 病案標(biāo)簽打印

對已入庫病案可以集中打印病案標(biāo)簽或單個打印標(biāo)簽，集中打印在“已入庫病案查詢”模塊中進(jìn)行，打印出的標(biāo)簽按照入庫時間排序，方便工作人員按照入庫順序集中貼上病案袋標(biāo)簽；對個別病案需要單獨打印標(biāo)簽的，可以在病案示蹤模塊中完成。標(biāo)簽打印替代了原有的手工抄袋，減輕了工作量，保證了病案信息的完整性、正確性，條碼的生成在整個病案流通環(huán)節(jié)中起了至關(guān)重要的作用。

2.4 病案歸檔

病案經(jīng)過病案室內(nèi)部流通及專家組質(zhì)控抽檢后上架，掃描病案標(biāo)簽自動完成歸檔登記。

2.5 病案示蹤

復(fù)印或抽檢病歷時要對單病案進(jìn)行查找，使用系統(tǒng)的“病案示蹤”功能，輸入病案號選擇住院次數(shù)后能查詢病案狀態(tài)、所在位置、責(zé)任人和事件發(fā)生時間點等信息，提高了管理效率。

2.6 復(fù)印登記

病案工作人員找出需要復(fù)印的病案袋，掃描病案袋標(biāo)簽上的條碼，選擇患者入院日期，對申請者證件拍照,錄入本次復(fù)印病案的申請人、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印用途、頁數(shù)、金額、復(fù)印目的及復(fù)印時間等相關(guān)信息。系統(tǒng)可以根據(jù)一個時間段統(tǒng)計復(fù)印工作量和復(fù)印明細(xì)信息。

2.7 超時病案統(tǒng)計

系統(tǒng)根據(jù)該醫(yī)院醫(yī)務(wù)處要求自動統(tǒng)計出未按時上交病案明細(xì)，根據(jù)出院方式不同按科室、醫(yī)生自動計算出超時未交天數(shù)，能實時追蹤超時病歷，每月生成報表上交醫(yī)療質(zhì)量管理部門。

2.8 各種查詢統(tǒng)計功能

能支持各種查詢條件檢索，靈活方便,查詢結(jié)果多種多樣，既能準(zhǔn)確定位每份病案的狀態(tài)和所處具體位置、相關(guān)責(zé)任人等,也能查詢未入庫、已入庫、未歸檔、已歸檔、借閱歸還等病案情況，提高了病案的及時回收率,也實現(xiàn)了病案流通的有效管理,并可形成各種統(tǒng)計報表上報相關(guān)部門。

3 效果分析

3.1 操作高效無誤，杜絕病案丟失

該醫(yī)院原有的入庫和歸檔是合并管理，系統(tǒng)錄入時需手工錄入住院號，往往視覺疲勞或一點小差錯就影響到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，造成病案丟失，系統(tǒng)也不能區(qū)分病案狀態(tài)。應(yīng)用此系統(tǒng)后，入庫和歸檔分開管理，并運(yùn)用條形碼技術(shù)簡化了登記過程及時間，大大提高了數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度,保證了準(zhǔn)確率,為醫(yī)院管理者提供了詳實、及時、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)[2]。

3.2 縮短病案催收、查找時間，解放了勞動力

該院原有的病案入庫、催收工作全是人工操作, 需要多人手工合作完成,極易產(chǎn)生錯誤并且耗時耗力，效率低下。應(yīng)用此系統(tǒng)后,系統(tǒng)自動比對出院病人列表和已入庫病人列表，自動篩查出未入庫病案,效率高且無誤差，大大減輕了病案管理人員的工作量。

3.3 規(guī)范了病案管理流程，對病案服務(wù)的滿意度明顯提高

病案送至病案室后，掃碼槍掃描條形碼，應(yīng)用此系統(tǒng)完成病案入庫、整理、編碼、質(zhì)檢、歸檔上架等環(huán)節(jié)的病案交接，規(guī)范了病案流程管理。在病案室中查閱、復(fù)印資料，醫(yī)務(wù)人員查找、借閱病案及病案歸還均在新增加的病案示蹤模塊監(jiān)控導(dǎo)引下進(jìn)行。病案流通各環(huán)節(jié)及借閱、復(fù)印病歷所需時間均縮短，差錯發(fā)生減少，醫(yī)生、患者或家屬、保險、司法部門對病案服務(wù)的滿意度明顯提高。

3.4 為醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理提供了數(shù)據(jù)保障

系統(tǒng)在應(yīng)用過程中結(jié)合該醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理需求，增加了超時病案統(tǒng)計功能。根據(jù)原衛(wèi)生部病案歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，該醫(yī)院需要病案室按時上交超時病案報表并按照醫(yī)療質(zhì)量控制管理規(guī)定對于超時病案予以處罰。對規(guī)定時間內(nèi)未上交的病案系統(tǒng)能自動快速提取，并按要求自動計算出超時天數(shù)，將已入庫超時病案和未入庫超時病案兩部分?jǐn)?shù)據(jù)自動合并生成報表，及時為醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理工作提供有力的數(shù)據(jù)保障。

病案示蹤管理系統(tǒng)實現(xiàn)了病案示蹤數(shù)字化管理,使病案的流通性、時效性和安全性得到了全面加強(qiáng),極大地提高了病案的利用率[3]。同時該系統(tǒng)延伸了醫(yī)院管理的內(nèi)涵, 為醫(yī)院的現(xiàn)代化管理和科學(xué)化決策服務(wù)，是實現(xiàn)病案流通管理數(shù)字化的重要工具。

參考文獻(xiàn)

[1]潘銳銳，魏敬，董新昱，等.病案流通管理系統(tǒng)應(yīng)用實踐及探討[J] .中國病案，2010 ，11(8):7-9.

[2]李鳳君.病案示蹤系統(tǒng)在病案流通過程中的建立和應(yīng)用[J].中國病案，2012,13 (11):13-15.

[3]衛(wèi)雙囤，李淑云．病案管理流程再造的探討[J]．中國病案，2009，10(7):6-7.

(收稿日期2015-05-05;編輯張曉莉)

通訊作者：張紅君，498695619@qq.com。

中圖分類號R197.3

文獻(xiàn)標(biāo)識碼A

DOI：10.13723/j.yxysh.2015.10.026