張耀勻+紀(jì)海榮

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會計電算化進程逐漸深入，Excel以其強大的功能成為當(dāng)前會計電算化工作的重要輔助工具。將Excel應(yīng)用于會計報表中，不僅能夠提高報表信息的準(zhǔn)確性，還能夠提高會計人員的工作效率。本文主要針對Excel在會計報表中的應(yīng)用進行了詳細(xì)的分析。

【關(guān)鍵詞】Excel ?會計報表 ?應(yīng)用

一、引言

Microsoft Excel是微軟公司開發(fā)的Microsoft Office辦公軟件的重要組成部分，其包含了大量的電子表格軟件，不僅擁有強大的數(shù)據(jù)處理功能，還能為用戶提供大量的函數(shù)以及數(shù)據(jù)分析的功能，這正適合當(dāng)前會計電算化下的會計報表工作的需求，將Excel應(yīng)用于會計報表中，可以對以下報表進行電算化的處理：編制會計報表、匯總會計報表、網(wǎng)上匯總會計報表、打印會計報表。將Excel應(yīng)用于會計報表中，能夠大大的提高報表信息的準(zhǔn)確信，并提高工作效率。

二、Excel在編制會計報表中的應(yīng)用

在會計電算化應(yīng)用背景下，我國的很多中小企業(yè)并未實現(xiàn)真正意義上的會計電算化，其會計工作是由現(xiàn)代計算機技術(shù)與傳統(tǒng)的手工記賬相結(jié)合，與此同時，當(dāng)前市面上的財務(wù)軟件一方面無法滿足企業(yè)財務(wù)會計報表的全部需求，另一方面其價格都非常貴，中小企業(yè)無法承擔(dān)。因此，面對大量的會計報表工作，將Excel應(yīng)用于編制會計報表中，既能滿足企業(yè)內(nèi)部報表的不同需求，又能滿足臨時性報表的需求。下面將利用Excel的函數(shù)功能，在生成總賬科目余額表的基礎(chǔ)上，利用Excel編制利潤表的具體應(yīng)用步驟。

（一）利用Excel的函數(shù)功能設(shè)置生成總賬科目余額表的應(yīng)用步驟

首先，根據(jù)具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)，并按照其發(fā)生的先后順序，按照科目進行錄入，并設(shè)定報表名稱，（稱為表一）;其次，設(shè)置總科目余額表（稱之為表二），將所涉及的會計科目分別填入其中;再次，在總科目余額表中，選定C4單元格，也就是現(xiàn)金科目借方發(fā)生的這一欄，在編輯欄中找到插入選項中的“插入函數(shù)”，點擊會在桌面出現(xiàn)對話框，單擊此對話框中的“選擇函數(shù)”列表下的SUMIF函數(shù)，然后單擊確定會出現(xiàn)“函數(shù)參數(shù)”對話框，選擇函數(shù)參數(shù)SUMIF中的數(shù)據(jù)范圍選項，就可以選定所要選擇的數(shù)據(jù)區(qū)。然后再打開表一，單機D2單元格，選中其中的選項，單機右邊選項，再返回到函數(shù)參數(shù)的對話框。最后，在函數(shù)參數(shù)SUMIF中的統(tǒng)計欄中輸入現(xiàn)金二字，再單擊其右邊的按鈕，選中表一的數(shù)據(jù)求和區(qū)域，再一次單擊右邊的按鈕。到此為止，借方發(fā)生額數(shù)據(jù)分析完畢，其他科目按照同樣的方法操作，即可得出數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，其結(jié)果也會顯示在相應(yīng)區(qū)域旁邊。

（二）利用Excel編制利潤表

首先，按照規(guī)定設(shè)置利潤表格，在原有的表一中新建空白文檔，并擬定（利潤表）名稱進行保存，再次打開進行編輯。其次，第一行的設(shè)置為合并居中的表格名稱，第二行空出，用以編寫單位以及年度日期，第三行開始作為表格正文，從第一至第五列輸入表格主要內(nèi)容。再次表格制作完成后，要將單元格所對應(yīng)的公式分別輸入，這一步驟要充分注意將其設(shè)定為鎖定狀態(tài)，以免因操作失誤造成公式的刪除而影響到表格的使用，與此同時，在制作表格的過程中，要將其他不用更改的選項都設(shè)為鎖定的狀態(tài)，從而方便操作過程。這些基本信息設(shè)置完成后，將想要輸入的字體、字號以及顏色等格式進行統(tǒng)一設(shè)置，這樣利潤表格的框架已經(jīng)呈現(xiàn)出來了。接下來要做的是將財務(wù)會計的利潤信息依次填寫到相對應(yīng)的欄目下，按照函數(shù)設(shè)置的一些選中步驟，就會生成利潤報表。Excel在編制會計報表中，要注意到一些報表的內(nèi)在平衡關(guān)系，比如在編制資產(chǎn)負(fù)債表的時候，資產(chǎn)以及負(fù)債所有者的權(quán)益二者之間是處于平衡關(guān)系的，在設(shè)置的過程中，將出現(xiàn)不平衡條件下的數(shù)字設(shè)置為其他顏色的字體，以便當(dāng)出現(xiàn)問題時，能夠在第一時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)并處理，從而有效的保障了信息的準(zhǔn)確性。

三、Excel在匯總會計報表中的應(yīng)用

在企業(yè)財務(wù)會計的日常工作中，上級的財務(wù)部門要對下級財務(wù)部門提供的會計信息進行匯總，傳統(tǒng)的會計匯總方式下，單純的依靠會計人員的手工操作，這就使會計工作內(nèi)容變得繁復(fù)且沉重，需要投入大量的人力和時間，降低了財務(wù)會計工作的效率。在會計電算化背景下，運用Excel進行會計報表的匯總工作，可以減輕會計人員工作壓力的同時降低所投入的實踐，從而在保證信息準(zhǔn)確性的前提下，大大提高了工作效率。在應(yīng)用Excel進行會計報表匯總時可以采取以下的兩種方式：第一種方式是會計人員根據(jù)下級財會部門提供數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，輸入原始的數(shù)據(jù)進行匯總，第二種方式是上級財會報表匯總部門將統(tǒng)一格式下的Excel發(fā)送到下級財會部門，再進行匯總工作。這兩種方式的采用需要依舊企業(yè)財務(wù)人員的具體狀況進行選擇，如果下屬財會部門不具備相應(yīng)的電算化知識，那就要采用第一種方式進行報表匯總工作，但是，如果企業(yè)會計部門人員具備這樣的操作水準(zhǔn)，就要選擇第二種方式，這是因為第二種方式在減少上級匯總部門信息輸入量工作的同時，還能最大程度的避免錯誤信息的輸入，并能夠?qū)崿F(xiàn)會計電算化下的報表與計算機的管理的結(jié)合。

（一）由上級匯總部門輸入原始數(shù)據(jù)進行匯總的方式應(yīng)用

首先，要根據(jù)進行匯總部門的數(shù)量制定出相應(yīng)的報表。第一，先在工作簿中插入空白工作表，單擊工具菜單中的“選項”，在選項對話框內(nèi)選擇“常規(guī)”這一選項，并在新工作薄內(nèi)的“工作表數(shù)”內(nèi)輸入想要的報表數(shù)量，然后單擊確定選項。第二，在菜單欄中單擊第一個選項“文件”，選擇“新建”，就會呈現(xiàn)出想要的工作簿。然后為其重新命名，一般情況下，可將第一個報表命名為“0”，在“0”上制作出相應(yīng)的報表模板，然后根據(jù)下屬部門的數(shù)量從數(shù)字1開始排列，再將“0”模板復(fù)制粘貼到相應(yīng)的工作簿中。第三，輸入?yún)R總公式，在“0”模板中輸入第一個需要匯總的公式“=SUM（01：報表的總數(shù)量！B3）”，B3指的是單元格的名稱，報表的數(shù)量根據(jù)實際進行填寫，然后將這一單元格的公式分別復(fù)制粘貼到其它單元格中。最后，將下屬部門的報表數(shù)據(jù)一一對應(yīng)的進行輸入，這樣匯總工作就可以自動完成了。

（二）由下級部門根據(jù)所提供的Excel報表填寫、上級匯總的方式應(yīng)用

首先，匯總部門要設(shè)計處統(tǒng)一的工作報表格式，根據(jù)上文中已經(jīng)制作完成的工作簿，單機“工具”選項，選擇“共享工作簿”并在對話框內(nèi)輸入“允許共享與合并”，然后單擊“高級”選項，在修訂欄中選定”保存修改“選項，再根據(jù)所需要的匯總天數(shù)輸入時間，然后單擊”確定，這樣匯總報表共享就已經(jīng)完成了。其次，復(fù)制匯總報表。單擊菜單欄中的“文件”選項，選中“另存為”選項，并根據(jù)下屬單位的名稱命名，保存在桌面并發(fā)送給下屬單位，這樣下屬單位就可以根據(jù)已有的報表進行填寫輸入工作，與此同時，為了防止下屬部門惡意更改其他部門的匯總報表，對每個單位的匯總報表進行設(shè)定，設(shè)定為保護狀態(tài)下的報表，能夠?qū)崿F(xiàn)這一要求。最后，開展報表匯總工作。這就要根據(jù)下屬單位發(fā)送的報表進行統(tǒng)一匯總工作，第一步，將所有的報表放入同一個文件夾中;第二步，打開共享工作簿，單擊菜單欄中“工具”選項，選中其中的“合并工作簿”，這是會彈出“保存共享工作簿”的提示;第三步，在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對話框列表中，選中下屬單位報表的備份，然后單擊“確定”所有的匯總結(jié)果會自動生成。

四、Excel在網(wǎng)上匯總會計報表的應(yīng)用

在會計電算化背景下，如果企業(yè)具備了聯(lián)網(wǎng)的條件，就能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)匯總的自動化，從而就能夠進一步提高企業(yè)的會計報表工作的效率。

（一）網(wǎng)絡(luò)匯總會計報表的應(yīng)用原理

Excel的應(yīng)用可以實現(xiàn)不同工作簿之間的鏈接功能，也就是說將匯總報表工作簿和下屬單位的報表工作簿之間建立鏈接關(guān)系，這樣只需要將下屬部門的報表復(fù)制到指定的目錄下，匯總報表就會自動刷新匯總數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)了匯總工作的自動化。

（二）匯總報表設(shè)計思路

首先，建立一個匯總工作簿，將第一張工作簿設(shè)置為匯總工作表，將其與的工作簿按照下屬單位的數(shù)量分別設(shè)置;然后，將下屬單位發(fā)送過來的報表數(shù)據(jù)放在選定的目錄下，然后將各個分表與總表建立起鏈接的關(guān)系，最后，將分表數(shù)據(jù)用求和函數(shù)匯總到匯總工作表中，形成匯總報表。

（三）具體的操作步驟

一是將每個下屬單位上報的報表指定文件名，并將其存于指定目錄下。

二是建立匯總工作簿，在匯總工作簿中，建立“1+N”張工作表，其中“1”指的是匯總工作簿，“N”指的是下屬單位的報表數(shù)量。與此同時，為了避免建立分表與下屬單位報表鏈接時，因格式不同而產(chǎn)生鏈接值為“0”的情況出現(xiàn)，要將下屬單位的報表格式復(fù)制到分表中。

三是將分表與各單位的報表建立起鏈接的關(guān)系。首先，打開下屬單位的待匯總的報表信息，選中有效的單元格并復(fù)制下來;其次，打開匯總報表中該單位的子表，單擊右鍵于子表左上方第一個單位格，選擇“選擇性粘貼”，在所彈出的選項中選擇“粘貼鏈接”，這樣就建立了此單位報表與其子報表之間的鏈接關(guān)系。最后，根據(jù)同樣的方法對其它所有下屬單位的報表與其子報表之間建立鏈接關(guān)系。通過建立下屬單位報表與其子報表之間的連接關(guān)系，就會在下屬單位對報表做出任何更改的同時，子報表就會意義顯示出來。

四是進行匯總工作。如前文所述方法，在第一張匯總工作表中，建立起匯總的求和函數(shù)關(guān)系。這里需要明確的步驟是函數(shù)公式為：“=SUM（A1：An！Xn）：“SUM”為求和函數(shù)，其中的“A1”指的是需要進行匯總的第一張報表數(shù)據(jù)，“An”表示的是需要匯總的最后一張報表數(shù)據(jù)，“Xn”表示的是要匯總的所有有效單元格。

五、使用Excel應(yīng)注意的問題

（一）要確保Excel模板設(shè)計和使用的正確性

只有正確的設(shè)計和使用Excel模板，才能發(fā)揮出Excel應(yīng)用于會計報表中作用的發(fā)揮。因此，在使用模板時，要根據(jù)實際需要進行調(diào)整。

（二）設(shè)置專門用于檢查校正報表數(shù)據(jù)的報表

這是因為在使用Excel進行會計報表工作時，難免會出現(xiàn)差錯，因此，設(shè)置一張專門用于檢查校正數(shù)據(jù)信息正確性的報表，就能從根本上解決這一問題。這就要求要將匯總的總賬與賬目明細(xì)構(gòu)建在同一張報表中，在完成報表工作后，使其與校正報表上的數(shù)據(jù)進行對比，從而差錯就顯而易見了。

（三）強化對報表設(shè)置保護的意識

在使用Excel進行會計報表工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)由于會計人員操作失誤而致使報表信息出格式以及內(nèi)容發(fā)生變化的現(xiàn)象，這就有可能因為操作不當(dāng)而損壞了企業(yè)財務(wù)會計的信息。因此，在實際操作過程中，一定要強化對報表設(shè)置保護的意識，可以利用Excel中“格式”菜單選項中的單元格保護等保護選項，如果在必要的情況下，可以通過設(shè)置密碼來加強對報表信息的保護。

（四）單張報表單獨存放可方便查找運行

在對會計報表進行整理時，或者對報表進行修改等工作，就會需要到相應(yīng)的文件夾中去尋找，有時由于報表過多，給查找、整理、修改等工作帶來了不必要的麻煩。為了避免產(chǎn)生這種現(xiàn)象，可以將設(shè)置好的報表存于另一個文件夾中，并進行相應(yīng)的標(biāo)注，這樣不僅文件夾變小了，運行速度也變快了，并很好的解決了以上問題。

六、總結(jié)

綜上所述，將Excel應(yīng)用于會計報表中，可以對以下報表進行電算化的處理：編制會計報表、匯總會計報表、網(wǎng)上匯總會計報表、打印會計報表。將Excel應(yīng)用于會計報表中，能夠大大的提高報表信息的準(zhǔn)確信，并提高工作效率。

參考文獻

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作者簡介：張耀勻（1992-），女，漢族，遼寧遼陽人，現(xiàn)就讀于大連財經(jīng)學(xué)院，會計專業(yè)。