劉偉

檔案是自然形成的，它是從社會(huì)工作活動(dòng)中直接使用的文件轉(zhuǎn)化而成，并不是事后為使用而專門編制出來的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，從而使檔案成為令人信服的歷史證據(jù)。死亡人員檔案是這些干部幾十年以來個(gè)人經(jīng)歷和歷史見證，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如何保管好這部分確鑿的真憑實(shí)據(jù)，是我們綜合檔案室迫在眉睫的重要工作之一。

一、移交程序

1、移交檔案的條件

按照《干部檔案工作條例》（1991年修訂）第二章第八條：干部檔案管理部門的職責(zé)中，第九項(xiàng)“定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案”規(guī)定，職工死亡后其檔案由原人事檔案管理單位保管五年后，移交同級(jí)機(jī)關(guān)綜合檔案室。

2、死亡人員人事檔案室轉(zhuǎn)出檔案

死亡人員人事檔案從人事檔案室移交到綜合檔案室，需履行必要的登記手續(xù)。針對(duì)人事檔案的特點(diǎn)制表統(tǒng)計(jì)，逐卷將其姓名、死亡時(shí)間、份數(shù)、頁數(shù)、交出人、接收人等登記在《死亡人員檔案交接目錄》中，一式兩份（人事檔案管理單位和綜合檔案室各一份）予以留存，同時(shí)填寫《轉(zhuǎn)出干部人事檔案登記冊(cè)》。對(duì)于死亡人員的部分重要檔案材料，人事部門在轉(zhuǎn)出前可對(duì)其進(jìn)行復(fù)制或縮微保存，也可將其簡(jiǎn)歷等信息輸入微機(jī)，便于今后查考。

3、綜合檔案室接收檔案

綜合檔案室接收后，按照專題人事檔案的要求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

裝訂——由于早期檔案整理不規(guī)范，一般已裝訂成件的，保持原封裝，對(duì)于過于零散的文字材料視其同一內(nèi)容裝訂成一件。

排序——死亡人員人事檔案按照人員死亡年度、時(shí)間順序大流水排列，該流水號(hào)即為案卷號(hào)（盒號(hào)）；案卷內(nèi)的文字材料按小流水排列即為件號(hào)。

蓋章——案卷內(nèi)每一件文件材料首頁的右上角加蓋檔號(hào)章，填寫檔號(hào)章內(nèi)容：目錄號(hào)、保管期限、案卷號(hào)（盒號(hào)）、件號(hào)。

錄入——使用檔案軟件錄入數(shù)據(jù)，人事死亡檔案在檔案錄入中，與文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等同為一個(gè)級(jí)別的專題檔案門類。錄入時(shí)輸入死亡時(shí)間、目錄號(hào)、機(jī)構(gòu)、題名、責(zé)任者、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷號(hào)（盒號(hào)）、歸檔日期、整理人、檢查人、存放位置。

編目——編制《案卷目錄》，其中檔號(hào)格式為“目錄號(hào)-Y-案卷號(hào)（盒號(hào)）”，目錄號(hào)根據(jù)檔案室情況自定義；機(jī)構(gòu)為檔案產(chǎn)生單位人事科；Y即保管期限為永久；責(zé)任者為檔案產(chǎn)生的法人單位；題名為“xxx的人事檔案”；死亡時(shí)間精確到日；件數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字；頁數(shù)采用圖書頁碼編排法；備注可填寫相應(yīng)案卷內(nèi)說明。

裝盒——將案卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表按順序裝入統(tǒng)一制定的檔案盒中，標(biāo)注檔案盒封面及盒脊內(nèi)容。（下轉(zhuǎn)第56頁）

（上接第54頁）入庫——將辦理完畢合格的死亡人員人事檔案，簽署交接手續(xù)完備后歸入綜合檔案室?guī)旆?，做好柜上?biāo)識(shí)。打印檢索《人事檔案案卷目錄》。

二、應(yīng)注意的幾點(diǎn)問題

1、整理不規(guī)范

我單位死亡人事檔案大部分是死亡年代較早的人員檔案，解放初期及六七十年代的人事檔案大多比較零亂，材料紙張、書寫字跡、目錄填寫、整理裝訂等很多不符合規(guī)范要求，對(duì)整理不規(guī)范的檔案卷宗，要重新進(jìn)行了鑒別、整理，剔除了不屬歸檔范圍的材料，使其達(dá)到卷宗條理、精練的要求。近年，廳直單位的人事檔案陸續(xù)開展了達(dá)標(biāo)晉級(jí)活動(dòng)，在職干部檔案整理日臻完善，我們應(yīng)將干部檔案的整理手段推廣應(yīng)用于本單位全部人事檔案管理中，無論在職、退休、死亡檔案，無論干部、工人檔案，均統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格管理，規(guī)范執(zhí)行，使之系統(tǒng)化，為將來工作的正常延續(xù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在檔案材料紙張選擇上，應(yīng)全部使用無酸紙，使用壽命將數(shù)倍延長(zhǎng)。

2、內(nèi)容缺失

現(xiàn)在對(duì)在職干部職工的檔案材料收集比較正規(guī)齊全，但對(duì)死亡人員檔案重視不夠。作為死亡人員人事檔案，今后必須將干部職工的生平或悼詞收集歸入檔案，其上記載了本人的死亡原因、時(shí)間、基本情況、簡(jiǎn)歷等內(nèi)容，將對(duì)移交到綜合檔案室后的立卷查詢提供重要信息，因此，對(duì)這一類檔案材料的收集不能忽視遺漏。

3、落實(shí)檔案移交制度

多年來，干部職工死亡后，其檔案一般就會(huì)被閑置在人事檔案室的角落里，對(duì)其管理相對(duì)落后，沒有做到人事檔案的交接，影響了對(duì)這部分檔案的利用。作為檔案管理人員，“收齊、管好、用活”是其工作職責(zé)，我們應(yīng)落實(shí)檔案移交制度，定期收集符合移交條件的人事檔案。

死亡人員檔案的移交是檔案正規(guī)化管理的一部分。干部職工死亡后，其檔案基本上已失去了為人事工作服務(wù)的現(xiàn)實(shí)功能，而轉(zhuǎn)化為國(guó)家檔案史料，因此應(yīng)按期將其由人事部門移交至相應(yīng)檔案館（室）保管，充實(shí)豐富國(guó)家檔案資源。今后，要繼續(xù)貫徹落實(shí)死亡人員檔案移交制度，在每年文書檔案歸檔時(shí)，一并將符合移交條件的整理規(guī)范的人事檔案歸入單位綜合檔案室。

（作者單位：河北省南運(yùn)河河務(wù)管理處）