◆ 上海質(zhì)量管理科學(xué)研究院課題組/ 文

管理體系整合應(yīng)用研究

◆ 上海質(zhì)量管理科學(xué)研究院課題組/ 文

引言

隨著全球貿(mào)易的國(guó)際化加劇，無(wú)論是貿(mào)易合作伙伴，還是貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，都面臨著可持續(xù)發(fā)展的問(wèn)題，而ISO9001、ISO14001、OHSAS18001等管理體系標(biāo)準(zhǔn)以及ISO19011：2002《質(zhì)量和（或）環(huán)境管理體系審核指南》標(biāo)準(zhǔn)相繼誕生，又形成要求質(zhì)量管理體系與保護(hù)環(huán)境和保障職業(yè)健康安全協(xié)調(diào)發(fā)展的要求。因此，建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系（以下簡(jiǎn)稱：QMS）和（或）環(huán)境管理體系（以下簡(jiǎn)稱：EMS）和（或）職業(yè)健康安全管理體系（以下簡(jiǎn)稱：OHSMS）的組織，以及實(shí)施相應(yīng)認(rèn)證審核的機(jī)構(gòu)等，對(duì)不同管理體系一并運(yùn)行的有效性和效率越來(lái)越關(guān)注，并力求產(chǎn)生增值。由此出現(xiàn)了多管理體系兼容性、整合型、一體化的探討。

一、管理體系整合的基礎(chǔ)及可行性

至今，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）還沒(méi)有一份集質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系為一體的標(biāo)準(zhǔn)，真正意義上的管理體系一體化尚不具備充分條件。為此，基于現(xiàn)已頒布的管理體系標(biāo)準(zhǔn)和通用的管理體系原則，可以從上世紀(jì)90年代后期探討的質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系兼容，發(fā)展到現(xiàn)今的多管理體系整合，促進(jìn)了管理體系的運(yùn)行有效性和效率。為此，本文將基于現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)踐，探索多管理體系的整合實(shí)踐工作。

（一）管理體系整合基礎(chǔ)

自上世紀(jì)90年代以來(lái)，管理體系標(biāo)準(zhǔn)迅速發(fā)展，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系等“不同家族”的管理體系標(biāo)準(zhǔn)相繼頒布；同一“家族”，因行業(yè)不同，管理體系標(biāo)準(zhǔn)也不斷問(wèn)世，如：ISO/TS16949、ISO/ TL9000、ISO13485、ISO29001等標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于諸如基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的組織，其管理體系的整合，將面臨著標(biāo)準(zhǔn)家族內(nèi)部的整合與不同標(biāo)準(zhǔn)家族之間的整合，如：某集成電路（IC）制造公司，當(dāng)它為一般電器公司配套供應(yīng)IC時(shí)，則顧客可能僅要求其以ISO9001標(biāo)準(zhǔn)建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系；當(dāng)它為汽車(chē)制造公司配套供應(yīng)IC時(shí)，則顧客將可能要求其以ISO/TS16949標(biāo)準(zhǔn)建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系；當(dāng)它為醫(yī)療器械制造公司配套供應(yīng)IC時(shí)，則顧客又可能要求其以ISO13485標(biāo)準(zhǔn)建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系，等等，如此一個(gè)組織，針對(duì)不同行業(yè)的顧客，其所建立的質(zhì)量管理體系要求和方法不盡相同，由此產(chǎn)生了質(zhì)量管理體系“家族內(nèi)部”的整合。當(dāng)該公司欲將其QMS、EMS和OHSMS等整合時(shí)，又出現(xiàn)了管理體系“不同家族之間”的整合。

由于管理體系的“家族內(nèi)部”整合具有顯著的通用性，且較易于實(shí)施，限于篇幅，本文不再贅述。以下著重研究多管理體系“不同家族之間”的整合，并以ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三個(gè)基本管理體系為整合的對(duì)象，其他管理體系的整合可參照實(shí)施。

從ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三個(gè)基本管理體系的結(jié)構(gòu)、要求、運(yùn)行模式的比較可知，它們遵循相同的管理原則，包括：

（1）三個(gè)基本管理體系標(biāo)準(zhǔn)的條款具有一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系；

（2）三個(gè)基本管理體系標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)具有一定的相似（同）性；

（3）三個(gè)基本管理體系標(biāo)準(zhǔn)的基本思想相同——預(yù)防為主、持續(xù)改進(jìn)；

（4）三個(gè)基本管理體系標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)行模式相同——運(yùn)用過(guò)程方法，按PDCA循環(huán)。

上述四點(diǎn)為管理體系的整合提供了必要的基礎(chǔ)。

（二）管理體系整合可行性

從ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三個(gè)基本管理體系標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)象分析可知：ISO9001 質(zhì)量管理體系（QMS）的管理對(duì)象是：產(chǎn)品；ISO14001 環(huán)境管理體系（EMS）的管理對(duì)象是：環(huán)境因素；OHSAS18001職業(yè)健康安全體系（OHSMS）的管理對(duì)象是：危險(xiǎn)源。這是多管理體系整合的“屏障”！

如何開(kāi)啟這一屏障，實(shí)現(xiàn)多管理體系的整合？ISO9000：2005《質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中3.4.2術(shù)語(yǔ)，產(chǎn)品（product）的定義：過(guò)程的結(jié)果。為開(kāi)啟這一屏障提供了一把有效的鑰匙。綜觀三個(gè)基本管理體系標(biāo)準(zhǔn)的管理對(duì)象——產(chǎn)品、環(huán)境因素、危險(xiǎn)源的定義：

產(chǎn)品：過(guò)程的結(jié)果。(過(guò)程：一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。)

環(huán)境因素：一個(gè)組織的活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)中能與環(huán)境發(fā)生相互作用的要素。

危險(xiǎn)源：可能導(dǎo)致傷害或疾病、財(cái)產(chǎn)損失、工作環(huán)境破壞或這些情況組合的根源或狀態(tài)。

顯見(jiàn)，產(chǎn)品、環(huán)境因素、危險(xiǎn)源的定義基本體現(xiàn)了“過(guò)程的結(jié)果”，這就是說(shuō)，管理體系的管理對(duì)象都可以用“產(chǎn)品”來(lái)表示。通常，ISO9001 Q MS的管理對(duì)象“產(chǎn)品”是顧客預(yù)期的產(chǎn)品；ISO14001 EMS和OHSAS18001 OHSMS的管理對(duì)象“環(huán)境因素、危險(xiǎn)源”通常是顧客/相關(guān)方非預(yù)期的產(chǎn)品。通過(guò)“產(chǎn)品”定義推理至此，為多管理體系的整合，創(chuàng)造了必要條件。

據(jù)此，運(yùn)用過(guò)程方法，可以建立多管理體系整合的雛形：產(chǎn)品（預(yù)期和/或非預(yù)期）→管理方針、目標(biāo)→管理職責(zé)、資源→產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃、要求→監(jiān)視和測(cè)量→改進(jìn)→周而復(fù)始按PDCA循環(huán)運(yùn)行；而整合管理體系的結(jié)構(gòu)應(yīng)包括：管理方針、目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、管理體系覆蓋范圍、管理手冊(cè)、程序、作業(yè)文件、資源提供等；整合管理體系的要求應(yīng)以產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)為主線，主要包括：識(shí)別預(yù)期和/或非預(yù)期的產(chǎn)品、識(shí)別適用的法律法規(guī)和其他要求、制定管理方針、目標(biāo)、識(shí)別和確定相關(guān)的過(guò)程及其相互關(guān)系、規(guī)定過(guò)程受控準(zhǔn)則和適當(dāng)?shù)倪\(yùn)行方法、規(guī)定過(guò)程評(píng)價(jià)準(zhǔn)則、實(shí)施監(jiān)視和測(cè)量、制定和實(shí)施糾正和預(yù)防措施，持續(xù)改進(jìn)整合管理體系，使之有效運(yùn)行。當(dāng)兩個(gè)、三個(gè)或更多的基本管理體系整合時(shí)，可根據(jù)它們條款之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，借鑒本文提出的多管理體系整合的雛形、結(jié)構(gòu)、要求，形成文件化的整合管理體系，付諸實(shí)施。

二、管理體系整合基本步驟與示例

在建立、實(shí)施多管理體系整合時(shí)，切勿將“整合”視作“幾何疊加”，如：某緊湊型熒光燈制造組織，對(duì)整合的管理體系分別制定了質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境目標(biāo)、職業(yè)健康安全目標(biāo)，而未將三項(xiàng)獨(dú)立的目標(biāo)兼顧考慮，整合為綜合性的管理目標(biāo)，結(jié)果在實(shí)施目標(biāo)時(shí)遇到了一些相互抵觸：質(zhì)量目標(biāo)要求提高點(diǎn)燈時(shí)的電離速度和電離效率，則需加入適量的汞來(lái)滿足；環(huán)境目標(biāo)、職業(yè)健康安全目標(biāo)要求減少污染和保障職工健康，則不應(yīng)使用汞。類(lèi)似情況的出現(xiàn)，既說(shuō)明了管理體系整合的必要性，也說(shuō)明了準(zhǔn)確運(yùn)用多管理體系整合方法的重要性。

（一）以產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)為基礎(chǔ)整合管理體系

組織在建立、實(shí)施多管理體系整合過(guò)程中，采用本文提出的多管理體系整合的雛形、結(jié)構(gòu)、要求，形成文件化的整合管理體系時(shí)，應(yīng)特別關(guān)注組織的“產(chǎn)品”，盡可能準(zhǔn)確識(shí)別“產(chǎn)品”實(shí)現(xiàn)的各個(gè)過(guò)程，特別是識(shí)別預(yù)期和/或非預(yù)期的產(chǎn)品，以利于不同“管理對(duì)象”的管理體系有機(jī)融合，達(dá)到整合的目的，促進(jìn)多管理體系有效性和效率的提高。

（二）管理體系整合基本步驟

在策劃、建立多管理體系整合時(shí)，明確職責(zé)，尤其是過(guò)程實(shí)施中的協(xié)調(diào)職責(zé)，非常重要?；静襟E為：（1）考慮管理者代表人選時(shí)，應(yīng)首選同時(shí)具備所整合的各相關(guān)管理體系的管理能力和/或經(jīng)驗(yàn)的候選人；（2）按不同層次分配其相應(yīng)的職責(zé)，避免職責(zé)重復(fù)或交叉，甚至出現(xiàn)職責(zé)“真空區(qū)”；（3）按職責(zé)配置適宜的資源，尤其是技術(shù)和/或人力資源。這項(xiàng)工作是多管理體系整合有效運(yùn)行的基礎(chǔ)之一；（4）以PDCA循環(huán)為基礎(chǔ)，應(yīng)用過(guò)程方法，針對(duì)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程，考慮特定管理對(duì)象，如：質(zhì)量特性、環(huán)境因素和危險(xiǎn)源，建立并實(shí)施管理手冊(cè)、程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；（5）以持續(xù)改進(jìn)為永恒的目標(biāo)，采用過(guò)程監(jiān)視測(cè)量、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等方法，作為提升管理體系整合的監(jiān)控機(jī)制，促進(jìn)管理有效性和效率。

（三）管理體系整合實(shí)踐示例

管理體系遵循相同的管理原則，但現(xiàn)有管理體系標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)存在一定的差異性，為便于推廣應(yīng)用管理體系整合方法，本文給出管理體系整合實(shí)踐中的管理手冊(cè)示例，管理手冊(cè)是對(duì)組織一體化體系的管理方針進(jìn)行闡述，并對(duì)相應(yīng)的一體化體系的結(jié)構(gòu)和運(yùn)作進(jìn)行描述，是組織一體化管理體系的綱領(lǐng)性文件。通過(guò)其有效實(shí)施，包括持續(xù)改進(jìn)體系的有效性，以達(dá)到顧客及相關(guān)方的滿意，符合質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的法律、法規(guī)要求，其基本結(jié)構(gòu)可參照如下：

1.總則；

2.引用標(biāo)準(zhǔn)；

3.術(shù)語(yǔ)和定義；

4.一體化管理體系要求，含：總要求、文件控制、記錄控制；

5.管理職責(zé)；

6.以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)；

7.管理方針；

8.策劃，含：目標(biāo)和指標(biāo)、一體化管理體系策劃、一體化管理方案、職責(zé)、權(quán)限與溝通、信息交流；

9.管理評(píng)審；

10.資源管理；

11．產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)，含產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃：

1)組織應(yīng)策劃和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所需的過(guò)程。產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃應(yīng)與一體化管理體系其他過(guò)程的要求相一致。

在對(duì)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)進(jìn)行策劃時(shí)，組織應(yīng)確定以下方面的適當(dāng)內(nèi)容：

a）一體化管理體系的目標(biāo)和要求；

b）針對(duì)產(chǎn)品確定過(guò)程、文件和資源的需求；

c）產(chǎn)品所要求驗(yàn)證、確認(rèn)、監(jiān)視、檢驗(yàn)和試驗(yàn)活動(dòng)，以及產(chǎn)品接收準(zhǔn)則；

d）為實(shí)現(xiàn)過(guò)程及其產(chǎn)品滿足要求提供證據(jù)所需的記錄。

2)組織應(yīng)根據(jù)方針、目標(biāo)和指標(biāo)，確定與所標(biāo)識(shí)的重要環(huán)境因素、需要采取控制措施的風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的運(yùn)行和活動(dòng)，針對(duì)這些活動(dòng)(包括維護(hù)工作)進(jìn)行策劃，確保這些活動(dòng)在規(guī)定的條件下進(jìn)行。

（1）與顧客及其他相關(guān)方有關(guān)的過(guò)程，含顧客要求、活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)中能夠控制或可望對(duì)其施加影響的環(huán)境因素、常規(guī)和非常規(guī)活動(dòng)相關(guān)的危險(xiǎn)源等；

（2）設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，含產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)、環(huán)境影響、風(fēng)險(xiǎn)水平等；

（3）采購(gòu)；

（4）生產(chǎn)和服務(wù)提供，含產(chǎn)品質(zhì)量實(shí)現(xiàn)、環(huán)境因素、危險(xiǎn)源控制等；

（5）監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備的控制；

（6）測(cè)量、分析和改進(jìn)，含證實(shí)產(chǎn)品的符合性、環(huán)境影響的控制、風(fēng)險(xiǎn)的控制、一體化管理體系的有效性、持續(xù)改進(jìn)一體化管理體系的有效性等。

三、結(jié)語(yǔ)

管理體系整合的實(shí)施，促進(jìn)了各管理體系的互補(bǔ)性及其整體有效性的體現(xiàn)；降低了管理體系運(yùn)行的成本，提高了管理效率和資源綜合利用率；促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展，達(dá)到以人為本的目的。盡管現(xiàn)在還沒(méi)有具體的有關(guān)多管理體系整合的規(guī)則可循，但是，多管理體系的整合已是一種趨勢(shì)，并且不少的組織和認(rèn)證機(jī)構(gòu)已經(jīng)從多管理體系的整合中受益。

目前，上海市地方標(biāo)準(zhǔn)DB31/T 818-2014 《管理體系整合 指南》已經(jīng)發(fā)布實(shí)施，將為管理體系整合的實(shí)施，提供有效指導(dǎo)。