張 敏

（內(nèi)蒙古自治區(qū)新聞出版廣電局，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

文件價(jià)值是文件的自身屬性對人們主體需要的滿足，是人類的需要對文件自身屬性的肯定關(guān)系.[1]文件的價(jià)值根據(jù)文件運(yùn)動過程劃分，可分為現(xiàn)行價(jià)值與非現(xiàn)行價(jià)值；根據(jù)利用主體劃分可分為第一價(jià)值和第二價(jià)值；根據(jù)文件利用主體的需求又可以分為憑證參考價(jià)值、歷史價(jià)值和文化休閑價(jià)值等.[2]

在一般情況下,文件是從‘設(shè)計(jì)制作形成’到‘現(xiàn)行’,再轉(zhuǎn)入‘暫存’,最后進(jìn)入‘歷史’階段的，這是文件運(yùn)動的一般規(guī)律.[3]其背后的隱藏的變化是第一價(jià)值由產(chǎn)生、增長到減弱，第二價(jià)值增長的全過程.然而,社會生活是紛繁復(fù)雜多變的,那么產(chǎn)生于復(fù)雜的社會生活的、記錄復(fù)雜的社會生活的文件也是多種多樣的，由此形成的文件自然也就不會是單一的.在每個不同階段要求產(chǎn)生文件具有不同的文件，與之相對應(yīng)的價(jià)值自然也就呈現(xiàn)了豐富多彩的姿態(tài).下面通過介紹一般文件運(yùn)動過程，分別對不同的文件運(yùn)動階段與文件價(jià)值的關(guān)系作出闡述.其對應(yīng)關(guān)系如圖：

文件運(yùn)動階段與價(jià)值等關(guān)系圖

1 文件制作階段的第一價(jià)值與現(xiàn)行價(jià)值

文件的制作階段包括文件的制作者從設(shè)想、設(shè)計(jì)到書面文件的撰寫、表格文件的填寫、圖示文件的繪制、音像文件的錄制或拍攝、機(jī)讀文件的輸入等.本階段的結(jié)束以文件正式簽署或賦予了類似的法律效力的手續(xù)為標(biāo)志，使其具有初始價(jià)值，簽署或賦予法律效力的步驟是文件具有第一價(jià)值的標(biāo)志，文件的價(jià)值和檔案的初始價(jià)值都是屬于檔案的第一價(jià)值，體現(xiàn)了所生成的文件對其形成者的價(jià)值.當(dāng)然此時(shí)的文件是處于現(xiàn)行階段的文件，它所體現(xiàn)的價(jià)值也應(yīng)該是文件的現(xiàn)行價(jià)值.

文件從制作開始，它是一份的孤單的文件——其自身客觀屬性上在結(jié)構(gòu)上主要表現(xiàn)為單份文件——僅僅是為了文件的制作者的某一個意圖而產(chǎn)生，表達(dá)和反映的是某一項(xiàng)社會活動內(nèi)容或者是某一項(xiàng)社會活動的某一方面的內(nèi)容，是某項(xiàng)社會活動的一個組成部分，是這個單位的一個方面的反映.[4]此時(shí)的文件只是具備了起現(xiàn)行作用的功能，確切的說是具備了準(zhǔn)現(xiàn)行價(jià)值，其實(shí)文件真正發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值、真正進(jìn)入其運(yùn)動過程應(yīng)該是從下一階段文件的現(xiàn)行階段開始，本階段只是一個必要的準(zhǔn)備階段.

2 文件現(xiàn)行階段的價(jià)值體現(xiàn)

文件在法律上正式生效后，即進(jìn)入現(xiàn)行階段.此時(shí)的文件處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，作為社會活動工具，起著交流思想、傳遞信息的現(xiàn)行作用，發(fā)揮制作者制作文件的意圖、目的，履行文件自身價(jià)值的使命.[5]在文件的現(xiàn)行階段，文件是用來表達(dá)文件制作者的發(fā)文意圖的，實(shí)現(xiàn)的是文件對于原機(jī)構(gòu)的價(jià)值.謝倫伯格認(rèn)為,檔案對于原機(jī)構(gòu)的價(jià)值是由文件當(dāng)初被產(chǎn)生和被積累的特定目的決定的,體現(xiàn)了所生成的文件對其形成者的價(jià)值.處于現(xiàn)行階段的文件，它所體現(xiàn)的價(jià)值是文件的現(xiàn)行價(jià)值.

處于文件現(xiàn)行階段前期的文件與制作階段相同仍然是一個單份文件，而文件是用來描述、記錄社會活動工具，僅僅靠一份文件描述一項(xiàng)社會活動，向發(fā)文機(jī)關(guān)或者是收文機(jī)關(guān)傳遞關(guān)于活動的準(zhǔn)確全面的信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，僅僅靠一份文件來完成一項(xiàng)社會活動也是不可能的，發(fā)文單位或收文單位還應(yīng)該具有該項(xiàng)活動相關(guān)的文件.這樣才能使文件的利用者（包括文件的制作者和文件的接收者）能夠清晰地了解所進(jìn)行活動的方方面面，即使不能了解全部也應(yīng)該盡可能多地讓文件的利用者充分了解文件所反映的活動.在這樣的要求下，同一活動產(chǎn)生的文件自然就會形成文件的簡單組合，更加準(zhǔn)確地描述該活動過程，更加清晰地展示了文件制作者的目的，更好地發(fā)揮了文件的現(xiàn)行作用.

而此時(shí)的文件，其結(jié)構(gòu)往往是松散、關(guān)聯(lián)度低、不系統(tǒng)的、易變的簡單組合.究其原因有兩個：一是此時(shí)的文件處于現(xiàn)行階段，一項(xiàng)完整社會實(shí)踐活動可能還沒有進(jìn)行完畢，一定有文件還沒有產(chǎn)生或有的文件處于制作階段；或者項(xiàng)目是由多單位合作的，而多單位多部門合作產(chǎn)生的文件還沒能夠?qū)R集，從而導(dǎo)致了文件組合的不全面、完整.另一方面在實(shí)際的文件運(yùn)動過程中，這樣文件組合的形成往往自然的形成的，并不是人為有意地整理形成的，在活動的進(jìn)行過程中文件產(chǎn)生的先后、實(shí)踐活動的具體實(shí)施過程、活動周期、以及文件運(yùn)動的順暢程度都會影響文件組合的結(jié)構(gòu)；或許有的文件的形成過程中工作人員有意地整理過相關(guān)的文件，盡量使之形成一個整體，但這種整理往往也只是一個初步的整理，并不是按照系統(tǒng)的、完整的、科學(xué)的整理方法進(jìn)行的.因此現(xiàn)行階段文件這樣的松散、關(guān)聯(lián)度低、不系統(tǒng)的、易變的結(jié)構(gòu)，就降低了文件的可理解程度，使得沒有參與過產(chǎn)生文件活動或是不了解的文件的人群很難很清楚地理解文件所要表達(dá)的內(nèi)容和事實(shí)，使得文件的利用者僅僅局限于文件的生成者及文件的接收者.所以，依賴于這樣的文件結(jié)構(gòu)，文件能夠?qū)崿F(xiàn)的主要價(jià)值就是它的第一價(jià)值，也只能是它的第一價(jià)值.

3 文件暫時(shí)保存階段的價(jià)值分析

隨著時(shí)間的推移，產(chǎn)生文件的活動終究有完成的時(shí)候，也就是文件的制作者或是接收者完成文件所規(guī)定的任務(wù)，達(dá)到為之形成的目標(biāo)時(shí)，文件就退出了它的現(xiàn)行期，現(xiàn)行價(jià)值隨之消失.此時(shí)，文件就進(jìn)入了它的下一個階段——半現(xiàn)行階段.

退出現(xiàn)行階段進(jìn)入半現(xiàn)行期的文件，它已經(jīng)失去了現(xiàn)行價(jià)值.在這個時(shí)期，文件的制作者和接收者在進(jìn)行新的社會活動時(shí)，往往希望可以利用近期辦理過的社會實(shí)踐活動的文件來為新活動提供參考作用.此時(shí)文件的利用者仍然是文件的形成者，所以文件參考價(jià)值還是文件的第一價(jià)值.與此同時(shí)一些社會上的機(jī)關(guān)或是個人在執(zhí)行類似的任務(wù)時(shí)，需要得到有這樣經(jīng)驗(yàn)的職能單位的幫助，希望可以借閱到此類事務(wù)保留下來的完整的、真實(shí)的、第一手的資料，此時(shí)具有原始記錄性的原文件是最好的選擇.只要經(jīng)過此職能單位的批準(zhǔn)，社會上的一些團(tuán)體和個人也可以利用在保存在機(jī)關(guān)檔案室的中具有憑證價(jià)值的文件了.無論是文件的生成者對半現(xiàn)行文件參考價(jià)值的利用還是社會上的其他機(jī)關(guān)個人對于半現(xiàn)行文件憑證價(jià)值的利用，都是為了使文件對未來的活動起到指導(dǎo)、借鑒的作用，文件要想發(fā)揮對未來事務(wù)的指導(dǎo)借鑒作用，就必須要求文件所反映的已完成的實(shí)踐活動是真實(shí)的、清晰的、完整的，為了達(dá)到這一目的，僅僅靠單份文件或是文件的簡單組合顯然是不可能達(dá)到這樣的要求的，在這種情況下案卷出現(xiàn)了.

案卷是機(jī)關(guān)辦公室按某種順序排列把反映同一社會職能活動的文件整理而成移交到檔案室一種文件的組合，此時(shí)文件組合才正式進(jìn)入半現(xiàn)行期，更確切地說是文件以案卷的形式進(jìn)入暫時(shí)保管的階段.[6]過去我國文書檔案工作者.在長期的文書立卷的實(shí)踐中，將公文立卷的原則概括為：“遵循文件材料的形成規(guī)律與特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系.區(qū)別于不同價(jià)值，便于保管和利用.”案卷形成后，通過卷皮、卷內(nèi)目錄、頁號、備考表把相關(guān)的文件組合成一個不可分割的整體.文件不再以單份文件出現(xiàn)，在一定程度上使文件結(jié)構(gòu)具有了系統(tǒng)完整性.對于聯(lián)系特別密切的文件以及反映重大問題的文件，如果不立卷的話，可能破壞它們之間的有機(jī)聯(lián)系而被分割在各處存放，從而造成了利用的不便和管理的不系統(tǒng)性，使文件不能夠滿足利用者的需求，大大影響了文件的價(jià)值的發(fā)揮.所以文件立卷后，案卷就使文件的結(jié)構(gòu)避免了現(xiàn)行階段單份文件或文件組合的松散、關(guān)聯(lián)度低、不系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)弊病，提高了文件的可理解程度，使得沒有參與過產(chǎn)生文件活動或是不了解的文件的人群能夠理解文件所要表達(dá)的內(nèi)容和事實(shí)，從而擴(kuò)大了文件的利用的主體，使文件能夠在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)更大的價(jià)值.

此時(shí)的案卷，其結(jié)構(gòu)較現(xiàn)行期的文件組合的松散情況有了較大的改善，能夠把同一項(xiàng)社會活動的全部文件整理形成案卷，保持同一項(xiàng)社會活動的文件之間的歷史聯(lián)系，可以完整地反映一項(xiàng)社會活動.但是，它能夠?qū)崿F(xiàn)的價(jià)值僅僅是文件的參考價(jià)值和文件的憑證價(jià)值，[7]它的這種價(jià)值的只能在文件的現(xiàn)行價(jià)值剛剛結(jié)束，而類似活動的進(jìn)行還比較頻繁的時(shí)間范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn).隨著社會的發(fā)展，時(shí)代的變化，案卷所表達(dá)的社會活動已經(jīng)不適應(yīng)社會的需要，文件的內(nèi)容對于新的社會活動幾乎沒有參考或憑證價(jià)值時(shí)，此時(shí)的文件似乎就沒什么價(jià)值可言了.

4 文件永久保存時(shí)期的價(jià)值分析

法國大革命時(shí)期直到邁斯耐爾提出的“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”原則告訴我們，處于非現(xiàn)性階段的文件的價(jià)值應(yīng)該不僅沒有減少，反而是增大了的.但事實(shí)上，很多人會把失去現(xiàn)行價(jià)值的文件當(dāng)作過時(shí)的、沒用的文件加以處理.之所以會有上述這種情況發(fā)生，不是文件失去了價(jià)值，而是案卷的這種的結(jié)構(gòu)形式制約了文件的價(jià)值的發(fā)揮.這就促使了文件的另一種最高的結(jié)構(gòu)形式——全宗的產(chǎn)生，也促使文件走入下一個階段——非現(xiàn)行階段.

文件以案卷的形式退出檔案室后，經(jīng)過整理、再組織，又以全宗的形式進(jìn)入到檔案館.全宗是一個立檔單位職能活動中形成的全部檔案的總和.[8]全宗原則，就是同一全宗的檔案不可分散,不同全宗的檔案不得混淆.其實(shí)質(zhì)在于：遵循檔案的形成規(guī)律,以檔案的來源為前提,以保持歷史聯(lián)系為基礎(chǔ),通過對檔案的實(shí)體管理,盡力維護(hù)立檔單位的歷史面貌，便于保管和利用.文件結(jié)構(gòu)由案卷轉(zhuǎn)變?yōu)槿谥?，文件集合具有了更加完整的、系統(tǒng)的、緊密的結(jié)構(gòu)，文件之間的聯(lián)系就更加明確了，文件對社會活動的描述更加清晰、完整、易于理解，這樣就使得即使是很久遠(yuǎn)的事件也能夠通過全宗對其清晰再現(xiàn)，它起到了完整地再現(xiàn)歷史原貌和全貌的作用.正是這樣的文件結(jié)構(gòu)，為歷史學(xué)家考古學(xué)家及社會上的其他利用者方便的提供了研究歷史、再現(xiàn)歷史和重構(gòu)歷史的功效.

那么全宗是否就是文件運(yùn)動的終點(diǎn)呢？答案又是否定的.因?yàn)槿趧t指出：全宗的整理是以來源為前提的，一個單位形成一份全宗，那么全宗所能反映的就只是這個單位的全面的歷史.全宗體現(xiàn)的是一個單位的全貌，而單位與單位之間關(guān)系也不是孤立的，甚至具有著緊密地聯(lián)系.整個社會是一個具有錯綜復(fù)雜的聯(lián)系的有機(jī)體，檔案就是記錄描述這個復(fù)雜的有機(jī)體的重要工具，當(dāng)歷史學(xué)家們或是社會上普通的檔案的利用者對檔案的利用也不僅僅是了解各個單位的歷史就可以完全滿足的，他們往往會研究一個時(shí)期的整個社會發(fā)展?fàn)顩r，或是某一長期事件全部來龍去脈，或是研究某一現(xiàn)象對于人類歷史的影響，甚至是希望了解整個人類社會的歷史.[9]這樣全宗就顯得有些力不從心了，這是我們就需要建立另一種更加完整、系統(tǒng)的體系——全宗群.

全宗群在檔案各種形態(tài)中處于結(jié)尾位置，是文件運(yùn)動形成的最終的文件組合形態(tài).全宗群就是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體，全宗群的最大特點(diǎn)是相互之間聯(lián)系緊密.在人類社會活動中，在一定的時(shí)間、地點(diǎn)和條件下進(jìn)行社會活動的有關(guān)機(jī)關(guān)和團(tuán)體，不可能彼此孤立地存在，而是互相有著一定的聯(lián)系.這種社會聯(lián)系也必然要反映在各自活動中形成的檔案內(nèi)容上，從而使某些全宗之間具有一定程度的歷史聯(lián)系，這些互有聯(lián)系的若干全宗的群體，我們通稱為全宗群.因此在館藏檔案的整理和管理過程中，不僅要維護(hù)全宗的完整性，同時(shí)還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系.文件以全宗群的形式出現(xiàn)，維護(hù)了相同類型全宗的不可分散性，更有效地保持文件之間在更大范圍內(nèi)的歷史聯(lián)系，以便于管理和利用.為此，把相同類型的、有密切聯(lián)系的若干全宗，集中在一個的檔案館，在一個檔案館內(nèi)將館藏全宗合并為若干個全宗群，實(shí)行分群管理，就可以使文件在更大的范圍內(nèi)發(fā)揮更大的作用.

5 文件運(yùn)動過程中的價(jià)值變化的原因探析

綜上所述，文件從形成到最后消亡或永久保存,或者說從現(xiàn)行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程,即文件的運(yùn)動具有整體性的特點(diǎn).[10]在這個完整的過程中，文件的整個生命周期分為不同的運(yùn)動階段，因此文件的運(yùn)動具有階段性的特點(diǎn)，從而形成了不同的文件結(jié)構(gòu)，與之對應(yīng)的文件的價(jià)值也就有了不同的表現(xiàn)形式.文件的這些不同的關(guān)系結(jié)構(gòu)，也直接或間接地影響了文件的價(jià)值的實(shí)現(xiàn).

〔1〕王世福,岳曉峰論.文件運(yùn)動進(jìn)程中的價(jià)值演變[J].海洋信息，2005（1）.

〔2〕張貴華,論檔案價(jià)值形態(tài)[J].檔案學(xué)研究,2003（3）.

〔3〕李福君,張慶一,李可意.檔案本質(zhì)屬性的研究[J].檔案學(xué)研究,1999（1）.

〔4〕劉新安.論檔案記錄歷史的特殊方式[J].河北檔案天地,1996（3）.

〔5〕謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M].北京：檔案出版社,1983.

〔6〕方燕.試論公文立卷的原則和方法[J].湖南省政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2001（6）.

〔7〕宗培嶺.對檔案價(jià)值形態(tài)的再認(rèn)識[J].檔案學(xué)通訊，2004（2）.

〔8〕陳靜,何致武.關(guān)于我國全宗理論的一些思考[J].檔案學(xué)通訊,2005（1）.

〔9〕陳兆吳.檔案管理學(xué)[M].北京：人民大學(xué)出版社，1980.84.

〔10〕何嘉蓀，葉鷹.文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論——文件運(yùn)動理論研究之一[J].檔案學(xué)通訊,2003（5）.