吳 鋼

（中國石油烏魯木齊石化公司 信息管理部，烏魯木齊 830019）

0 引言

管理體系的建立和完善是企業(yè)規(guī)范管理、高效運行的重要手段。這些年企業(yè)大力提倡和推進企業(yè)精細化管理，就是要在做好細節(jié)的劃分和量化的同時，期望實現(xiàn)“凡事有人負責、凡事有章可循、凡事有人監(jiān)督、凡事有據(jù)可查”的目的。但是在實際管理過程中，如何能夠進行制度的高效轉(zhuǎn)化并落實到具體的工作中，并建立起有效的PDCA循環(huán)，是擺在所有管理者面前的一個難題。

烏魯木齊石化公司信息管理部是烏魯木齊石化公司的直屬機構(gòu)，現(xiàn)有職工99人，下設2個管理科室和4個專業(yè)科室。既負責全公司信息化建設管理工作，又承擔著全公司信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡、通訊、視頻監(jiān)控及門禁等的運行維護工作。也可謂“麻雀雖小，五臟俱全”。

在信息管理部的管理體系的持續(xù)改進和精細化管理推進過程中也同樣存在很多的共性問題。我們希望充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，建立有效的管理體系持續(xù)改進和精細化管理推進的工作模型，設計開發(fā)“綜合業(yè)務管理平臺”并推廣應用。一方面提升內(nèi)部管理水平，推進管理體系持續(xù)改進和精細化管理工作；另一方面也希望通過這種新的工作推進模型的應用實踐，為類擬的單位或部門精細化管理工作提供一種工作模式的借鑒。

1 目前管理持續(xù)改進和精細化管理推進工作中的幾個突出問題

烏魯木齊石化公司信息管理部現(xiàn)有自建的各類管理制度、標準63條，直接引用的上級（烏石化公司、中國石油、國家、行業(yè)）的相關制度、標準、法律、法規(guī)多達上百個。在這些制度和規(guī)范落地執(zhí)行和持續(xù)改進和完善的過程中，主要存在以下幾個方面的突出問題。

（1）制度本身不完善，看起來面面俱到，但沒有可操作性；

（2）管理人員認識不到位，制度建設與具體工作脫節(jié)，更多的依靠經(jīng)驗；

（3）體系的審核形式化，工作中一堆問題，審核卻基本合格；（4）在制度建設中員工的參與度不高等。

長此以往，員工對于“兩張皮”現(xiàn)象習以為常，體系運行與實際工作相對獨立運行。使得管理體系持續(xù)改進、精細化管理推進等工作浮在表面，不夠深入，管理體系統(tǒng)持續(xù)改進不足以支撐單位的精細化管理和管理提升的目的。在調(diào)研的多個單位這些問題也普遍存在。

2 “制度—工作一致性”工作推進模型的建立

通過對多個單位和部門管理體系建設、持續(xù)改進和精細化管理推進工作的調(diào)研，結(jié)合自身在管理工作中的認識，通過分析，我們認為造成上述原因的主要問題在于：

（1）管理人員對制度本身認識不到位，工作與制度不對應。安排工作過于籠統(tǒng)，業(yè)務人員沒有形成以制度、標準為準繩的工作習慣。

（2）對于具體的工作進行審核中，由于工作與制度條款未進行對應。在具體的工作安排和執(zhí)行過程中，管理層與執(zhí)行層對于工作要求的理解存在二義性，使得審核工作流于形式。制度變成了問題出現(xiàn)后的追責工具。

（3）制度持續(xù)改進過程中執(zhí)行層面的參與度有限，執(zhí)行層面的意見與制度的持續(xù)改進存在著信息傳遞不及時、不完整情況，使得制度持續(xù)改進不足以支撐管理層的精細化管理推進的要求和目標。

（4）由于工作內(nèi)容和標準沒有有效對應，在工作合規(guī)性和制度有效性評價中，不能得出有效的量化評價結(jié)果。

基于對上述問題的分析，我們建立了“制度—工作一致性”工作推進模型，來推進管理體系的持續(xù)改進和精細化管理推進工作?！爸贫取ぷ饕恢滦浴惫ぷ魍七M模型見圖1。

圖1 “制度—工作一致性”工作推進模型

“制度—工作一致性”工作推進模型的特點：一是突出建立工作、制度的對應關系，對工作進行細化和量化，確保制度—工作—審核要求一致性的閉環(huán)運行。二是突出全員參與，即時對制度有效性進行評價，形成量化的評價依據(jù)，推進體系管理PDCA循環(huán)的建立。

3 綜合業(yè)務管理平臺的設計實現(xiàn)

依據(jù)“制度—工作一致性”工作推進模型，我們設計開發(fā)了“綜合業(yè)務管理平臺”系統(tǒng)?！熬C合業(yè)務管理平臺”的總體設計思路如下。

3.1 系統(tǒng)的應用對象

系統(tǒng)應用對象包括：

（1）管理人員：是指各級領導及管理崗位的用戶。負責工作的細化、工作與制度地對應，下發(fā)工作單、依據(jù)工作單對應的制度條款進行工作完成情況的審核，以及依據(jù)制度有效性評價進行制度的持續(xù)改進和完善等。

（2）執(zhí)行人員：是指所有業(yè)務操作和工作執(zhí)行層人員，負責依據(jù)工作單內(nèi)容進行執(zhí)行，并對工作單對應的條款進行即時的有效性和適用性評價等。

3.2 工作類別劃分

（1）指令性工作：包括各類階段性的工作和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的工作，如科技管理、技術管理、黨群工作、企管工作等以工作單形式下發(fā)的工作。

（2）業(yè)務操作性工作：主要以操作規(guī)程和操作卡片執(zhí)行，并進行工作過程的記錄和確認。

（3）依據(jù)基礎數(shù)據(jù)臺賬開展的數(shù)據(jù)化、流程化的工作：如設備管理、材料管理、培訓管理等，開發(fā)相應的業(yè)務管理模塊，進行系統(tǒng)實現(xiàn)，固化管理要求。

（4）其他工作：是指上述分類中未包含的工作，對工作種類進行細化并與制度條款對應，由執(zhí)行人員進行工作登記和相關人員進行審核。

3.3 系統(tǒng)設計靈活性要求

（1）具備靈活的用戶授權(quán)管理機制；（2）具有靈活的工作流程定義功能；（3）便捷的用戶操作界面等。

3.4 系統(tǒng)功能的實現(xiàn)特點

（1）支持工作種類的分類和細化功能；

（2）指令性的工作和其他工作必須依據(jù)制度條款，實現(xiàn)工作與制度條款的對應，明確工作要求；

（3）實現(xiàn)操作規(guī)程與操作卡片及工作記錄的數(shù)據(jù)化；

（4）各類工作的審核工作依據(jù)制度條款進行審核；

（5）各級用戶允許對工作單對應的條款進行即時評價，讓員工可以針對具體的工作，參與制度的有效性評價；

（6）支持各類管理工作的量化統(tǒng)計功能。

4 “綜合業(yè)務管理平臺”的應用效果

“綜合業(yè)務管理平臺”上線運行后，在部門管理工作中取得了以下的應用效果：

（1）系統(tǒng)實現(xiàn)后，單位全部工作都是通過“綜合業(yè)務管理平臺”進行安排和執(zhí)行回復，有效避免了工作安排中的推諉扯皮及工作不落實的現(xiàn)象；

（2）所有的工作安排，都有制度支撐，制度要求和工作內(nèi)容明確且一致，實現(xiàn)了“事事有人負責、事事有章可循、事事有人監(jiān)督、事事有據(jù)可查”；

（3）工作審核中做到了即時依據(jù)制度要求進行逐條的確認，全員逐漸形成了遵循制度開展工作的習慣；

（4）員工在具體工作執(zhí)行過程中，對于制度條款進行合理性和適應性的即時評價，既提高了員工在制度持續(xù)完善過程中的參與度，又使管理人員在進行制度完善和修訂時的依據(jù)更加充分；

（5）工作管理中的溝通成本得以降低。簡化了管理難度，執(zhí)行層的工作效率和工作質(zhì)量得到了明顯提升。

5 結(jié)論

通過“制度—工作一致性”工作推進模型的建立及“綜合業(yè)務管理平臺”的應用，使得單位的管理體系制度建設與實際工作要求相一致，管理體系建設PDCA循環(huán)得以有效運轉(zhuǎn)，建立起了員工參與管理體系持續(xù)改進的良性工作機制，工作效率、工作質(zhì)量有了明顯的提升。通過實踐證明，充分利用信息技術手段，有效地化解了在管理體系持續(xù)改進和精細化管理推進工作中管理粗放、制度不量化、工作不細化以及制度與工作脫節(jié)等難題，同時降低管理難度，提升工作效率和質(zhì)量。

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