黃 昆 鄧 芳

（江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 淮安 223003）

0 前言

筆者是學(xué)校第一線的檔案管理者，日常與檔案打交道較多，高職院校人事檔案管理工作的基本原則是：誰(shuí)管理，誰(shuí)把關(guān)，誰(shuí)審核，誰(shuí)負(fù)責(zé)。主要的人事檔案管理步驟是：總類、材料收集、審核、整理、提供利用、轉(zhuǎn)遞、保管保密等。具體的實(shí)施步驟是：（1）制定方案，細(xì)化明確檔案審核范圍，做好時(shí)間安排，組織認(rèn)定方式等前期工作。（2）審核登記，列入審核范圍人員進(jìn)行審核登記，逐頁(yè)逐卷登記，初審與復(fù)審。（3）匯總分析，審核內(nèi)容分類，問(wèn)題分類，問(wèn)題處理方式分類，每日情況登記表，要求材料越詳細(xì)越好，越具體越好。（4）調(diào)查核實(shí)階段，要求至少2人參加，全面調(diào)查核實(shí)，取得原始憑證材料，嚴(yán)格紀(jì)律要求。（5）撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告。秉承著公平公正，從嚴(yán)從實(shí)的原則，填寫(xiě)《人事檔案登記表》，由黨委或者組織人事部門集體研究確定。

一直以來(lái)，人事檔案在學(xué)校的職工晉升、工資改革、職稱評(píng)定等方面起著重要的作用。然而，隨著近些年來(lái)高職院校合并浪潮的出現(xiàn)，檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題更加明顯的暴露出來(lái)，特別是在一些由不同學(xué)科、不同層次學(xué)校合并而來(lái)的高職院校，合并時(shí)間比較倉(cāng)促，人事檔案工作在各個(gè)學(xué)校的重視度又不盡不同，從而出現(xiàn)了一些不容忽視的問(wèn)題。

1 當(dāng)前人事檔案管理工作存在問(wèn)題及原因分析

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不到位，管理意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人對(duì)高職院校人事檔案工作不太了解，認(rèn)為就是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料而已，對(duì)教學(xué)工作和科研發(fā)展起不了什么大作用，只要確保檔案管理人員對(duì)檔案文件保存得當(dāng)，能應(yīng)付單位員工調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。對(duì)于學(xué)校檔案工作，一些高職院校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有引起足夠的重視，甚至沒(méi)有配備專職的人事檔案管理員，沒(méi)有配備專用的檔案庫(kù)房，大多數(shù)由學(xué)校人事處工作人員兼管檔案工作，或者學(xué)校圖書(shū)館一些臨時(shí)人員管理，學(xué)校的人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的尷尬局面。

1.2 設(shè)備更新不到位，管理手段落后

我國(guó)大多數(shù)高職院校興辦運(yùn)行的歷史較短，管理經(jīng)驗(yàn)不足，具體表現(xiàn)在檔案管理領(lǐng)域則是無(wú)史可鑒，無(wú)成套的規(guī)章制度可仿效。所以大多數(shù)高職院校特別是新合并升格的高職院校，就先沿用合并前的一些管理規(guī)章制度靠慣性勉強(qiáng)運(yùn)行。大多數(shù)學(xué)校的檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施差，普通的辦公用房臨時(shí)做檔案庫(kù)房的情況比較多，其中有的學(xué)校甚至因?yàn)闄n案材料多，把庫(kù)房安排在辦公樓的頂樓、拐角處或者地下室等等陰暗的地方，使得大多數(shù)檔案長(zhǎng)期暴露在高溫潮濕的環(huán)境之中，對(duì)保護(hù)好學(xué)校檔案工作非常不利。此外，由于先前各校的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式存在較大差異，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)質(zhì)上是高職院校檔案管理制度的缺失。在這種情況下，檔案的收集、整理、歸類等工作主要還是依靠手工操作，沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，當(dāng)然談不上運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化的管理技術(shù)和手段進(jìn)行管理。

1.3 管理理念不到位，管理制度缺失

大多數(shù)高職院校合并后，各個(gè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)班子和教職工都做了適當(dāng)調(diào)整，合并后成立新的檔案管理部門對(duì)之前的檔案進(jìn)行歸納整合。由于制度缺少連續(xù)性，在這個(gè)過(guò)程中容易出現(xiàn)兩種問(wèn)題：一是，合并之前各個(gè)學(xué)校各自有各自的檔案管理部門和管理方式，合并后歸檔材料難度也大，制度不同，要求不同，材料收集難度大；二是，由于合并過(guò)程中檔案管理工作的疏漏，或者丟棄不見(jiàn)，或者遺留在個(gè)人手中，隨意放置，等到歸檔時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)材料缺失較多，無(wú)形中增加了檔案收集工作的難度。

1.4 人員素質(zhì)不到位，管理水平不高

有些高職院校沒(méi)有專門的檔案管理部門，或者沒(méi)有專職的檔案管理人員。有的學(xué)校是人事處相關(guān)人員兼管這項(xiàng)工作，有的學(xué)校是圖書(shū)館下設(shè)檔案部門，聘用臨時(shí)工性質(zhì)的工作人員，沒(méi)有做到單獨(dú)設(shè)立檔案人員編制。這樣做的直接后果就是人員自身素質(zhì)不高，創(chuàng)新性不夠，信息化技能水平不強(qiáng)，或者根本沒(méi)有精力全力投入到檔案管理工作中。此外，有些學(xué)校對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)也不夠，有些學(xué)校對(duì)從事檔案工作的人員很少進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代檔案管理理念、方法、手段等缺少最基本的認(rèn)知，難以適應(yīng)檔案信息化管理的需求。

2 人事檔案管理工作的信息化需求及管理策略

當(dāng)前，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到事業(yè)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，高職院校的檔案管理工作檔案也不能例外。這就要求高職院校充分利用信息化手段，明確將信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的保障環(huán)境，全面提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平和能力。從根本上講，檔案信息化建沒(méi)，主要是指通過(guò)計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等高科技手段將傳統(tǒng)的檔案設(shè)計(jì)成人們可共享，方便查閱編輯的網(wǎng)絡(luò)化檔案。它的核心內(nèi)容是在保證與傳統(tǒng)檔案目的相同的情況下，突出當(dāng)然使用和保管的安全性及實(shí)用性，最大限度的減少人們?cè)诓殚啓n案過(guò)程中的困難.方便人們快速準(zhǔn)確的使用儲(chǔ)存所需要的信息。高校人事資源管理中會(huì)產(chǎn)生很多的檔案信息，比如：職工基本信息、學(xué)歷學(xué)位信息、職務(wù)變動(dòng)信息、職稱變動(dòng)信息、工資變動(dòng)信息、崗位變動(dòng)信息等等。只有將信息集合按照需要進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用才能體現(xiàn)信息積累的意義，通過(guò)信息化的管理達(dá)到更有效的開(kāi)發(fā)和利用信息資源的目的。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是前提

領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能在各方面有具體要求，才能有利于協(xié)調(diào)各崗位明確責(zé)任義務(wù)，保證進(jìn)度和質(zhì)量。必須讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，地位，作用和意義，同時(shí)充分認(rèn)識(shí)高校檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。此外，協(xié)作是實(shí)施及管理的前提，只有各崗位人員通力合作、共同使用，積極發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，才能不斷改進(jìn)系統(tǒng)，使系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)最大化。

2.2 資源整合是重點(diǎn)

加快高職院校檔案信息化建設(shè)，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要做好這項(xiàng)工作，不但是需要各個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)部門，在資金，物力，人事，技術(shù)等方面的大力支持和配合，更需要檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)新的理論和實(shí)踐知識(shí)。比如，各部門實(shí)現(xiàn)其檔案信息化安全措施可以和學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)統(tǒng)一考慮，以節(jié)省人事和財(cái)力。召集有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專家，共同醞釀制定檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，建立一套能夠勝任檔案信息化工作的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路。

2.3 硬件完善是基礎(chǔ)

人事檔案信息是隨時(shí)都可能變化的，信息化建設(shè)只是信息管理工程的開(kāi)始，需要建立起有效的檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息。準(zhǔn)確的信息才是一切管理和決策的基礎(chǔ)。只有科學(xué)的管理和精心的維護(hù)，才會(huì)賦予信息系統(tǒng)生命，才能持續(xù)發(fā)展，為人事資源管理錦上添花。當(dāng)然，為保障信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決?；蛘邔ｉT設(shè)立綜合檔案室，添購(gòu)檔案管理硬件設(shè)施、設(shè)備，分類存放，編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防水、防光、防磁、防蟲(chóng)、防高溫、防塵、防鼠“十防”措施，為庫(kù)房配備溫度計(jì)、濕度計(jì)、滅火器、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等設(shè)施，確保檔案材料管理規(guī)范、保管安全、利用方便，向檔案管理現(xiàn)代化邁進(jìn)。

2.4 人員素質(zhì)是保障

優(yōu)秀的檔案工作人員要對(duì)本部門內(nèi)部的工作內(nèi)容、工作流程非常熟悉，要有整體觀念、大局觀念，同時(shí)積極搜集內(nèi)部需求并善于思考不斷提出系統(tǒng)的修改改進(jìn)意見(jiàn)，有步驟、有計(jì)劃的保障信息系統(tǒng)的安全實(shí)施和有效管理。學(xué)校需要積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并通過(guò)培養(yǎng)、引進(jìn)和人才流動(dòng)等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實(shí)力的檔案管理隊(duì)伍。學(xué)校還要積極支持現(xiàn)有的檔案管理人員參加國(guó)家和省、市級(jí)檔案部門舉辦的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，或者到附近兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，促使其業(yè)務(wù)能力得到提高。同時(shí)還要學(xué)習(xí)較高的管理能力。通過(guò)各種方式培訓(xùn)努力打造出一支責(zé)任心強(qiáng)、技術(shù)過(guò)硬，適應(yīng)信息化管理需要檔案管理人員隊(duì)伍。

［1］程曉英.高校人事資源檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與思考[J].檔案學(xué)研究，2010(3).

［2］周曉峰，白宏強(qiáng).高職院校檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)之淺見(jiàn)[J].科技信息，2009(21).

［3］韓小重.高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其對(duì)策[J].晉城職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(4).

［4］劉瑩.分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性[J].價(jià)值工程，2012(18).