蔣成禹

（襄陽(yáng)市教育考試院，湖北 襄陽(yáng) 441021）

當(dāng)前，企事業(yè)單位的工作分工越來(lái)越細(xì)，存放的資料不斷增多，存檔時(shí)間逐步延長(zhǎng)。黨群工作、行政管理、基本建設(shè)、會(huì)議紀(jì)要、大事記等類的檔案，都需要長(zhǎng)時(shí)間保存。而光盤由于其使用壽命較長(zhǎng)的特點(diǎn)，成了存放檔案資料首選。

1 光盤的作用和特點(diǎn)

1.1 作 用

光盤是利用激光原理進(jìn)行讀、寫的設(shè)備，是迅速發(fā)展的一種輔助存儲(chǔ)器；可以存放各種文字、聲音、圖形、圖像和動(dòng)畫(huà)等多媒體數(shù)字信息。由于光盤儲(chǔ)存密度高，可以儲(chǔ)存相當(dāng)于上萬(wàn)頁(yè)A4紙的文件。

1.2 特 點(diǎn)

使用壽命較長(zhǎng)：一般歸檔級(jí)光盤壽命可達(dá)50年以上，原因在于其非接觸式的讀寫決定了它一次寫入數(shù)據(jù)后讀取時(shí)對(duì)介質(zhì)幾乎是無(wú)損耗的。易于保管和存放：光盤記載檔案憑借其存儲(chǔ)介質(zhì)成本低、容量大、易攜帶、記錄可靠，其體積小，對(duì)環(huán)境要求不高，抗惡劣環(huán)境能力強(qiáng)，不易霉?fàn)€、蛀蟲(chóng)、鼠咬，即使在平常環(huán)境下也能長(zhǎng)時(shí)間保存。易于讀取和打印：光盤中的文件和資料，可以利用計(jì)算機(jī)能夠很方便地輸出，對(duì)一些檔案資料還可以進(jìn)行讀取后打印輸出。

2 光盤記載檔案的使用及標(biāo)識(shí)

在利用光盤記載檔案時(shí)，要進(jìn)行文件資料的分類和整理，根據(jù)儲(chǔ)存文件資料的大小、重要程度、保存時(shí)間，來(lái)選用可擦寫的光盤或其它光盤。光盤刻錄完成后要按照單位完成工作的先后和光盤形成的時(shí)間順序進(jìn)行編制分類記載。如：用dq表示黨群工作類；用XZ表示行政管理類，其余各類類似。為便于查找光盤中的資料，可以根據(jù)表1所示。

表1 光盤資料查找導(dǎo)向

3 光盤檔案的管理

企事業(yè)單位切實(shí)加強(qiáng)光盤檔案的管理，嚴(yán)格按照檔案的管理制度，加大管理力度。檔案管理人員要認(rèn)真抓好光盤檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)；同時(shí)，做好以下幾個(gè)方面的工作。

3.1 做好日常管理工作

一是注意光盤的取放。在提取光盤檔案時(shí)，要輕輕捏住它的兩邊，小心取出。使用完畢后，放回光盤檔案盒，要記住從光盤檔案盒中取出光盤的位置，以免光盤裝錯(cuò)位置。二是配齊配套檔案盒。根據(jù)本單位光盤檔案的數(shù)量，進(jìn)行配齊配套檔案盒。便于工作可應(yīng)備用一些空檔案盒。三在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)記。在光盤檔案盒上，標(biāo)記好檔案盒內(nèi)存放光盤的數(shù)量、記載檔案資料的內(nèi)容、刻錄人員、刻錄時(shí)間等，這樣便于分類儲(chǔ)存和管理。

3.2 保持盤面整潔

在每次取光盤時(shí)，不要觸摸光盤面、應(yīng)該拿著光盤的外邊緣，避免汗?jié)n、油漬和指紋落在光盤的信息區(qū)。不能用油性筆在光盤盤片上面直接寫上標(biāo)識(shí)，油性筆里面的油墨隨著時(shí)間的變遷，會(huì)慢慢滲透到盤片的染料層里面，導(dǎo)致光盤的永久性損壞；同時(shí)，不要在光盤上貼標(biāo)簽，光盤表面的異物會(huì)使光盤在高速旋轉(zhuǎn)時(shí)失去平衡。正確的做法是在光盤盒上對(duì)光盤進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

3.3 防止光盤的損傷

為要防止光盤的損傷，以免造成光盤的損壞，因此，要做好以下幾點(diǎn)。一是防暴曬。刻錄盤要存放在不透陽(yáng)光的檔案室里，如果在烈日下曝曬，會(huì)引起染料的變異而導(dǎo)致光盤的報(bào)廢。二是防潮濕?？啼洷P片要存放在干燥通風(fēng)的地方，避免潮濕的環(huán)境影響盤片燃料發(fā)生變化。光盤因受天氣、溫度的影響，表面有時(shí)會(huì)出現(xiàn)水氣凝結(jié)，使用前應(yīng)取干凈柔軟的棉布將光盤表面輕輕擦拭，以免造成光盤的損壞。三是防變形。在每次用完光盤后，要把光盤檔案盒放到光盤柜里，光盤放置時(shí)，要垂直擺放才不會(huì)變形，若出現(xiàn)光盤變形，可將其放在紙袋內(nèi)，紙袋上下各放玻璃板，在玻璃板上方壓5 kg的重物，36 h后可恢復(fù)光盤的平整度。四是防劃傷。光盤在臨時(shí)放置時(shí)不要隨意亂放，而要將光面朝上。在放回檔案盒時(shí)，應(yīng)檢查光盤和檔案盒內(nèi)是否沾有異物，以免有微小雜物劃傷光盤表面。一旦劃傷光盤表面，就可能會(huì)引起讀取錯(cuò)誤，甚至導(dǎo)致光盤完全毀壞。

3.4 光盤文件的保護(hù)

根據(jù)光盤檔案存放的條件和存放時(shí)間，防止儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)遭到外力和人為的破壞以及使用中的意外損傷等。還應(yīng)該做到：對(duì)于一般文件，除保存一份原始的可擦型光盤外，還應(yīng)在計(jì)算機(jī)的硬盤中存放檔案資料備份；對(duì)于重要文件，應(yīng)刻錄一份只讀型光盤作備份，并定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)重新刻錄，最好的辦法是制作原盤的副本提供利用。此外，要避免不良的機(jī)械作用（如壓力、扭力、沖擊、擦傷等）引起介質(zhì)結(jié)構(gòu)變化失效；采用具有防磁、防潮、防靜電等功能的儲(chǔ)存柜，以利長(zhǎng)期保存。

4 結(jié) 語(yǔ)

光盤記載檔案有利于企事業(yè)單位記載管理檔案，企事業(yè)檔案管理人員要按照光盤管理檔案的要求，抓好各項(xiàng)工作，切實(shí)利用好光盤儲(chǔ)存信息技術(shù)，更好地服務(wù)于企事業(yè)單位。