姚瓊

摘 要：網(wǎng)絡與移動技術應用于檔案管理和實踐中，促進檔案信息化、數(shù)字化與電子化，提升檔案信息的即時性與互動性，提高檔案的使用效率，更好地落實檔案為工作服務的理念。

關鍵詞：檔案信息化；校園網(wǎng)；電子檔案；移動檔案；檔案安全性

近年來隨著計算機網(wǎng)絡技術和移動信息技術的迅猛發(fā)展，使檔案工作面臨著許多新機遇、新問題，如何在當下做好檔案管理工作，對我校提出了新的挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)“辦人民滿意的學?！钡哪繕?，按照“整合資源，爭創(chuàng)一流”的精神，本著“開拓創(chuàng)新、與時俱進”的理念，檔案網(wǎng)絡信息化是順應形勢實現(xiàn)上述目標的有力手段。新的移動網(wǎng)絡技術與檔案工作的有機結(jié)合，將促進檔案工作的信息化歷程，并大大提高檔案工作的效率。

1 實現(xiàn)的目標

計算機技術日新月異，不同技術具備不同特性，只有將不同的技術與不同的應用相結(jié)合才能最大限度地提高檔案應用效率。信息網(wǎng)絡適用于可以公開、大數(shù)據(jù)量檔案信息的發(fā)布；移動APP適合小數(shù)據(jù)量信息交換，即時好，交換性強。但是它們面臨的同樣問題是數(shù)據(jù)安全性，因此重要、敏感性的檔案不適用于上述應用，必須通過檔案員進行物理隔離，確保安全性、保密性。

基于上述應用，我們進行以下安排：

檔案目錄、查詢預約采用移動APP應用。

公開的檔案資料通過校園網(wǎng)發(fā)布。

敏感性檔案通過紙質(zhì)文件查閱，適當可進行數(shù)據(jù)備份保存。

下述我們就各類應用按照已完成的及將來工作規(guī)劃作詳細介紹。

2 校園網(wǎng)檔案的介紹

在領導的支持下，學校在校園網(wǎng)上開辟了“檔案在線“ 欄目，下面對其特色進行介紹。

1、照片管理——MY CLOUD的應用。

在領導的支持下，學校購置了最新設備MY CLOUD，容量達4T，用于存放學校歷年照片。它的應用，大大改善了原有查詢的繁瑣與設備的局限，使用者只需在校園網(wǎng)終端設備上就能檢索到所需的照片資料，既方便了使用者，免去了來回奔波的繁瑣，也節(jié)省了檔案員的時間與精力。

2、優(yōu)秀教案、公開課影像資料的電子化借閱。

學校學科帶頭人、骨干教師等歷年優(yōu)秀教案、公開課影像資料，將其目錄掛于校園網(wǎng)上，方便借閱者檢索，對于確實需要借閱的，再與檔案員聯(lián)系，辦理借閱手續(xù)。

3、學校大事記、歷年榮譽，見證了學校發(fā)展的歷史。

將學校每年的大事記、歷年榮譽（包括集體的和師生個人的），結(jié)合校園新聞展現(xiàn)在校園網(wǎng)上，重要的并配以照片說明，形象的反映了學校的發(fā)展歷程。

4、常規(guī)檢查評審目錄的羅列。

每年各部門需要上交的常規(guī)檔案，以及教育行政部門的例行檢查，將這些目錄掛在校園網(wǎng)上，方便各部門收集本部門的材料。對其已上交的用不同顏色加以區(qū)別，輔助各部門了解收交情況。

5、檔案考核制度的落實。

將檔案考核制度落實在校園網(wǎng)上，對檔案的收繳情況、完成質(zhì)量及上交時限等進行考評匯總，既保證了每半年一次的檔案考核制度的按時有效實施，也避免了各部門對考評小組成員的意見分歧。

3 移動APP檔案內(nèi)容與功能設想

（一）檔案借閱模式的改變

1、 現(xiàn)有檔案借閱模式

現(xiàn)有檔案借閱模式為，借閱人先致電檔案室，看看檔案員是否有空接待，并將要借閱的檔案告知，隨后雙方約定時間，借閱人首先查閱紙質(zhì)檔案目錄，再由檔案員調(diào)出檔案，辦理借閱手續(xù)。這種模式存在幾個弊端：1、檔案員是否有空接待。2、需借閱的檔案是否已借出需另外查閱借閱登記簿。

2、 移動APP檔案內(nèi)容與功能設想

移動APP的應用，可以實現(xiàn)以下工作模式：借閱人首先在移動端查閱檔案目錄，確認檔案室存有自己所需的檔案，接下來在移動端填寫信息，預約來檔案室借閱的具體時間。

（二）檔案會議通知模式的改變

現(xiàn)有的檔案會議開會通知有幾種形式：1、當面通知。2、書面通知。3、電話通知。這些通知有個共同的弊端，沒有被通知人的反饋信息及自動提醒功能。改變原有的會議通知模式，將會議通知發(fā)送至與會人員移動APP，設置定時提醒功能和收到回復功能，以及最后對會議反饋信息的收集。既方便與會人員安排行程，也方便組織者統(tǒng)計與會人員人數(shù)和出席情況。

4 檔案信息化工作的建設

在我校計算機技術人員的努力工作下，檔案在線欄目加入到校園網(wǎng)，并配備一臺檔案服務器及時更新檔案相關信息、充實檔案電子資料。另外規(guī)劃通過租賃云服務，實現(xiàn)圖書館與檔案移動查詢、預約等服務，配備專業(yè)電腦與云進行數(shù)據(jù)更新、同步及數(shù)據(jù)備份。

5 安全性的構(gòu)建

信息建設提高了檔案工作效率，同時也帶來了數(shù)據(jù)安全性風險。為了提高信息安全，我校計算機技術人員一方面為檔案相關計算機安裝防病毒軟件，另外與云服務連接的計算機不與校園網(wǎng)進行物理連接。檔案員定期通過移動存儲設備對檔案計算機及云服務計算機進行數(shù)據(jù)備份。備份工作至關重要，制定相應的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統(tǒng)，加強病毒防護措施，保護電子檔案安全。

6 現(xiàn)狀、實施計劃和努力方向

自從檔案在線加入校園網(wǎng)后，瀏覽、電子信息交流與咨詢答疑人數(shù)不斷上升，大大提高了檔案資料的使用效率。學校將進一步加快移動網(wǎng)絡建設，使檔案工作發(fā)展成一個新穎的、全天侯、全覆蓋的服務。

在實踐中，我們體會到：

（一）爭取領導的重視與支持，是保證檔案信息化順利建設和正常運作的關鍵。

檔案信息化過程中遇到許多困難，尤其是“人、財、物”的問題比較突出。于是，我們積極爭取領導重視與支持：在硬件上配置了電腦；在人力上，配備了一位精通電腦，責任性強的網(wǎng)路技術人員。并添置了打印機、掃描儀、高分辨率數(shù)字照相機、網(wǎng)絡存儲等設備，保證了檔案信息化的正常運行。

（二）提高檔案管理人員信息能力與素質(zhì)

檔案信息化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質(zhì)要求更高。學校應該加強對檔案員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。

（三）以服務的理念從事檔案工作，才能取得更佳的效果。

本著全心全意為人民服務的態(tài)度，努力轉(zhuǎn)變工作作風，深入各科室了解檔案使用情況，匯總需求，真正實現(xiàn)檔案的服務功能。

（四）建立長效管理機制，有利于檔案信息化的規(guī)范和恒久運作。

投入建設檔案信息化雖然十分不易，然而使其規(guī)范和恒久運作則更難。為此，我們建立了針對現(xiàn)有電子檔案管理的暫行辦法，明確了檔案電子信息管理員及其工作職責，定期進行數(shù)據(jù)備份、強化維護、密切與校計算機管理員協(xié)作做好相關電子設施的保養(yǎng)和安全保密措施更新等工作。直至目前，尚未發(fā)生過任何事故，且運行正常。

檔案信息化投入應用至今，我校已經(jīng)嘗到了許多甜頭，而且越發(fā)覺得它已成為我們學習、工作不可或缺的一部分。

今后，我們將重點做好以下工作：

1、修訂《檔案信息化工作暫行管理流程》，確保檔案信息化的工作更加規(guī)范有序。

2、優(yōu)化網(wǎng)頁設置，使檔案網(wǎng)頁結(jié)構(gòu)合理、主題鮮明、瀏覽方便。

3、不斷完善網(wǎng)頁功能，定期更新和豐富網(wǎng)上內(nèi)容，并結(jié)合檔案電子信箱，加強交流與溝通。

4、配合校領導完成檔案移動網(wǎng)絡建設，使檔案工作更加便利、有效，方便使用。

5、及時傳遞檔案工作的信息、經(jīng)驗和動態(tài)情況，努力把檔案信息化建設成為“群眾滿意、部門滿意、領導滿意”的新的工作陣地。

參考文獻

[1]薛四新，《檔案館信息化與檔案管理變革》，機械工業(yè)出版社，2008年9月

[2]林蘇，黃愛華 《檔案與信息管理》，中山大學出版社，2012年8月

[3]吳建華，曾娜，《檔案網(wǎng)站信息資源組織研究》，科學出版社，2013年9月