王曉霞　薛生瑞　高翠珍　薛錦明　張聰聰

摘 要：離石臺(tái)地震科技檔案是研究山西中部地區(qū)地震活動(dòng)性的依據(jù)。本文主要闡述目前地震科技檔案存在的問題，并對(duì)科技檔案管理中存在的問題及做好科技檔案管理工作應(yīng)采取的有效措施進(jìn)行了概括。

關(guān)鍵詞：地震檔案；新形勢；發(fā)展

離石中心地震臺(tái)在山西省地震局綜合檔案室檔案人員的監(jiān)督和指導(dǎo)下，嚴(yán)格按照地震臺(tái)站觀測手段歸檔范圍要求，已對(duì)記載以來所有的科技檔案材料進(jìn)行集中收集、整理、立卷、歸檔，并將案卷?xiàng)l目錄入數(shù)據(jù)庫，便于檢索和提供利用使我臺(tái)檔案管理工作步入了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的運(yùn)行軌道，各類檔案的管理、使用工作取得了一定成效。所以在新形勢下，檔案管理工作如何在攻克地震預(yù)報(bào)中更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，如何把臺(tái)站寶貴的第一手資料提供給地震科研人員，是當(dāng)前需要深入思考的重要問題。

1 地震科技檔案的概念及重要性

1.1 地震科技檔案的概念

地震科技檔案是從事地震科研、地震監(jiān)測預(yù)報(bào)、地震應(yīng)急與救援、震害防御等有關(guān)的基礎(chǔ)理論和應(yīng)用研究、地震觀測儀器研制和基本建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、磁盤（帶）、光盤、錄像帶、影片、照片等科技文件材料。我們?cè)趶氖碌卣鹂萍紮n案管理工作的實(shí)踐中，充分認(rèn)識(shí)到地震科技檔案是防震減災(zāi)工作中不可缺少的組成部分。我臺(tái)檔案室現(xiàn)存的地震科技檔案140余卷，主要包括測震學(xué)科10卷、形變學(xué)科103卷、臺(tái)站遷建資料20卷等。

1.2 地震科技檔案在防震減災(zāi)工作中的重要性

離石中心地震臺(tái)是山西中西部唯一省局直屬臺(tái)站，擔(dān)負(fù)著監(jiān)視山西中西部地震活動(dòng)情況的任務(wù)，可為地震科研、分析預(yù)報(bào)提供科學(xué)準(zhǔn)確的原始資料。比如：我臺(tái)利用水平擺觀測資料曾對(duì)1991年3月26日大同-陽高5.8級(jí)地震、1999年11月1日大同-陽高5.6級(jí)地震、2002年9月3日山西太原5.0級(jí)地震在震前做過初步判斷。這些歷史檔案不僅為當(dāng)今研究分析該地域內(nèi)的地震危險(xiǎn)性有重要的借鑒作用，而且也為地震學(xué)的發(fā)展提供了寶貴的第一手資料。

2.目前存在的問題

檔案工作就是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，通過對(duì)該臺(tái)1972年建臺(tái)以來所有資料規(guī)范化整理，發(fā)現(xiàn)存在如下問題：

2.1 模擬儀器的圖紙檔案不易保存

地震監(jiān)測儀器在“十五”數(shù)字化改造之前，所有產(chǎn)出數(shù)據(jù)、手薄、圖紙、相紙以及重要報(bào)告均為手稿，且原始資料大多為鉛筆書寫容易褪色或模糊，科技檔案的保存期限又較長，很多為永久性保存，紙張破損、低劣、油印稿本字跡不清，相紙變質(zhì)發(fā)黃已不清晰。

2.2 科技檔案原始資料歸檔不全、利用率不高

目前臺(tái)站檔案普遍存在材料收集不齊全的問題，具體表現(xiàn)在：歸檔標(biāo)準(zhǔn)不健全；檔案管理（登記、借閱、利用等）相關(guān)制度未建立或建立不全；電子文件、聲像檔案嚴(yán)重缺乏等。還有部分單位為了使用方便，將集中統(tǒng)一歸檔保管的檔案資料分散在個(gè)人手中，或者利用者在借閱檔案后沒有及時(shí)歸還，將檔案隨處亂放，造成檔案頁面損毀、甚至丟失。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，科研人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)

立卷歸檔及時(shí)與否、質(zhì)量的優(yōu)劣取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)、重視程度。但由于檔案不能給單位產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，有些領(lǐng)導(dǎo)就淡薄檔案管理意識(shí)，只注重專業(yè)人員的配備，忽略了對(duì)科技檔案人員的培訓(xùn)。而在基層幾乎沒有專職的檔案管理人員，科技檔案人員多是身兼數(shù)職，大多所學(xué)的專業(yè)與檔案管理專業(yè)毫無關(guān)系，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，單位也未建立有效的管理和激勵(lì)機(jī)制，這就造成檔案人員對(duì)科技檔案的重要性、檔案管理要求以及科技檔案資料的收集、整理等業(yè)務(wù)知識(shí)的欠缺，從而使得檔案員缺乏責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，不能及時(shí)對(duì)本單位所產(chǎn)生的科技檔案進(jìn)行整理和歸檔，只是把檔案資料簡單的保管好，使得臺(tái)站的檔案管理工作存在嚴(yán)重缺陷。

3 提高科技檔案管理的有效措施

3.1 圖紙資料的保管方法

地震圖紙是珍貴的科技檔案原始資料，選擇正確的保管方法，具有很高的現(xiàn)實(shí)意義。經(jīng)過多方的查閱考證，折疊保管圖紙是一種比較好的方式。圖紙以其紙質(zhì)的特殊性，圖幅大小不一區(qū)別于別的紙質(zhì)檔案，其實(shí)各大單位的圖紙檔案都是折疊且用文件袋包裝的，分別豎向放置，以便于隨時(shí)抽取看圖，圖紙也不易損壞，利于圖紙的保存，利于圖紙的調(diào)用。目前先進(jìn)的檔案管理方法是：將圖紙逐一掃描為電子版，并按照編碼要求存入計(jì)算機(jī)內(nèi)，使用查詢調(diào)用軟件，方便隨時(shí)遠(yuǎn)程調(diào)用和套用。因此檔案管理人員應(yīng)積極采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)將圖紙檔案完整保存，確保其有效利用和安全保管。

3.2 數(shù)字化管理與紙質(zhì)歸檔管理并重

隨著電子技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代科技檔案的管理工作正從兩個(gè)方面發(fā)生質(zhì)變：一是管理機(jī)制正在向紙質(zhì)文件與電子文件并行管理的新機(jī)制轉(zhuǎn)變；二是管理手段正在向具有現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的水平轉(zhuǎn)變。特別是“九五”、“十五”數(shù)字化儀器改造完后，從過去只有紙質(zhì)文件變?yōu)楝F(xiàn)在出現(xiàn)的電子文件，增加了磁盤、光盤等載體，這就提醒我們要重視數(shù)據(jù)的經(jīng)常性備份，如服務(wù)器、光盤刻錄等。雖然數(shù)字化存儲(chǔ)方式豐富了歸檔記錄的手段，但仍然亦存在一定的不確定性。如突發(fā)的電磁干擾易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、損壞，網(wǎng)絡(luò)黑客與病毒的攻擊易產(chǎn)生數(shù)據(jù)的安全性隱患。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔的必要性與重要性不容忽視。結(jié)合傳統(tǒng)方法，對(duì)于長期、永久性科技文件進(jìn)行紙質(zhì)歸檔，對(duì)于高保密性文件進(jìn)行紙質(zhì)歸檔，這將有效彌補(bǔ)上述數(shù)字化方法的不足，保證歸檔文件的完整性與安全性。

3.3 提高檔案意識(shí)、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、重視檔案宣傳

面對(duì)目前臺(tái)站檔案管理陳舊和科技檔案管理人員水平參差不齊的狀況，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要更新觀念，積極主動(dòng)，把科技檔案管理工作擺在重要的位置，采取有效措施調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，相關(guān)部門應(yīng)積極組織檔案員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。在培訓(xùn)課程安排上要將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，創(chuàng)造有利的時(shí)機(jī)，加強(qiáng)檔案工作者之間的學(xué)習(xí)交流，建立一支高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代科技檔案管理的新型檔案工作人員隊(duì)伍，使科技檔案管理工作逐步走向法制化、規(guī)范化、制度化的軌道。

4 總結(jié)

總之，檔案是歷史的記載，同樣地震科技檔案可以使科研人員更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來，也是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。但是，為了更好地開發(fā)利用地震檔案信息資源，我們必須在檔案的“收、管、用”上下功夫，比如完善科技檔案管理辦法和制度、明確電子文件的歸檔范圍及歸檔原則、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作、重視檔案宣傳工作提高科研人員的歸檔意識(shí)，等等。這樣就可以確保檔案資料的完整和及時(shí)歸檔，才能讓科技檔案在地震事業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值和作用，為防震減災(zāi)事業(yè)提供更加有力的知識(shí)支撐。

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