鄭東

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們?cè)谌粘５墓ぷ?、學(xué)習(xí)和生活中不可缺少的重要工具。計(jì)算機(jī)不僅作為承載一切知識(shí)的重要載體，它更能應(yīng)用于各類檔案的存儲(chǔ)、檢索、查閱、利用等?？梢哉f計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理的應(yīng)用之中，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用已是當(dāng)務(wù)之急，是新時(shí)期的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都依賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛快進(jìn)步。在當(dāng)今社會(huì)，檔案的信息載體日益多樣化，檔案的利用越來(lái)越頻繁，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理在新形勢(shì)下的需要，因此把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中顯得非常重要，它為現(xiàn)代化檔案管理提供了極大的優(yōu)勢(shì)和廣闊的前景，使檔案管理更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，促使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用，推動(dòng)了我國(guó)各類檔案管的發(fā)展，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、傳遞、利用以及反饋和保護(hù)等，其特點(diǎn)是：信息存儲(chǔ)密度大，運(yùn)行速度快，安全技術(shù)質(zhì)量高等。徹底傳統(tǒng)的檔案管理模式在管理內(nèi)容、對(duì)象、結(jié)構(gòu)及服務(wù)方式上發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的手工檢索不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，而且工作效率低，準(zhǔn)確性也低，檔案被長(zhǎng)期查閱、利用及傳遞容易磨損，丟失，不利于對(duì)重要檔案的保護(hù)。所以將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)滲透到檔案管理工作中是知識(shí)信息社會(huì)的需要，同時(shí)也對(duì)檔案管理部門的傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)，它打破了檔案工作者的傳統(tǒng)觀念，對(duì)檔案專業(yè)人員的管理水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，為推動(dòng)我國(guó)檔案信息資源建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的程序化數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化通過編寫程序后的計(jì)算機(jī)可以執(zhí)行程序來(lái)保證各種載體檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理過程的自動(dòng)化。如在查找某個(gè)信息時(shí)，只要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檢索詞，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以自動(dòng)識(shí)別并搜索出一系列與之相關(guān)的信息，提高了信息檢索的速度，也保證了信息檢索的質(zhì)量。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的技術(shù)支持，促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，滿足了用戶對(duì)各種檔案信息快速查找的需要。

計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備的先進(jìn)性和優(yōu)越性加快了檔案信息數(shù)字化的快速發(fā)展在新型存儲(chǔ)設(shè)備方面，光盤技術(shù)進(jìn)入了廣泛的應(yīng)用領(lǐng)域，可以適用于所有的檔案信息存儲(chǔ)功能。比如文字、聲音、圖片、影像等。光盤作為一種移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，雖然體積小，但是可以實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)，每隔3年拷貝一次，可以延續(xù)保存下去，并且光盤的運(yùn)行壽命長(zhǎng)，光盤對(duì)環(huán)境要求不高，便于攜帶與利用?，F(xiàn)代化的檔案管理實(shí)踐表明，應(yīng)用光盤技術(shù)可以將所有格式的檔案信息保存在相應(yīng)目錄之下，方便檢索、利用與傳遞，不僅節(jié)省了大量的時(shí)間和空間，用戶調(diào)閱時(shí)也減少了磨損和丟失檔案信息的現(xiàn)象。一方面保證了檔案管理的效率，用戶查找信息方便快捷，準(zhǔn)確可靠，而且不易漏掉與之有關(guān)的檔案信息，具有較高的查全率和查準(zhǔn)率。另一方面凡是涉及大量的國(guó)家機(jī)密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，保證了檔案信息的安全性。檔案信息的安全性包括兩個(gè)方面：一是檔案信息本身的機(jī)密性，就是要求檔案工作人員在公文處理活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密制度，確保公文處理活動(dòng)涉及的黨和國(guó)家的秘密不被泄露。二是檔案物質(zhì)載體的安全性，就是要全力保護(hù)好國(guó)家檔案，注意防止和消除人為造成的不安全因素，使檔案不受損壞，要最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。隨著信息技術(shù)的廣泛普及，在注意采用傳統(tǒng)方法和手段確保檔案內(nèi)容安全的同時(shí)，還要注意采取技術(shù)防范，加強(qiáng)對(duì)制作和保存重要檔案設(shè)備設(shè)施的檢查、管理和維護(hù)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行反饋處理。

縮微技術(shù)的推廣與普及，在檔案信息的存儲(chǔ)、保管、利用、傳遞和交流等工作環(huán)節(jié)中具有不可替代的作用，它非常適合我國(guó)檔案管理規(guī)律和特點(diǎn)的新技術(shù)，它是由數(shù)碼相機(jī)一次性拍攝成像，以鏡頭光學(xué)成像為主體，從而獲得高倍縮小的檔案資料原件影像信息，它體積小，容量大安全保密，不易丟失，便于保管利用，還可以反復(fù)拷貝復(fù)制，不會(huì)被丟失和人為更改，客觀地反映了檔案資料和實(shí)物的歷史原貌，縮微制品具有準(zhǔn)確性和可靠性的特點(diǎn)，有憑證參考作用，在國(guó)際上有較強(qiáng)的法律效力。近年來(lái)出現(xiàn)的電子縮微技術(shù)是通過掃描器掃描的方法實(shí)現(xiàn)了模擬式的縮微影像與數(shù)字化電子影像的相互轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)了縮微檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸。利用縮微技術(shù)搶救我國(guó)珍貴檔案是保護(hù)我國(guó)檔案信息的重要措施。今后傳統(tǒng)的縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)及其輔助設(shè)備和通訊技術(shù)已是一種發(fā)展縮微技術(shù)的必然趨勢(shì)，并在以后的檔案管理實(shí)踐中發(fā)揮著非常重要的作用。

檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔管理。主要任務(wù)是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)已有各種館（室）藏檔案信息數(shù)字化，并收集和接收各種形式的電子文件，最后轉(zhuǎn)換成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，再進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息管理和檔案利用工作。但是檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)首要的要求是利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理好檔案的組織結(jié)構(gòu)和內(nèi)容信息，以方便用戶的查詢與利用，所以檔案信息管理和目錄管理，即全文管理和目錄組織，是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的核心功能。要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)功能齊全、性能良好的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，首要的問題是將檔案目錄數(shù)字化，檔案信息數(shù)字化是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案館（室）的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行收集、整理，然后將這些檔案信息進(jìn)行采集加工，存儲(chǔ)在編寫好程序的計(jì)算機(jī)中，這樣能夠更好的方便檔案用戶進(jìn)行信息查閱、利用和傳遞，它是采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)原有非數(shù)字化目錄進(jìn)行加工、錄入，然后再轉(zhuǎn)換為一定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息可共享的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過程。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)，它能從根本上提高檔案的利用效率和質(zhì)量。通過對(duì)館（室）藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化，全面建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢與利用。當(dāng)前，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性也是一個(gè)不可忽視的重要問題，其數(shù)據(jù)庫(kù)信息的泄露將會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果。

要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的平穩(wěn)性和安全性是個(gè)難題，要大力投入人力、物力和財(cái)力去著力解決，防止人為故意破壞，防止計(jì)算機(jī)病毒和黑客的入侵等，進(jìn)一步完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的技術(shù)含量，以適應(yīng)檔案信息資源建設(shè)的需要。

3 計(jì)算機(jī)輔助檔案信息管理的現(xiàn)狀

努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的推廣應(yīng)用，是當(dāng)前各級(jí)各類檔案館的主要任務(wù)和目標(biāo)，認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理實(shí)踐中的意義和價(jià)值，重視計(jì)算機(jī)及其相關(guān)配套設(shè)備設(shè)施的投入，先進(jìn)的管理設(shè)備是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的重要保證。信息社會(huì)給檔案工作人員提出了更高的要求，培養(yǎng)造就一批現(xiàn)代化的復(fù)合型檔案管理人才刻不容緩，檔案管理人員除了要掌握好現(xiàn)代管理知識(shí)及相關(guān)學(xué)科知識(shí)等以外，還應(yīng)該掌握檔案實(shí)體管理和信息開發(fā)利用、檔案保管和保護(hù)、檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)國(guó)外檔案管理的一些新技術(shù)和新理念，融會(huì)貫通，為我國(guó)的檔案事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為我國(guó)的檔案信息資源開發(fā)注入了無(wú)限活力，也為檔案事業(yè)的數(shù)字化建設(shè)開辟了廣闊的前景。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，檔案信息可以不受地域的限制，檔案部門和用戶隨時(shí)隨地可以在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)資源共享，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)促進(jìn)了檔案管理方式的改變，也促進(jìn)了知識(shí)信息在結(jié)構(gòu)和形式上的改變，相信未來(lái)的信息時(shí)代會(huì)更加美好。