馬明榮

(江蘇連云港市勞動就業(yè)管理處,江蘇連云港 222006)

淺析加快檔案信息自動化

馬明榮

(江蘇連云港市勞動就業(yè)管理處,江蘇連云港 222006)

目前,檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。

自動化 管理體系

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化,是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國檔案部門應(yīng)用電子計算機可追溯到70年代,但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè),初步建成了文書檔案處理系統(tǒng),使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進,其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高?！熬盼濉币?guī)劃之“金信工程”,為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

1 檔案信息自動化的現(xiàn)狀

(1)檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。

(2)在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

(3)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強,系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng),無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案信息工作電子化。

(4)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

2 集中化管理體系

(1)息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進技術(shù),使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一,技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展,再進行每一項具體的決策。

(2)集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針,其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作,這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制,同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),硬軟件的選用,上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中,實行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費。

(3)重視人才管理推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃組織進修,掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律,以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

(4)創(chuàng)新工作思維,提高檔案利用率。利用計算機技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備,將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息,通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息,組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲,然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù),從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。檔案管理工作者要努力練好基本功,熟悉業(yè)務(wù),當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度,配置適宜檔案保存的設(shè)施,利用先進技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段,按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案,防止檔案的破損、腿色、霉變和散失,確保檔案的完整和安全,并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策,嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度,為和諧社會建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。檔案管理工作者要認(rèn)識到干部檔案的重要性,認(rèn)識到做好干部檔案的重大意義,這樣才能真正的做好檔案管理工作。

3 結(jié)語

當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結(jié)合的階段,如何把繁重的任務(wù)和推進現(xiàn)代化進程結(jié)合起來,正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此,要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化,行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究,組織專家論證,從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析,集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作,討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針,協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作,審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預(yù)算及重大立項和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證,應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組,這為提高行政決策水平建立了制度保證。