王 晶

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽 712046）

高校檔案信息化應(yīng)用研究

王 晶

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽 712046）

高等學(xué)校檔案管理是高校管理的重要組成部分，也是高等院校開展“數(shù)字化校園”的重要組成部分。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的時代，高等院校檔案信息化的建設(shè)，對促進(jìn)高等院校的創(chuàng)新改革具有十分重要的意義，本文通過對高校檔案信息化的內(nèi)涵認(rèn)識，分析高校檔案檔案管理信息化的現(xiàn)狀，探索如何更好地構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)。

高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

1　高校檔案信息化的內(nèi)涵和作用

高校檔案信息化，指的是在檔案管理活動中充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等信息技術(shù)手段，對檔案信息資源進(jìn)行處理、分析、管理和檔案的利用服務(wù)。簡言之，檔案信息化就是從傳統(tǒng)以紙質(zhì)等實(shí)體檔案保管為主檔案管理模式向信息化管理為主轉(zhuǎn)變。

高校檔案信息化，是對高校傳統(tǒng)的檔案管理工作的創(chuàng)新和變革，在很大程度上，促進(jìn)了高校檔案管理水平的提升。傳統(tǒng)的檔案管理工作是一項(xiàng)耗時長、影響廣泛的工程，從檔案的收集、整理、裝訂到保存，涉及人員眾多，信息容易出現(xiàn)錯誤，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率，降低檔案管理工作的質(zhì)量，增加檔案管理工作的難度。高校檔案信息化的開展，有利于提高高校檔案工作的效率，通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的采集、整理、歸類和保存，提高了檔案管理的自動化程度，同時對于高校人才資源的科學(xué)調(diào)配，具有重要意義。

檔案的信息化管理就是用科學(xué)的思想、組織方法和先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案信息工作進(jìn)行有效管理，以取得最佳的工作效率和社會效益。實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理也可以解決傳統(tǒng)檔案管理中難以解決的問題，比如可以自動控制檔案庫房的溫度、濕度；防止檔案受到蟲、霉的侵害；減緩檔案材料的老化，改善檔案的保管條件，利于檔案保管，實(shí)現(xiàn)自動傳輸檔案信息，自動檢索檔案以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化共享，提高檔案的利用效率。

2　高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題

在高校檔案信息化建設(shè)中，還存在一些問題。如何解決這些問題，提高檔案信息化水平，是高校檔案管理工作者需要思考的問題。只有找到解決這些問題的方法，才能更好地提升高校檔案信息化水平。

2.1思想認(rèn)識不到位

傳統(tǒng)封閉的工作管理模式在檔案工作人員的頭腦中根深蒂固，使得部分高校檔案部門工作人員缺乏時代感和歷史緊迫感，安于現(xiàn)狀、思想守舊，在工作中得過且過，缺乏開拓創(chuàng)新的干勁，對檔案信息化的重要性認(rèn)識不夠，缺乏對檔案信息化建設(shè)必要性的重視，由此可見，觀念落后是導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展遲緩的主要原因。

2.2管理機(jī)制不協(xié)調(diào)，缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度

目前，對大多數(shù)高校而言，受管理和運(yùn)行體制的影響，高校各部門的檔案管理工作各自為政、自成系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃、構(gòu)建、管理學(xué)校的檔案信息化工作。有的學(xué)校沒有把檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校的“十二五發(fā)展規(guī)劃”中，在政策、資金、技術(shù)上缺乏強(qiáng)有力的支持。

高校的檔案信息化往往都是各自為政，但檔案信息化建設(shè)不能僅局限于某一高校，應(yīng)涵蓋全國各個高校。由于高校的信息化建設(shè)缺乏國家級統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，所以高校信息化工程在檔案管理這方面難以實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案利用率提升難度大。

2.3技術(shù)問題制約檔案信息化發(fā)展，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提高

當(dāng)前很多高校把大量的資金、人力、技術(shù)以及設(shè)備投入到學(xué)校的教學(xué)科研信息化建設(shè)中，對檔案信息化建設(shè)不夠重視，難以滿足符合檔案信息化要求的軟硬件設(shè)備需求，有些高校的檔案管理系統(tǒng)和檔案電子化信息存儲僅在一臺普通的計(jì)算機(jī)上安裝，給檔案信息化建設(shè)帶來很多問題。

3　構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)的措施

當(dāng)前，各大高校必須要做的工作是統(tǒng)籌學(xué)校各類資源，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。

3.1保障基礎(chǔ)工作建設(shè)

首先，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的“十二五”規(guī)劃中，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、大型的存儲設(shè)備以及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，最重要的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和檔案資源共享的基礎(chǔ)條件。在此基礎(chǔ)上，要搭建好軟件運(yùn)行環(huán)境，為高校檔案信息化建設(shè)做好基礎(chǔ)保障工作。

3.2豐富檔案信息資源建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是檔案信息資源建設(shè)，主要內(nèi)容包括檔案館藏資源的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案資源建設(shè)。首先，建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫就是對檔案進(jìn)行主題詞、關(guān)鍵字、文號、類別以及時間等標(biāo)引項(xiàng)的輸入，方便利用者通過計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、快捷的找到所需檔案。其次，檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)。檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)最重要也是最繁重的工作，包括文本內(nèi)容的輸入、圖形圖表或照片的掃描、音像和影像資料的模數(shù)轉(zhuǎn)換、實(shí)物檔案的拍攝以及光盤刻錄等。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.3推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

使用標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，制定一套規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先，建立一套全校統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立一套完整的、規(guī)范的檔案管理制度，比如檔案管理安全保密運(yùn)行制度、檔案利用制度以及無紙化檔案管理制度等。

3.4加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)建設(shè)

檔案工作者在檔案信息化建設(shè)中起到非常重要的作用，是檔案信息資源和檔案利用者之間的橋梁和紐帶。檔案信息化建設(shè)不僅要求檔案工作者有牢固的專業(yè)基礎(chǔ)知識，還要求掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)。在人才結(jié)構(gòu)方面，不僅要注重引進(jìn)既具有計(jì)算機(jī)知識又掌握檔案管理的復(fù)合型人才，改善人才結(jié)構(gòu)，還要注重加強(qiáng)現(xiàn)任工作人員的培訓(xùn)，以加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

高校檔案信息化建設(shè)面臨著很多挑戰(zhàn)和困難，要充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的作用和意義。檔案信息化必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，只有積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，各大高校才能獲得長足發(fā)展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.159

G647；G270.7

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