韓春紅

（濟南職業(yè)學院，濟南 250014）

高校干部人事檔案管理研究

韓春紅

（濟南職業(yè)學院，濟南 250014）

干部人事檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，檔案信息管理水平的提高是做好高校各項工作的必備條件。堅持規(guī)范化、標準化、信息化管理是干部人事檔案走向一級管理水平的必由之路。

高校干部；人事檔案；目標管理；信息審核

本文以濟南職業(yè)學院（以下簡稱我院）為研究對象，2005年學院正式成立后，院黨委結(jié)合干部任用和人員整合，組織集中對干部人事檔案進行審核，自查整改中發(fā)現(xiàn)了不少問題：各校管理基礎(chǔ)不同、標準不一、情況復雜，存在不少檔案材料未整理成冊現(xiàn)象；材料收集不到位或檔案材料缺失、手續(xù)不完備情況較多；有些檔案出現(xiàn)把關(guān)不嚴、難辨真?zhèn)蔚牟牧?，年齡、工齡等信息前后記載不一致、個別檔案存在涂改造假問題。我院在創(chuàng)建干部人事檔案目標管理一級單位目標驅(qū)動下，基于以上問題，從組織領(lǐng)導、制度建設(shè)與隊伍建設(shè)以及檔案材料的收集整理、保管保護與利用方面著手，分步驟、科學性、規(guī)范化地予以實施。

1　組織領(lǐng)導，制度建設(shè)和隊伍建設(shè)齊頭并進

1.1組織領(lǐng)導

我院專門成立了干部人事檔案工作領(lǐng)導小組，由黨委副書記親自掛帥負責，組織人事處處長任副組長。確立了目標后，及時組織學習，通過學習，一方面提高了對此項工作的重要性和必要性的認識，增強了干好工作的責任感和使命感；另一方面進一步明確了檔案審核整理的范圍、內(nèi)容和方式方法。同時，在整個審核達標工作中，嚴格遵守保密制度，嚴肅工作記錄，嚴禁涂改、抽取檔案材料，確保干部人事檔案達標工作質(zhì)量。

1.2制度建設(shè)和隊伍建設(shè)

在認真組織好審核整理的同時，我院嚴格按照中組部《干部檔案工作條例》和有關(guān)文件規(guī)定，建立健全檔案規(guī)章制度，并打印上墻。同時建立了《干部人事檔案文件匯編》《收集散材料登記簿》等工作記錄，使檔案工作的每個步驟、環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。選配好檔案管理人員是提高干部人事檔案管理水平的關(guān)鍵，按照《干部檔案工作條例》的要求，我院配備專職檔案管理人員一名，具體組織達標升級和檔案日常管理工作。

2　檔案材料的收集整理，保管保護與信息利用上臺階

2.1檔案材料的收集與整理

針對合校給我院干部人事檔案管理帶來的新情況、新問題，我院在檔案審核整理上狠下功夫，取得了顯著成效。在檔案整理中按照上級對檔案工作檢查驗收和干部人事檔案工作目標管理的要求，以“材料齊全完整，信息真實準確，整理符合標準”為目標開展工作。

2.2檔案保管保護與利用

我院自建校以來投入大量資金，設(shè)立了人事檔案專用庫房、閱檔室以及檔案人員工作室，做到三室分開。整修庫房、購置檔案櫥柜及器具。落實六防各項措施，做到安全保護。同時干部人事檔案為學院調(diào)整領(lǐng)導班子、選拔任用干部、職稱晉升及工資調(diào)整等工作提供了及時準確的信息服務(wù)。

2.3檔案工作信息化建設(shè)

我院在達標升級的同時，加強了檔案信息化建設(shè)，建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，做到更新及時、常態(tài)維護，提高了干部人事檔案的利用率和使用價值。通過持之以恒的努力，各項工作達到了干部人事檔案硬件建設(shè)和規(guī)范管理的各項指標要求，我院被中組部授予干部人事檔案“目標管理一級單位”。

3　與時俱進，追求卓越

3.1三個創(chuàng)新

3.1.1創(chuàng)新管理思路

創(chuàng)新管理思路，由被動管理向事前介入轉(zhuǎn)變。如在干部任用工作中，一要通過加強教育引導，組織干部學習新頒布的《黨政領(lǐng)導干部選拔任用工作條例》，提高對干部選拔任用和干部人事檔案工作的認識，讓干部清楚“三齡二歷”不清、檔案材料作假的危害，為收集高質(zhì)量檔案材料奠定基礎(chǔ)。二要實現(xiàn)干部任前審核，在提拔之前核查落實干部信息，并反饋由本人確認，為順利開展干部選拔任用工作創(chuàng)造條件。三要關(guān)注組織人事工作的動向，提早了解和掌握材料形成規(guī)律，把握收集歸檔工作的主動權(quán)，變被動收集為主動收集。四要建立收集工作體系，把形成人事檔案材料的單位和組織貫穿于一個工作體系，建立責任人制度。這樣，不漏掉任何一項工作形成的檔案材料，保證人事檔案材料及時完整地收集歸檔，實現(xiàn)檔案信息動態(tài)化管理。確保各類檔案材料從本人填寫初期、選拔任用過程到最終審批入檔，一直都在管理視線之內(nèi)。

3.1.2創(chuàng)新管理模式

把傳統(tǒng)的姓氏拼音編號法改變?yōu)樾彰P形編號法，利用便利，快捷高效。干部人事檔案的編號有多種方法，以前我院采用姓氏拼音編號法。由于我院管理的檔案數(shù)目多，查找檔案的手續(xù)較繁，首先要先按照拼音編號，再按照聲母和韻母的順序排序，然后再通過索引查找，遇到集中收集的數(shù)千件材料歸檔時，工作量大，耗時多。筆形編號法，雖然需要學習筆形編號的方法，但對管理檔案來說是一種省時、簡化、易操作的管理模式，可準確確定檔案的具體位置，手續(xù)簡便，減少檢索時間，提高利用效率。

3.1.3創(chuàng)新管理機制

為加強編外人員的檔案管理，我院采取多種舉措，以方便利用檔案信息，便于檔案管理。人事檔案是動態(tài)的，隨著代理人員社會活動和人生經(jīng)歷的不斷豐富，檔案內(nèi)容也需要及時補充更新。我院與代管單位建立了人事檔案信息溝通聯(lián)系制度、材料收集轉(zhuǎn)遞制度、檔案核對登記制度以及開發(fā)利用制度等，保證檔案全面、真實、準確地反映代理人員的現(xiàn)實情況，提升檔案的利用質(zhì)量，并加強檔案信息化管理，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

3.2三個亮點特色

第一，形成創(chuàng)新模式：實現(xiàn)管理思路創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新和管理機制創(chuàng)新。第二，創(chuàng)新成果顯著：取得完成專項工作全市第一、人事檔案覆蓋面全市高校第一和整檔冊數(shù)全市教育系統(tǒng)第一的好成績。第三，取得新技術(shù)應用成效：改進了目錄軟件程序，經(jīng)長期使用安全無病毒，自動調(diào)整頁邊距，雙面打印方便快捷，在檔案管理信息化方面走在了全市同行的前列。

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