陳董來

（深圳市光明新區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，廣東 深圳 518107）

優(yōu)化社區(qū)檔案管理的路徑探析

陳董來

（深圳市光明新區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，廣東 深圳 518107）

城市在進行社區(qū)建設的時候必然會有一份專用的社區(qū)檔案，這份檔案在社區(qū)的未來發(fā)展中有著不可限量的作用。為規(guī)范社區(qū)管理，完善社區(qū)的各項服務功能，促進社區(qū)發(fā)展，要保存并合理使用社區(qū)檔案。本文從社區(qū)檔案管理入手，著重分析社區(qū)檔案面臨的困難以及加強社區(qū)檔案管理的重要性。

社區(qū)檔案；管理；優(yōu)化路徑

社區(qū)的建設發(fā)展以及管理情況都被完整真實地記錄在社區(qū)檔案中，這份檔案是社區(qū)開展各項工作的基本綱領。在當今社會，開展社區(qū)檔案工作，規(guī)范社區(qū)檔案管理，為社區(qū)發(fā)展以及城市建設貢獻一份力量，是社區(qū)檔案必須承擔的責任。

1　社區(qū)檔案管理面臨的困難

1.1對社區(qū)檔案管理的認識不足

盡管社區(qū)管理者一直強調社區(qū)檔案的重要性，但在真正實行時卻往往將其放在次要位置，甚至完全不要。而由于編制體制的原因，社區(qū)檔案大多直接由社區(qū)上級單位的辦公部門管理。很多社區(qū)根本不存在專門的檔案管理機構，有些甚至連獨立的檔案室、檔案柜都沒有。這種態(tài)度上的不端正以及編制上的不完善，對社區(qū)的檔案管理、檔案建設產生了極其不好的影響，加大了收集、整理檔案工作的難度。

1.2社區(qū)檔案管理人員專業(yè)素質偏低

術業(yè)有專攻，盡管檔案管理看起來是一份很簡單人人都能完成的工作，但在實際操作中，卻并沒有那么簡單。檔案管理并不是簡單機械的將文件資料整理為檔案資料，而是一份極有“學問”的工作，在整理時必須顧及到方方面面。社區(qū)處于社會中，各種關系極其復雜，對上有千絲萬縷的關系線，對下也有各種等待處理的事情，因此，必須認真對待社區(qū)檔案管理工作，提升相關工作人員的素質。但在實際工作中，由于資金投入或人員編制等因素，許多社區(qū)的檔案管理工作人員都是兼職人員，既沒有過硬的專業(yè)素質，也沒有進行針對性培訓，對檔案管理工作并不熟練，人員變換也非常頻繁。這些“臨時工”的頻繁交替，導致檔案工作在交接時出現各種問題，影響檔案管理的整體質量水平。

1.3社區(qū)檔案的利用率低

由于檔案管理者不專業(yè)，在記錄檔案過程中，只是簡單地將文件資料整理成檔案資料，然后裝袋密封，整理成一摞摞的檔案資料。而這種資料在使用時卻顯得極為浪費，既是對紙質資源的浪費，也是對查閱者時間的浪費。這種重保管而不重使用的心態(tài)，使檔案管理工作變得可有可無，降低了社區(qū)檔案管理機構的工作地位。

1.4社區(qū)檔案管理的資金投入不足

社區(qū)檔案一般保存在社區(qū)居委會，因此社區(qū)檔案能否妥善保存取決于居委會的經濟能力。而居委會的資金很大一部分來源于當地政府的財政撥款，由于各種原因和政策，這些錢款基本很難真正落實到居委會處。這對于檔案管理工作來說，無疑是雪上加霜。缺乏資金支持，容易導致無處存儲檔案、缺少存檔用具等各種問題，最終造成檔案丟失。這不僅會威脅檔案庫的完整性與安全性，還會影響到社區(qū)的日常工作。

2　加強社區(qū)檔案管理工作的建議

2.1提升社區(qū)檔案管理工作的意識

很多時候，領導的態(tài)度決定基層的動作，因此，只有領導重視社區(qū)檔案管理工作，基層人員才能投入更多的精力在這一工作上。因此，社區(qū)檔案工作人員應該有意識地展示社區(qū)檔案的重要性，引起領導重視。例如在社區(qū)宣傳專欄里宣傳、組織社區(qū)人員觀看影視資料等。通過這些方式，可使社會重視社區(qū)檔案管理工作，使居民了解社區(qū)檔案管理工作的急切性。

2.2提高工作人員的專業(yè)素質

一般來說，社區(qū)很難招聘到專業(yè)的檔案管理人員來管理社區(qū)檔案。因此，社區(qū)檔案管理人員大多屬于“兼職人員”，文化水平大不相同，價值觀念也略有差異，檔案管理能力更是參差不齊。在此情況下，若想讓這些人員更加專業(yè)，就必須對他們進行定期的檔案管理培訓，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)他們的工作熱情，為社區(qū)提供專業(yè)人才，使檔案管理工作更加嚴謹、科學。

2.3提高檔案利用率

時代在進步，社區(qū)檔案的管理模式也應隨著時代的發(fā)展做出相應改變，要在管理中修正錯誤，改正缺陷，打破傳統(tǒng)老舊的管理模式，發(fā)展新的管理道路。傳統(tǒng)的檔案管理，基本屬于人工式管理，人工收集、人工整理、人工記錄。這種人工的方式不可避免會帶來諸多問題，既耗費時間、人力，又容易出現各類錯誤，如漏頁、缺碼或分類不完整等。因此，隨著信息技術的進步，檔案管理人員必須摒棄這種傳統(tǒng)模式，善于利用計算機存儲檔案，實現社區(qū)全自動管理模式，這既能解放雙手，節(jié)省人力，又能提高工作效率，同時還有利于保護環(huán)境。部分社區(qū)存在只重量不重質的現象，大量重復記錄檔案，使得社區(qū)檔案看起來厚厚一疊，利用起來卻毫無用處。檔案人員必須對社區(qū)檔案進行合理分類，分離出社區(qū)內較有特色的專屬本社區(qū)的檔案，以指導社區(qū)的未來發(fā)展方向，取社區(qū)檔案之精華，去社區(qū)檔案之糟粕，使社區(qū)走上一條健全完善有自身特色的發(fā)展之路，也使眾人看到社區(qū)檔案的利用效果。

2.4加大檔案管理工作的資金投入

只有具備足夠的資金投入，才能購買先進的檔案管理基礎設備，才能有地方儲存檔案資料并予以保護，才能開展管理人員的授課教程。只有擁有了獨立的檔案設施、設備以及專業(yè)技術人才，社區(qū)檔案管理的發(fā)展才能更高效更完善。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.147

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1673-0194（2015）16-0204-01

2015-06-11