王懷慶

（鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274600）

信息化時(shí)代檔案管理的重要性

王懷慶

（鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274600）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，各行各業(yè)都在積極的開展信息化建設(shè)。檔案作為一種工作歷史記錄，代表特殊的文化資源，是一種重要的記錄形式和載體。檔案是信息社會的產(chǎn)物，加強(qiáng)對檔案信息化管理的探究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)重要任務(wù)?；诖?，本文就檔案信息化管理的重要性進(jìn)行分析，并提出具體管理對策。

信息化時(shí)代；檔案管理；重要性

在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，企業(yè)檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)完全不能和先進(jìn)的科學(xué)管理方案接軌，不能適應(yīng)社會發(fā)展需求。因此，企業(yè)必須積極改正陳舊的管理方式，尋求全新的管理模式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

1　檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理觀念落后

對檔案管理工作不重視是大部分企業(yè)普遍存在的問題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，大部分企業(yè)，缺乏檔案管理的專業(yè)部門。第二，管理者對檔案管理工作認(rèn)識不足。大部分企業(yè)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作就是對企業(yè)資料的整理，并不能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，這種想法導(dǎo)致企業(yè)不愿意設(shè)立專門的檔案管理部門。

1.2檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

1.3檔案管理不能為公司服務(wù)

傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進(jìn)作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點(diǎn)，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。

2　信息化時(shí)代檔案管理的建議

2.1科技存檔

當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進(jìn)行管理，以基本信息為管理對象，對各個(gè)部門信息行進(jìn)數(shù)字化處理。在進(jìn)行電子存檔時(shí)，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，且快速實(shí)現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

2.2信息化管理

傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進(jìn)行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進(jìn)檔案管理技術(shù)的引進(jìn)，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛?jì)算機(jī)存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個(gè)角度要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，適應(yīng)新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準(zhǔn)確地為社會創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

2.3工作重心向信息偏移

在傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐中，主要工作是檔案實(shí)體數(shù)據(jù)整理。在實(shí)際檔案管理中，檔案實(shí)體管理是對檔案的流程化控制。而計(jì)算機(jī)存檔技術(shù)給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無法應(yīng)對電子信息時(shí)代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實(shí)體化管理越來越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機(jī)聯(lián)系起來。

2.4培養(yǎng)信息化檔案管理人才

在檔案管理中，應(yīng)著重引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機(jī)會，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，加強(qiáng)工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。最后，要引進(jìn)了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實(shí)提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

3　結(jié) 語

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)實(shí)體式檔案存檔方式已不適用于企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案信息處理自動化和數(shù)字化的趨勢勢在必行。檔案工作面臨著從傳統(tǒng)到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當(dāng)前研究的重點(diǎn)。企業(yè)要尋找傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，汲取現(xiàn)代化的檔案管理模式，形成符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的方法，更好地為社會服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究［D］.濟(jì)南：山東大學(xué)，2012.

［2］李勇.淺談信息化時(shí)代檔案管理工作［J］.經(jīng)營管理者，2010（14）：133-134.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0201-01

2015-06-04