白媛媛

（長(zhǎng)春市軌道交通集團(tuán)有限公司 檔案室，長(zhǎng)春 130012）

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

白媛媛

（長(zhǎng)春市軌道交通集團(tuán)有限公司 檔案室，長(zhǎng)春 130012）

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要分支，是我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)步與信息化建設(shè)的重要部分，是企業(yè)檔案管理模式的一次重大變革。信息的迅猛發(fā)展與更新給企業(yè)帶來(lái)了新的機(jī)遇挑戰(zhàn)，解決信息化檔案遇到的問(wèn)題成為當(dāng)前研究的重要課題。本文分析研究目前檔案建設(shè)存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決措施。

信息化；檔案；管理；建設(shè)

1　企業(yè)檔案管理相關(guān)理論

1.1企業(yè)檔案信息化概述

我國(guó)信息化起步于20世紀(jì)70年代，落后于發(fā)達(dá)國(guó)家10余年。直到20世紀(jì)80年代，國(guó)家才開(kāi)始有計(jì)劃、有目的的推進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用。2000年，在國(guó)家信息部的指導(dǎo)下，企業(yè)與國(guó)家共同發(fā)起了一項(xiàng)重要的上網(wǎng)工程，開(kāi)創(chuàng)了建國(guó)以來(lái)的新局面。

計(jì)算機(jī)的發(fā)展使得企業(yè)的辦公水平越來(lái)越高，交流手段也逐步向計(jì)算機(jī)靠近。檔案信息化管理是企業(yè)管理的重要形式，更是響應(yīng)國(guó)家號(hào)召的舉措。在信息化模式下，企業(yè)發(fā)展的利大于弊。

1.2企業(yè)檔案信息化的必要性

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在遵紀(jì)守法的基礎(chǔ)上，依靠科學(xué)的管理方法，憑借高科技手段，整合企業(yè)的文件、資料，使信息的獲取、處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的資源共享，提高企業(yè)檔案的重復(fù)利用率，帶動(dòng)企業(yè)資金流的運(yùn)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)自動(dòng)化、管理科學(xué)化，給企業(yè)之間、用戶之間提供相互溝通的橋梁。

2　企業(yè)檔案信息化的特點(diǎn)

2.1原始性

傳統(tǒng)的檔案學(xué)認(rèn)為，歸檔文件必須是原件，以確保文件的歷史價(jià)值。而電子文件不需要像傳統(tǒng)檔案文件那樣以原件來(lái)證明檔案的原始性，也無(wú)須對(duì)信息的原始性做出保證。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案并輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)檔案由實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)化為虛擬態(tài)，檔案信息內(nèi)容與載體分離開(kāi)。檔案信息化能豐富企業(yè)的信息資源儲(chǔ)備量，不斷傳輸企業(yè)的檔案信息，為企業(yè)增磚添瓦。

2.2系統(tǒng)時(shí)效性

企業(yè)檔案?jìng)鬟f中的信息不僅包括企業(yè)以前形成的檔案文件，還包括企業(yè)正在形成的及時(shí)文件。企業(yè)檔案信息化不僅屬于企業(yè)某一部門的任務(wù)，更是全公司的任務(wù)。檔案的信息化需要在有效的時(shí)間發(fā)揮產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益的作用，倘若企業(yè)對(duì)市場(chǎng)信息反應(yīng)遲緩，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)造成經(jīng)營(yíng)、管理等多方面的偏差。

3　當(dāng)前檔案管理存在的普遍問(wèn)題

3.1信息化意識(shí)淡薄

企業(yè)檔案信息化管理投資較高，有些企業(yè)認(rèn)為檔案的投資管理不能為企業(yè)創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)效益，于是將資金投入到工程建設(shè)以及產(chǎn)品銷售方面。同時(shí)，企業(yè)管理意識(shí)不強(qiáng)，在檔案材料的保管、移交等方面的管理不完善，檔案人員流動(dòng)性強(qiáng)，且不注重對(duì)檔案人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平以及業(yè)務(wù)水平達(dá)不到市場(chǎng)要求。

3.2缺乏有效指導(dǎo)

檔案信息化缺乏外部的有力指導(dǎo)以及科學(xué)合理的分析與規(guī)劃，這導(dǎo)致檔案信息化不完善。企業(yè)在檔案信息化方面的建設(shè)對(duì)自身發(fā)展影響深遠(yuǎn)，當(dāng)然，這并不意味著檔案信息化可以解決一切問(wèn)題。有些企業(yè)自不量力，一味進(jìn)行高科技的檔案管理信息化，給企業(yè)造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，不僅發(fā)揮不了檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，反而起到了反作用。很多企業(yè)因?yàn)槿鄙賹I(yè)人士的維護(hù)，使檔案信息化成為一次性工程。

3.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是指在檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。隨著企業(yè)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的深入，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越滿足不了企業(yè)的需求，企業(yè)的信息管理、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)亟需進(jìn)一步完善。

3.4檔案管理與其他管理缺乏有效連接

企業(yè)檔案部門是企業(yè)信息化的所在地，優(yōu)勢(shì)明顯。但同時(shí)也存在著與其他環(huán)節(jié)無(wú)法溝通、聯(lián)絡(luò)的潛在危機(jī)。許多企業(yè)生成的電子文檔由技術(shù)部門保管，未及時(shí)移交歸檔，使許多企業(yè)中的電子文檔處于凌亂狀態(tài)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文檔的有效利用。目前企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)并不完善，檔案工作還很難實(shí)現(xiàn)與企業(yè)其他信息的融合貫通，這是企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接的根本原因。

4　檔案信息化應(yīng)對(duì)措施

4.1強(qiáng)化檔案管理

強(qiáng)化檔案管理是在一定的標(biāo)準(zhǔn)下，依托網(wǎng)絡(luò)建立完善的系統(tǒng)軟件，確保檔案管理基礎(chǔ)工作得到加強(qiáng)和完善。建立高技術(shù)的、方便快捷的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的調(diào)用，延長(zhǎng)檔案壽命，做到資源共享。紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相對(duì)應(yīng)，建立長(zhǎng)期存儲(chǔ)的可以共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案能夠得到有效傳遞。

4.2轉(zhuǎn)變企業(yè)思想

企業(yè)檔案管理信息化是信息時(shí)代信息共享的需要，是檔案事業(yè)技術(shù)進(jìn)步的突破口，更是加快改革開(kāi)放、充分發(fā)揮檔案價(jià)值以及實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的戰(zhàn)略選擇。領(lǐng)導(dǎo)者的信息化管理水平直接決定了信息化的深度和廣度。作為企業(yè)的一把手，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理的利益和未來(lái)發(fā)展前景，支持與發(fā)展企業(yè)的檔案管理，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

4.3提高檔案管理員的信息化意識(shí)

現(xiàn)如今，檔案人員可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，共享資源來(lái)服務(wù)企業(yè)。這要求檔案人員要認(rèn)清檔案信息化的重要性，傳統(tǒng)的企業(yè)模式必然會(huì)被檔案工作現(xiàn)代化、信息化所取代。當(dāng)代社會(huì)企業(yè)對(duì)檔案工作者提出了更高要求，要求其服務(wù)態(tài)度更加優(yōu)質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，更新服務(wù)觀念。只有這樣，才能不斷拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案信息化充滿生機(jī)和活力。

4.4制定標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范

檔案管理信息化中要減少組織層次，增加管理幅度，提高效率，保證業(yè)務(wù)的規(guī)范化。只有在行業(yè)內(nèi)建立統(tǒng)一認(rèn)證、共同認(rèn)可的規(guī)則，才能使數(shù)字化后的檔案信息在行業(yè)內(nèi)通行無(wú)阻。除了要加強(qiáng)信息的標(biāo)準(zhǔn)化外，還應(yīng)把握信息的軟件以及硬件問(wèn)題。規(guī)定檔案信息中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密的重要檔案進(jìn)行加密。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.141

G270.7

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1673-0194（2015）16-0198-01

2015-05-22