唐穎倩，苗馨月，王 暢，韋 君

（哈爾濱理工大學管理學院，哈爾濱150080）

ERP下物料管理的風險分析及內(nèi)部控制設(shè)計

唐穎倩，苗馨月，王 暢，韋 君

（哈爾濱理工大學管理學院，哈爾濱150080）

對于企業(yè)來說，物料管理流程是企業(yè)運營的重要組成部分，物料管理流程風險分析及應對和內(nèi)部控制設(shè)計的好壞直接影響著企業(yè)的經(jīng)營績效?，F(xiàn)以D企業(yè)為例，借助ERP先進的管理思想，并輔之一套完善的內(nèi)部控制管理制度，以實現(xiàn)對物料管理流程的有效管理。

ERP；物料管理；風險；內(nèi)部控制

D企業(yè)是從事航空發(fā)動機零部件、汽車零部件生產(chǎn)和工業(yè)民用建筑開發(fā)施工的綜合性股份制企業(yè)，是省高新技術(shù)企業(yè)。公司成立于2002年，2006年改制為民營為主體的有限責任公司。公司經(jīng)營理念卓越、規(guī)范管理、誠信運作，為實現(xiàn)企業(yè)信息集成與共享，提升信息化管理水平，公司實施了ERP系統(tǒng)，采用了財務、成本控制、采購管理、庫存管理、銷售管理、生產(chǎn)制造等6個模塊，從而將企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)、供應鏈管理等有機的集成在一起，為企業(yè)經(jīng)營決策提供了很大的支持。本文以D企業(yè)為例，介紹其在ERP環(huán)境下物料管理流程的設(shè)計與控制。

一、ERP及企業(yè)內(nèi)部控制概述

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）的縮寫，是一個集合企業(yè)內(nèi)部的所有資源并進行有效地計劃和控制以達到最大效益的系統(tǒng)，它以業(yè)務流程為中心來組織，根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運動和反饋來設(shè)計，能跨越職能領(lǐng)域的界限，實現(xiàn)整個企業(yè)信息的集成。[2]ERP系統(tǒng)的應用在很大程度上改變了企業(yè)原來的業(yè)務流程，實現(xiàn)了從采購到付款、從材料入庫到投入使用的全面集成，可以對供應鏈上的所有環(huán)節(jié)進行有效的集成管理，打破了原來職能部門的分割，實現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務處理。

內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)運營的各個環(huán)節(jié)，是一系列為實現(xiàn)經(jīng)營管理目標、組織內(nèi)部經(jīng)營活動而建立的各職能部門之間對業(yè)務活動進行組織、制約、考核和調(diào)節(jié)的程序和措施。其實施目的是為合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全、合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、合理保證財務報告及相關(guān)信息真實完整、提高企業(yè)經(jīng)營效率效果、促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。[3]

在ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制的整體目標沒有改變，但是伴隨著業(yè)務流程的改變則增加了一些具體的目標，如保證ERP系統(tǒng)的合法合規(guī)、保證ERP實施的安全保密、保證數(shù)據(jù)處理的準確度和效率等。ERP與內(nèi)部控制的結(jié)合，使以往的控制模式發(fā)生改變，出現(xiàn)了前所未有的機遇和風險。

二、企業(yè)物料管理流程分析

物料管理落實到具體的業(yè)務時包括采購業(yè)務和存儲業(yè)務。D企業(yè)在進行物料管理時涉及到5個部門：使用部門、采購部、價格室、財務部和倉儲部。使用部門檢查物料的剩余情況并報備給采購部，同時驗收采購的物料是否合格合規(guī)；采購部利用電子平臺對采購信息和供應商進行管理，編制采購計劃；價格室掌握市場物料價格情況，負責審價；倉儲部負責物料的收發(fā)及盤點；財務部參與合同的訂立并錄入合同，對物料的收發(fā)進行記賬，負責付款。具體的業(yè)務流程如下：請購→確定供應商→確定采購價格→訂立采購合同→交貨驗貨入庫→付款→物料保管與處置→物料出庫→物料清查。

（一）請購

使用部門根據(jù)實際需求提出申請，采購部結(jié)合實際情況對申請進行初審并填制請購單。

（二）確定供應商

采購部采用公開招標的方式吸引供應商，并對供應商的產(chǎn)品、資信、經(jīng)營狀況等進行調(diào)查評估，選擇合適的供應商。供應商確定后一般情況下不會更改，確需更改時經(jīng)客戶同意后重新選擇供應商。

（三）確定采購價格

由采購人員上報采購價格給價格室，價格室根據(jù)掌握的價格數(shù)據(jù)及市場動態(tài)確定采購價格是否合適。

（四）訂立采購合同

經(jīng)以上步驟選擇出合適的供應商后，采購部與供應商簽訂合同。財務人員將合同資料、訂購單錄入ERP，經(jīng)選定的供應商信息、采購信息、付款信息等也同時由采購平臺轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)。

（五）交貨驗貨入庫

供應商按照合同的規(guī)定價格時間地點供貨，采購部門采購人員填制入庫單，倉儲部門驗收貨物并登記保管賬。

（六）付款

企業(yè)采用后付款方式，在會計人員進行入庫報銷核算后，負責采購物料的采購部填制請款單，財務人員審核請款單、編制記賬憑證、登帳，并跟蹤款項。

（七）物料保管與處置

物料入庫后由倉儲部負責保管，并登記保管明細賬。在保管過程中發(fā)現(xiàn)的問題，查明原因后有相應的部門、人員負責；需辦理退貨的，由原負責人辦理。

（八）物料出庫

根據(jù)生產(chǎn)或銷售的需要發(fā)生出庫業(yè)務時，由倉儲部負責辦理和記錄。

（九）物料清查

每隔一定期間對物料進行清查，由財務部負責整個企業(yè)的資產(chǎn)清查，副部長制定盤點方案，財務副總審核合格后由財務部下發(fā)盤點通知給各部門，各部門依據(jù)方案進行盤點，填寫盤點表上交會計審核，財務部匯總上報并編制清查報告、進行賬務處理。

三、企業(yè)物料管理業(yè)務風險分析

（一）請購

這是采購的第一環(huán)節(jié)，關(guān)系到整個物料管理模塊。然而在請購時卻可能發(fā)生因采購負責人及使用部門人員主觀或客觀的因素造成的請購信息不真實、不正確的情況。這將影響著ERP系統(tǒng)中對物料管理控制的實施，是這一環(huán)節(jié)的風險。

（二）確定供應商

這是采購物料的必要環(huán)節(jié)，也是風險較大的一個環(huán)節(jié)，在此環(huán)節(jié)確定的供應商將與企業(yè)購買物資、付款等存在直接的利益關(guān)系。供應商的評估及選擇可以在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行，但是錄進ERP的數(shù)據(jù)是人為的。在選擇供應商時可能會出現(xiàn)因供應商和采購負責人的不當關(guān)系而導致的供應商信息不準確及評估程序不恰當而導致的風險。

（三）確定采購價格及簽訂合同

價格的確定和合同的簽訂直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)狀況和資金使用情況。因合同的控制不足可能會出現(xiàn)采購過量或不足、質(zhì)量不合格、價格不合理、品種規(guī)格不符、數(shù)量短缺等風險，價格控制的不足則會直接導致企業(yè)經(jīng)濟利益損失。除此之外還會出現(xiàn)在控制完善的情況下因錄入ERP過程的疏忽而導致信息不一致或遺漏的風險。

（四）交貨驗貨入庫

整體來說這一環(huán)節(jié)的風險相對較小，但仍可能發(fā)生入庫物料在數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面不符合合同規(guī)定的情況。而入庫單填制可能出現(xiàn)的錯誤在ERP系統(tǒng)中會自動檢查，保證誤差不超過其合理范圍。

（五）付款

在付款時，采購人員可能會利用職務之便通過虛報請款數(shù)額而將采購貨款占為己有，也可能會出現(xiàn)利用采購折扣，貪污折扣，而形成折扣風險。審批手續(xù)的不齊全也將導致付款的不合理。出納根據(jù)請款單上數(shù)額通過銀行票據(jù)系統(tǒng)開轉(zhuǎn)賬支票付款，所以還可能存在銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致的風險。

（六）物料保管與處置

物料保管過程中，可能會出現(xiàn)物料收發(fā)記錄混亂漏記的風險和物料保管不利導致物料損毀的風險。當意外出現(xiàn)進行處置時，可能會出現(xiàn)職責分工不明確，授權(quán)混亂而無法確認責任人的風險。

（七）物料出庫

材料的出庫應是企業(yè)需要而正當正事的出庫，而企業(yè)員工可能會因自己的原因去調(diào)用材料或變賣材料，導致物料隨意出庫企業(yè)資產(chǎn)流失。

（八）物料清查

在物料清查過程中，可能會出現(xiàn)組織、范圍、時間等因素不明確而造成的盤點延誤信息不符的風險，并且可能會因清查流程不規(guī)范而難以達到清查應有的效果。

（九）ERP應用風險

除以上業(yè)務流程中的風險外，ERP在給企業(yè)提供便利的同時也存在著自身的風險。數(shù)據(jù)的所有權(quán)和訪問權(quán)如果沒有合理安全的權(quán)限限制，將會使一些重要數(shù)據(jù)變得透明化、公開化。在日常的業(yè)務操作中，因物料品種較多、工作人員的無意識錯錄、漏錄數(shù)據(jù)和備份不當導致數(shù)據(jù)的丟失。同時還可能出現(xiàn)外部人員通過網(wǎng)絡侵入到系統(tǒng)內(nèi)，盜取企業(yè)數(shù)據(jù)資料的風險。

四、企業(yè)物料管理業(yè)務內(nèi)部控制制度設(shè)計

（一）建立完善的授權(quán)審批制度

企業(yè)應建立合理的授權(quán)審批制度以保證業(yè)務的規(guī)范進行。建立嚴格的采購、存貨分級、分類授權(quán)批準制度，明確審批人員授權(quán)批準流程、范圍、方式、權(quán)限、責任，使授權(quán)有據(jù)可依。審批人應當根據(jù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理業(yè)務；對于審批人超越授權(quán)范圍的業(yè)務，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并應及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。對于非常大宗、特殊的采購業(yè)務，應當進行集體決策和審批或聯(lián)簽。當采購業(yè)務比較重要或技術(shù)性較強時，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批。對于重要存貨處置業(yè)務，應當實行集體決策和審批或聯(lián)簽。

（二）建立健全的不相容職務分離制度

不相容的職務如果由同一人擔任則串通舞弊或錯誤的機率將會大大增加。建立不相容職務分離控制要明確有關(guān)機構(gòu)和崗位設(shè)置、崗位分工，明確規(guī)定職責權(quán)限；供應商的選擇和評估分離，能避免在確定供應商時徇私作假；詢價與采購的分離，可以防止采購價格的造假；物料的采購人員、保管人員、使用人員不同時負責會計記錄，能有效防止收發(fā)貨環(huán)節(jié)的舞弊；物料的保管人員不能擔任清查盤點工作，這樣能防止保管人員徇私舞弊虛報物料庫存；保管記賬與會計稽核分離等等。一般來說應分離的不相容職務有：授權(quán)審批與業(yè)務經(jīng)辦、業(yè)務經(jīng)辦與稽核、業(yè)務經(jīng)辦與記錄、記錄與保管、保管與清查等。在貫徹不相容職務分離的前提下可以設(shè)計一人一崗、一人多崗、多人一崗。

（三）建立具體業(yè)務的控制機制

1.請購環(huán)節(jié)。為防止請購單內(nèi)容有誤，要設(shè)置專人審核請購單，同時要做到使用部門領(lǐng)導、倉儲部領(lǐng)導、財務部領(lǐng)導、采購部領(lǐng)導審批請購單，這樣能保證請購客觀實際、符合企業(yè)需要。設(shè)置采購單修改權(quán)限，防止外部及未授權(quán)人員篡改數(shù)據(jù)。

2.供應商確定環(huán)節(jié)。設(shè)置專門的供應商審批人員，對供應商的資格進行嚴格的審查，保證新加入的供應商在各方面都是可靠的。建立供應商數(shù)據(jù)庫，及時更新供應商的數(shù)據(jù)信息，并對供應商進行考核，在合理的評分基礎(chǔ)上對供應商進行評分存檔，以作為選擇供應商時的參考和保證決策的質(zhì)量。

3.確定采購價格及簽訂合同環(huán)節(jié)。選擇供應商的人員不得參與詢價，這一點D企業(yè)進行了很好控制，設(shè)置了分離于財務部和采購部的價格室，專門進行價格的管理，保證了價格的合理、避免了企業(yè)資金的損失。在簽訂合同時，財務部采購會計要對采購文件中的各因素進行最后的把關(guān)審查，之后還應將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入ERP系統(tǒng)，并負責原始合同資料的分類與保管。

4.交貨驗貨入庫環(huán)節(jié)。物料到貨后，倉儲部人員要根據(jù)請購單對采購物料的品種、數(shù)量、規(guī)格等進行檢查，以免缺貨或規(guī)格品種不合格，然后將物料編號錄入系統(tǒng)。在錄入系統(tǒng)這一環(huán)節(jié)，D企業(yè)做的并不是很到位，由于企業(yè)涉及的物料品種較多，申碼時間長，致使錄入工作不及時，以至于后來一部分物料批次不明確，影響賬務處理。在入庫之前，質(zhì)檢員要對收到的商品進行質(zhì)量上的鑒定，以防質(zhì)量不達標；對于不達標的物料應辦理退貨手續(xù)，這一步驟由原采購負責人負責。

5.付款環(huán)節(jié)。為防止不合理的付款致使企業(yè)資產(chǎn)流失，在付款之前應由采購人員填制請款單，財務人員參照原始憑證對請款進行審核，確保手續(xù)齊全、數(shù)額合理合規(guī)。之后財務人員進行賬務處理，編制憑證登記入賬。除正常付款外，企業(yè)也應建立賒購商品、預付賬款或定金管理制度，并由專人跟蹤、檢查往來款項，并與供應商進行函證核對。

6.物料保管與處置環(huán)節(jié)。物料在入庫時要進行登記并分類保管，以保證記錄的連續(xù)性和管理的規(guī)范性。建立合理的保管制度，防止物料的非必要性損失。明確保管人員的責任，建立相應的責任追究機制。在保管過程中出現(xiàn)的廢品，應查明原因明確責任，與其余物料分開存放，直至處置。

7.物料出庫環(huán)節(jié)。為防止物料的不正當出庫，應建立物料出庫審核權(quán)限，保證物料領(lǐng)用的正確性。在出庫憑證齊全合規(guī)的情況下辦理出庫業(yè)務，并與受領(lǐng)人當面核對、點清交付。

8.物料清查環(huán)節(jié)。為保證清查的順利進行，應建立清查制度，明確清查的組織、范圍、時間、方法、處理等措施，并組成不以保管人員為主的物料清查組，定期或不定期的對各類物料進行清查，確保賬面余額與實際庫存相等。在清查時還應檢查存貨的減值情況，向財務部門提供減值情況表以做賬務處理。

（四）建立信息安全和維護控制

在使用ERP的環(huán)境下，ERP內(nèi)的程序控制補充了制度控制，如系統(tǒng)會自動進行入庫單與采購訂單一致性的檢查。[4]但是對于ERP的使用也應建立相應的控制。要保證ERP在啟用模塊使用的全面性，避免比如D企業(yè)在系統(tǒng)內(nèi)錄入的數(shù)碼不全、次序混亂等問題。要建立嚴格的使用權(quán)限，來防止無授權(quán)人員亂入、篡改數(shù)據(jù)，并設(shè)置嚴格的上下級審核權(quán)限，這樣上級不僅能檢查業(yè)務的合理性，也能檢查其數(shù)據(jù)是否正確。成立專業(yè)的技術(shù)小組對ERP系統(tǒng)進行維護和更新，防止外部人員侵入系統(tǒng)盜取數(shù)據(jù)，也能同步更新系統(tǒng)，保證系統(tǒng)運行的先進性。

五、結(jié)語

ERP的應用方便了企業(yè)各個模塊的整體協(xié)調(diào)，使企業(yè)的運作更加高效，為企業(yè)帶來了很大便利，但同時也給企業(yè)的經(jīng)營帶來很大的風險。在這把雙刃劍的麾下，企業(yè)的內(nèi)部控制也面臨著空前的機遇和挑戰(zhàn)，同時內(nèi)部控制的設(shè)計及實施的質(zhì)量也衡量著ERP項目的成敗。雖然本文對企業(yè)物料管理業(yè)務的內(nèi)部控制制度進行了改進，但是在以后的經(jīng)營活動中，仍會有更多的問題需要去探索。因此，如何適應ERP環(huán)境，建立與之適應的內(nèi)部控制制度，仍將是企業(yè)管理活動的焦點。

[1]常 靜.ERP環(huán)境下的采購流程與應付賬款的核算及控制[J].西安財經(jīng)學院學報，2006(8)∶69.

[2]方紅星，池國華.內(nèi)部控制[M].東北財經(jīng)大學出版社，2011.

[3] 王巧云.ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制[J].河北建筑科技學院學報，2006(12)∶16.

[4]張來艷，劉錦芳.ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購與付款業(yè)務風險分析與內(nèi)部控制設(shè)計[J].中國管理信息化.

［責任編輯：紀姿含］

F275

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1005-913X（2015）05-0218-02

2015-03-27

哈爾濱理工大學2013年大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃項目“基于ERP的物料管理業(yè)務內(nèi)部控制設(shè)計與優(yōu)化”作者簡介：唐穎倩(1994-)，女，河南駐馬店人，本科學生，研究方向：財務管理。