陳小微

（上海西部企業(yè)（集團(tuán)）有限公司 威斯特房地產(chǎn)分公司，上海 200060）

淺談企業(yè)員工檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策

陳小微

（上海西部企業(yè)（集團(tuán)）有限公司 威斯特房地產(chǎn)分公司，上海 200060）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)在人們對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。為了進(jìn)一步提高企業(yè)員工檔案管理工作的質(zhì)量，必須提高檔案管理人員對(duì)企業(yè)員工檔案管理的重視，旨在維護(hù)企業(yè)員工檔案的真實(shí)性。但是，目前我國(guó)企業(yè)員工檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題，因此研究企業(yè)員工檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策具有非常重大的意義。

企業(yè)員工；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中逐漸受到重視，企業(yè)員工檔案管理工作也得到了較大程度的進(jìn)步。但是，企業(yè)員工檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，制約了企業(yè)員工檔案管理工作的提高，因而無(wú)法滿足很多企業(yè)自身發(fā)展的需求。同時(shí)，由于人們對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作的要求越來(lái)越高，有關(guān)部門(mén)也加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作的重視，以促進(jìn)企業(yè)員工檔案管理工作朝著有利于促進(jìn)企業(yè)正常發(fā)展的方向發(fā)展。因此，針對(duì)目前企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出一些解決企業(yè)員工檔案管理工作的措施，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展顯得至關(guān)重要。

1 對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行檔案管理的重要意義

目前，現(xiàn)代化信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)員工檔案管理，與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作存在很大的不同。一方面，由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種信息科學(xué)技術(shù)不斷被利用到企業(yè)員工的管理工作之中，這樣使得企業(yè)員工檔案管理工作受到很大信息的沖擊；另一方面，企業(yè)員工檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢(shì)科學(xué)發(fā)展的需要，因而需要引進(jìn)全新的企業(yè)員工檔案管理方式，這樣才能使得現(xiàn)代化形勢(shì)下，企業(yè)員工檔案管理工作能夠適應(yīng)企業(yè)新發(fā)展的需要。在這種形勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到企業(yè)員工檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。在此意義上，通過(guò)合理發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)員工檔案管理中的重要作用，可以幫助檔案管理人員更好地認(rèn)清各種信息，為進(jìn)一步做好企業(yè)員工檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

一方面，新型信息技術(shù)發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢(shì)，將復(fù)雜的信息通過(guò)形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來(lái)。在企業(yè)面對(duì)復(fù)雜的信息環(huán)境下，由于信息技術(shù)具有巨大的優(yōu)勢(shì)，這樣使得企業(yè)員工檔案管理工作人員能夠整理各種信息。所以，信息化環(huán)境下要求企業(yè)的檔案管理人員，必須要掌握企業(yè)員工檔案管理的新技術(shù)和新方法，這就為檔案管理人員進(jìn)一步做好檔案管理工作提供了便利；另一方面，信息技術(shù)能夠促進(jìn)企業(yè)的管理人員認(rèn)識(shí)到企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問(wèn)題。從傳統(tǒng)的企業(yè)員工檔案管理工作中可以看出，為了能夠進(jìn)一步提高企業(yè)員工檔案管理工作的效率，我們需要對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作進(jìn)行研究和反思。在信息化技術(shù)環(huán)境下，企業(yè)員工檔案管理工作可以有效地利用各種人事資料和信息，這樣有助于檔案管理工作人員及時(shí)了解信息的基本情況，包括企業(yè)員工檔案的基本信息、存在的問(wèn)題等。由此可見(jiàn)，正是由于信息技術(shù)的作用，才可以使得檔案管理人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問(wèn)題，這對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)員工檔案管理工作的新進(jìn)展，發(fā)揮著自身的認(rèn)識(shí)優(yōu)勢(shì)。

2 當(dāng)前企業(yè)員工檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)員工檔案管理的意識(shí)較差

在企業(yè)員工檔案管理的實(shí)際工作中，企業(yè)檔案管理人員認(rèn)為企業(yè)員工檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要。由于檔案管理人員思想松懈和工作態(tài)度不認(rèn)真，導(dǎo)致企業(yè)員工檔案資料缺失甚至丟失，這嚴(yán)重破壞了企業(yè)員工檔案資料的真實(shí)性和有效性，并給企業(yè)員工檔案管理帶來(lái)了很多麻煩。

2.2 企業(yè)員工檔案管理的手段落后

對(duì)很多企業(yè)而言，企業(yè)員工檔案管理工作還是采用以前的傳統(tǒng)檔案管理模式，在工作中很少使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的信息技術(shù)手段，企業(yè)員工檔案管理手段跟不上時(shí)代的發(fā)展，這嚴(yán)重影響了企業(yè)員工檔案管理工作的效率。因此，企業(yè)員工檔案管理工作的手段落后，是導(dǎo)致企業(yè)員工檔案管理工作效率低下的直接原因。

2.3 企業(yè)員工檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

企業(yè)員工檔案管理工作人員在學(xué)歷、知識(shí)、技能和素質(zhì)等方面普遍存在問(wèn)題，他們既沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)，又沒(méi)有較高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和良好的管理理念。并且在實(shí)際工作中的專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)過(guò)程中，對(duì)企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和能力兩方面的培養(yǎng)均不重視。

2.4 企業(yè)員工檔案管理制度不健全

在我國(guó)很多企業(yè)內(nèi)部，對(duì)企業(yè)員工檔案管理都沒(méi)形成統(tǒng)一的要求，企業(yè)員工檔案管理方式隨意放任，缺乏企業(yè)員工檔案管理的基本原則，因而不能規(guī)范企業(yè)員工檔案資料的收集，造成企業(yè)員工的檔案信息不完整，更不能歸檔成為有用的資料。當(dāng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要企業(yè)員工檔案資料來(lái)做出決策時(shí)，往往因?yàn)槠髽I(yè)員工檔案管理中某些內(nèi)容的缺失，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)的工作帶來(lái)很多困難。

2.5 企業(yè)員工檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高

企業(yè)員工檔案是企業(yè)內(nèi)部主管部門(mén)非常重要的資料，并且完善的企業(yè)員工檔案具有一定的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。雖然我國(guó)很多企業(yè)的主管部門(mén)具有比較完善的企業(yè)員工檔案管理系統(tǒng)，并且也完成了一部分企業(yè)員工的檔案管理工作，但是在遇到比較嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，這些企業(yè)員工檔案管理工作的抗風(fēng)險(xiǎn)能力就被顯露出來(lái)。

2.6 企業(yè)員工檔案管理中的信息化程度較低

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)員工檔案管理不僅僅只是對(duì)人事檔案的保管，而是為企業(yè)的員工提供一系列的服務(wù)。目前，大多數(shù)企業(yè)的企業(yè)員工檔案管理還處于封閉和被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，這樣會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工檔案資料的利用率不高。由于企業(yè)員工檔案管理中的信息化程度不高，從而影響了企業(yè)員工檔案管理的效率。

3 提高企業(yè)員工檔案管理效率的方法

3.1 提高管理人員對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

為了使企業(yè)檔案管理人員認(rèn)識(shí)到企業(yè)員工檔案管理的重要性，可以不定期地對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳。最好是讓每個(gè)檔案管理人員都能參與到檔案形成的整個(gè)過(guò)程中，讓他們對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作有更加深入、更加全面的了解。

3.2 實(shí)行規(guī)范化的企業(yè)員工檔案管理工作程序

為了提高企業(yè)員工檔案管理工作的效率，企業(yè)的管理人員應(yīng)該保證企業(yè)員工檔案管理工作的規(guī)范化，從而促進(jìn)企業(yè)員工檔案管理工作程序的正?；?，以此提高檔案管理人員的工作效率。當(dāng)然，企業(yè)員工檔案管理工作的收集、整理、歸納、鑒定、錄入和保管的全過(guò)程，都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)的方法和工作程序進(jìn)行。一般情況下，企業(yè)員工檔案管理工作包括以下幾個(gè)方面：①企業(yè)員工檔案管理工作需要全面審核企業(yè)的人事檔案，并且提取其中的精華部分；②對(duì)企業(yè)員工檔案進(jìn)行重新整合，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理；③要對(duì)企業(yè)員工的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)，提高對(duì)企業(yè)員工檔案審核的效率；④保證企業(yè)員工檔案審核的準(zhǔn)確性，從而提高企業(yè)員工檔案管理工作的真實(shí)性。

3.3 提高企業(yè)員工檔案管理人員的素質(zhì)

要提高企業(yè)員工檔案管理的水平，高素質(zhì)的檔案管理人才的應(yīng)用是關(guān)鍵。企業(yè)的檔案管理工作人員必須要掌握檔案管理的工作理論基礎(chǔ)和技術(shù)技巧，這會(huì)直接影響到檔案管理工作的整體水平。所以，要重視高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，特別是在以信息管理為主要管理方式的時(shí)代，檔案管理人員不僅要充分掌握企業(yè)員工檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，更要具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平和信息加工處理能力。因此，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)人才是當(dāng)前企業(yè)員工檔案管理的要求，是提高企業(yè)員工檔案管理工作的關(guān)鍵決策。

3.4 維護(hù)企業(yè)員工檔案信息的真實(shí)性

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)員工檔案的真實(shí)性十分重要，不真實(shí)的企業(yè)員工檔案信息，會(huì)給企業(yè)主管部門(mén)的工作帶來(lái)很多麻煩。所以，要認(rèn)真核實(shí)企業(yè)員工檔案的真實(shí)性情況，更不能肆意篡改信息，同時(shí)還要提高檔案管理人員鑒別企業(yè)員工檔案真實(shí)性的能力。

3.5 積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，全面提高檔案管理的水平

在企業(yè)員工檔案管理的過(guò)程中，積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，能夠全面提高企業(yè)員工檔案管理工作的水平。在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)主管部門(mén)也應(yīng)該全面提高企業(yè)員工檔案管理的現(xiàn)代化水平。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員需要積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以提高企業(yè)員工檔案管理工作的效率。所以，企業(yè)管理人員應(yīng)該針對(duì)企業(yè)員工檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，采用先進(jìn)的企業(yè)員工檔案管理技術(shù)手段。①通過(guò)信息技術(shù)的利用，促進(jìn)企業(yè)員工檔案管理工作的分工。在企業(yè)員工檔案管理的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該充分利用好信息技術(shù)帶來(lái)的便利，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工檔案管理工作的信息化。當(dāng)然，信息技術(shù)利用于企業(yè)員工檔案管理工作時(shí)，也存在一定的不足和問(wèn)題，這樣就要求檔案管理人員做好檔案管理規(guī)劃工作，對(duì)有關(guān)企業(yè)員工人事檔案管理方面的信息進(jìn)行整理和編排，從而使得檔案管理人員能夠依據(jù)信息技術(shù)提供的結(jié)果，去做好本職工作。所以說(shuō)，在企業(yè)員工檔案管理工作中有效地利用信息技術(shù)，能更好地提高企業(yè)員工檔案管理工作的質(zhì)量和水平；②信息技術(shù)的利用，有助于促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員提高自身素質(zhì)。信息技術(shù)是高科技的產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好地提高工作效率、節(jié)約工作時(shí)間，就不得不去學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)。這也就意味著，企業(yè)檔案管理人員的自身素質(zhì)，會(huì)因信息技術(shù)的運(yùn)用得以提升。

3.6 實(shí)行企業(yè)員工檔案管理的體制創(chuàng)新

在進(jìn)行企業(yè)員工檔案管理的過(guò)程中，還需要實(shí)行體制創(chuàng)新，使企業(yè)員工檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。①創(chuàng)新企業(yè)員工檔案管理機(jī)構(gòu)的高效性。在企業(yè)進(jìn)行改革以適應(yīng)現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，企業(yè)員工檔案管理工作不僅要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，而且企業(yè)員工檔案管理工作應(yīng)該深入到檔案管理工作的內(nèi)涵之中，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)員工的人事資料、信息進(jìn)行統(tǒng)一整合和管理；②創(chuàng)新企業(yè)的企業(yè)員工管理制度。一旦企業(yè)員工檔案管理方面的制度不健全，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)員工檔案管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣也會(huì)在一定程度上降低企業(yè)人事檔案利用的效率。所以對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該不斷完善企業(yè)員工檔案管理的制度，進(jìn)而明確企業(yè)員工檔案管理工作的目標(biāo)，并且使得檔案管理人員盡到責(zé)任及義務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，由于企業(yè)員工檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，因此企業(yè)主管部門(mén)更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工檔案的管理，加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理程序的進(jìn)行，要與時(shí)俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)員工檔案管理模式，這有利于企業(yè)員工檔案管理工作的正常進(jìn)行。從而使企業(yè)員工檔案管理工作規(guī)范化、制度化，進(jìn)一步提高我國(guó)企業(yè)員工檔案管理工作的質(zhì)量。因此，現(xiàn)階段研究企業(yè)員工檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策，具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.15.109

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2015-06-12