楊麗麗

（黑龍江省經(jīng)濟管理干部學(xué)院，哈爾濱 150080）

高校檔案是高校各項活動形成的各種形式的歷史記錄，是高校十分寶貴的財富。它記載了高校各個歷史時期的發(fā)展過程，是高校工作計劃和決策的可靠依據(jù)?，F(xiàn)代科學(xué)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，把檔案工作帶入到自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，高校校園網(wǎng)的快速建設(shè)，給檔案工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，也為高校的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)帶來了難得的機遇。隨著高校各項建設(shè)的不斷推進，高校檔案呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長、內(nèi)容逐漸豐富、類型漸趨復(fù)雜、利用范圍日益擴大的狀況。面對新形勢和新要求，高校檔案管理應(yīng)闊步改革，通過創(chuàng)新和建設(shè)，依據(jù)現(xiàn)代化的管理方式，進一步發(fā)揮高校檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的重要作用。

高校檔案具有特色的物質(zhì)文化和精神文化，是全體教師與學(xué)生所認同的行為準則和奉行的價值觀念。它包括了高校技術(shù)力量、教師素質(zhì)、文化理念、團隊精神、等方面。充分發(fā)揮高校檔案在高校建設(shè)中的作用，可以增強高校建設(shè)和發(fā)展的核心競爭力，從而潛在提高教育教學(xué)水平和服務(wù)質(zhì)量。近十幾年來，由于黨和國家的重視，高校檔案工作呈現(xiàn)出突飛猛進的勢頭，檔案在教學(xué)、科研、黨政管理及高校其他各項工作中，發(fā)揮了重要的作用，取得了一定的成績。不可否認，近年來，我國高校檔案工作的發(fā)展速度、規(guī)模、社會效益和經(jīng)濟效益都是有史以來最高的，但同時也存在一系列的問題。

一、高校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員思想的陳舊化

在進行日常的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)無法做到環(huán)環(huán)相扣，檔案工作呈現(xiàn)出一種非系統(tǒng)性、流失性、非真實性、地域性、非共享性的問題。從宏觀方面看，過去那種封閉的單純強調(diào)保密的觀念使得檔案這種信息資源在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用發(fā)揮得不是那么廣泛和深刻，其利用率低，嚴重降低其在社會需求中的作用。

（二）管理體制的滯后化

檔案管理工作不能鮮活地適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟模式的要求和發(fā)展，其中一個重要因素在于管理體制單一，不能兼容。不能夠很好的利用檔案，還可能造成不必要的麻煩。同時還給檔案管人員增加工作量。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對薄弱

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。各高校檔案館(室)基本都配有計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備，但相對于信息化高速發(fā)展的趨勢和要求，這些檔案設(shè)施設(shè)備的配置相當落后和簡陋，大多數(shù)高校對計算機的運用還停留在維持檔案日常的簡單管理上。使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件的只有67%，而且使用的軟件多為單機版，數(shù)據(jù)不能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞和共享。檔案網(wǎng)站建設(shè)滯后，許多高校至今沒有建立檔案網(wǎng)站，建起的高校檔案網(wǎng)站主要提供檔案機構(gòu)信息、檔案工作信息、檔案資源信息，面向用戶的服務(wù)功能單調(diào)。

（四）檔案管理人員數(shù)量和質(zhì)量有待提高

自1999年高校全面擴招以來，在校生規(guī)模不斷擴大。高校的教學(xué)管理、科學(xué)研究、基本建設(shè)等工作任務(wù)加大。隨之形成的檔案資料數(shù)量持續(xù)增長，然而檔案工作人員的數(shù)量卻沒有顯著的增加。且隨著開發(fā)檔案信息資源力度的加大，高校檔案部門越來越重視檔案編研、服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變和數(shù)字信息資源建設(shè)，專業(yè)技術(shù)人員相當缺乏。很多高校檔案工作人員并沒有接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)。具有中高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低。對于新技術(shù)還不熟悉，不能滿足檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)長遠發(fā)展的需要。距離真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理還有很長的路程。

（五）管理手段的原始化

在信息化時代，手工仍運用于文書的整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部工作文件進行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。另外檔案庫存方法仍很原始。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應(yīng)社會的發(fā)展，

二、高校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）提高檔案意識

在高校檔案管理中，不但要提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識，而且要注重提高檔案管理者的檔案意識。高校檔案管理內(nèi)容的形成、積累、管理與調(diào)用，涉及各級領(lǐng)導(dǎo)者和每一位管理人員及教學(xué)人員不同程度地參與。因此，應(yīng)明確主管部門和高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案質(zhì)量、規(guī)格及時限的要求。在加強領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識的基礎(chǔ)上，要不斷地提高檔案管理工作者的檔案意識，以促進高校檔案管理工作的順利進行。

（二）保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全

一是檔案信息網(wǎng)絡(luò)運行安全。主要是通過各種計算機、網(wǎng)絡(luò)、密碼技術(shù)和信息安全技術(shù)，保護檔案信息在專用網(wǎng)絡(luò)及公用通信網(wǎng)絡(luò)中傳輸、交換和存儲信息的機密性、完整性和真實性；二是上網(wǎng)檔案信息的安全。為此，檔案管理部門要經(jīng)常組織教工進行安全知識和操作技術(shù)方面的培訓(xùn)。避免因非法操作造成數(shù)據(jù)損壞或丟失。對上網(wǎng)信息要嚴格審查，非公開的檔案信息不得上外網(wǎng)，防止失密、泄密事件的發(fā)生。要把數(shù)字檔案信息定期拷貝至耐久性好的載體上，一般一式二套，有條件的高?？僧惖乇９芤惶?。

（三）加強高校檔案價值的宣傳力度

只有那些利用過檔案并為其解決重要難題的利用者，才真正體會到檔案的重要性。沒有利用過檔案的人群，自然就感受不到檔案的價值所在。所以，要加大宣傳力度，宣傳檔案的價值?？梢赃x高校檔案館在開展檔案利用中遇到的典型案例來進行宣傳，讓高校師生在典型真實的案例中，認識到檔案的價值和作用。當人人利用檔案、人人重視檔案的氛圍已經(jīng)形成時，檔案信息開發(fā)利用也必將被提到新的高度。

（四）加大對檔案信息化的資金投入，優(yōu)化信息設(shè)施配置

高校相關(guān)職能部門應(yīng)力促高校加大對檔案事業(yè)經(jīng)費的預(yù)算，力爭將檔案信息化建設(shè)項目列入高校專項建設(shè)經(jīng)費，尤其是列入高校信息化建設(shè)總體規(guī)劃以獲得更多資金支持。同時檔案館也應(yīng)妥善高效地使用來之不易的專項經(jīng)費，在選購信息化相關(guān)設(shè)備時盡量讓有限的資金得到最大價值的利用。檔案部門在購置新設(shè)備時，要根據(jù)本館信息化建設(shè)需求和支付能力合理購置適合的、性價比最優(yōu)的信息設(shè)施；也要提高舊設(shè)備利用率，節(jié)約利用資源，將部分淘汰的仍可正常運行的舊機器用于檔案目錄的信息錄入等，這樣不僅可以充分利用現(xiàn)有的舊機器，也可將有限的資金優(yōu)先用于購置其他更急需的信息設(shè)備上。

（五）加強校際之間交流學(xué)習(xí)

目前國內(nèi)各高校檔案館信息化發(fā)展水平不均衡。有的已經(jīng)實現(xiàn)了完全的數(shù)字檔案管理，有的還處于信息化建設(shè)的初始階段。正是這種水平的差距，要求各高校檔案部門之間應(yīng)采取多種途徑開展交流學(xué)習(xí)，在技術(shù)共享基礎(chǔ)上加快檔案信息化建設(shè)以及經(jīng)驗要素、技術(shù)要素等諸多方面的交流學(xué)習(xí)，縮短高校之間的差距。當然這種交流學(xué)習(xí)的方式可以是多樣化的，例如組織實地考察、召開交流會議、實行信息聯(lián)絡(luò)機制、開展項目合作、編發(fā)專題簡訊、開展聯(lián)合攻關(guān)等等。

高校檔案建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案部門應(yīng)運用科學(xué)發(fā)展的觀念，從多方面入手促進信息化建設(shè)。把檔案館從單一的檔案實體保管機構(gòu)建設(shè)成一個開放的信息資源中心。

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