○廖劍峰

（中國石油江西公司 江西 南昌 330096）

淺議ERP環(huán)境下石化企業(yè)會計流程再造

○廖劍峰

（中國石油江西公司 江西 南昌 330096）

ERP系統(tǒng)管理已經(jīng)被大多數(shù)石化企業(yè)所運用，在提高企業(yè)經(jīng)濟效益、增強企業(yè)的競爭力方面發(fā)揮著重要的作用。但由于傳統(tǒng)的會計流程在理念上落后，無法適應(yīng)ERP系統(tǒng)的要求，ERP環(huán)境下會計流程的再造成為必然。ERP環(huán)境下的會計流程再造是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，本文分析了ERP環(huán)境下會計流程再造的必要性及可行性，并闡述了會計流程再造的內(nèi)容。

ERP 石化企業(yè) 會計流程再造

一、ERP與會計流程再造

ERP（Enterprise Resource Plan）即企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)。在企業(yè)中存在各種各樣的資源，如人力資源、財務(wù)資源、信息資源、客戶資源、供應(yīng)商資源等等，如何將這些資源進行合理規(guī)劃，實現(xiàn)資源的最優(yōu)化的配置，從而提高企業(yè)整體的經(jīng)營能力與經(jīng)營效率是企業(yè)管理者孜孜以求的目標。人們通常所說的企業(yè)內(nèi)部各個部門都是一個“信息孤島”，指的就是信息（包括財務(wù)、人力等方面）的不能及時傳遞與處理，由此帶來管理上的效率損失及機會成本的上升。要提高企業(yè)管理水平，首先必須突破信息傳遞及處理這個“瓶頸”。70年代以來，國外企業(yè)為突破這個“瓶頸”，陸續(xù)開始了企業(yè)資源計劃的嘗試。至90年代初期，ERP獲得很大的成功，這主要應(yīng)歸功于相關(guān)技術(shù)，如電信、計算機及應(yīng)用軟件等得到了空前的發(fā)展。實施ERP，至少有三個方面的好處：一是各種信息能夠得到即時的處理與傳遞。如非常及時性的財務(wù)數(shù)據(jù)及庫存數(shù)據(jù)，這對于大型企業(yè)是非常必要的。二是可以打破企業(yè)管理者的管理邊界，并且同時不會造成效率上的損失。三是可以降低企業(yè)內(nèi)部的交易費用，同時也有利于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的再造。因此，中石油總公司為提高企業(yè)內(nèi)部管理技術(shù)，決定將煉油和化工整合后，采用SAP公司的R3系統(tǒng)進行ERP的實施。

會計流程是企業(yè)流程的重要組成部分，是對企業(yè)發(fā)生的交易或事項的原始會計信息，經(jīng)過確認、計量、記錄和報告，為企業(yè)的決策提供會計信息的一系列工作。會計流程包括許多子流程，比如收購銷流程、付款流程、費用結(jié)算流程等；涉及到許多崗位；比如總賬會計、成本會計、出納等，這些子流程和各種工作崗位共同構(gòu)成了會計流程。會計流程的再造是對會計流程的革命性的變革，是對企業(yè)會計流程的重新思考和設(shè)計，以會計信息使用者的信息需求為導(dǎo)向，通過會計業(yè)務(wù)流程的再造，使企業(yè)在成本、質(zhì)量、服務(wù)等方面有較大的提升，使企業(yè)能適應(yīng)競爭日益加劇的市場環(huán)境，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

二、ERP環(huán)境下會計流程再造的必然性

1、傳統(tǒng)會計流程缺陷要求會計流程再造

現(xiàn)有的會計流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程，會計人員利用會計科目和復(fù)式記賬法這兩個強大的會計工具把會計主體的資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益的財務(wù)度量結(jié)果分類匯總，使用標準格式和項目內(nèi)容規(guī)范的會計報表將匯總的數(shù)據(jù)定期提交給信息使用者。在手工會計核算方式下，會計流程順序為：識別所需紀錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)→登記日記賬→過入分類賬→編制會計報表→期末進行實物清查。在會計電算化方式下，雖然會計人員的壓力有所減輕，但現(xiàn)有的會計電算化信息系統(tǒng)并未突破手工會計核算方式的框架，僅僅是手工會計流程的高度仿真。這種業(yè)務(wù)流程除具有手工會計流程的特點外，只是將會計流程中許多無效的中間工作交由計算機程序完成。會計人員在計算機軟件功能的幫助下仍然是按老模式辦事。因此，深入分析傳統(tǒng)會計流程的缺陷，對于改革會計流程，用業(yè)務(wù)流程重組的思想指導(dǎo)財會人員重塑流程具有重要的意義。

2、ERP環(huán)境下會計目標的變化要求進行會計流程的再造

ERP的應(yīng)用能通過管理理念的轉(zhuǎn)變，以技術(shù)手段為依托，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化、共享化，實時準確的反映企業(yè)經(jīng)營狀況，最終提高企業(yè)的運營效率。要實現(xiàn)這些目的，就要求會計流程進行有效再造。ERP環(huán)境下，根據(jù)一定規(guī)則對源數(shù)據(jù)進行處理，存儲于數(shù)據(jù)庫，供內(nèi)、外部使用者調(diào)用，這樣就滿足了信息使用者的多樣化需求。相應(yīng)的，就要求ERP環(huán)境下的會計處理不只呈現(xiàn)業(yè)務(wù)的處理結(jié)果，還要追蹤出數(shù)據(jù)的處理過程。為了滿足這一要求，會計流程必須進行再造。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化、共享化要求會計流程進行再造。將會計信息系統(tǒng)由現(xiàn)行的功能驅(qū)動型實現(xiàn)向“事件驅(qū)動型”處理模式的轉(zhuǎn)變，要求進行會計業(yè)務(wù)流程再造。在事件驅(qū)動方式下，可以把信息劃分若干大類，為每一類事件設(shè)計相應(yīng)的模型，當使用者需要某種信息時，根據(jù)不同動機選擇相應(yīng)事件進而驅(qū)動不同程序，就能快速得到相應(yīng)信息。實現(xiàn)向相關(guān)需求者提供實時財務(wù)報告的需求，要求會計流程進行再造。在ERP環(huán)境下，將改變目前財務(wù)報告時效性較差這一問題，通過建立實時財務(wù)報告體系，實現(xiàn)企業(yè)處理會計信息與信息使用者獲取會計信息同步?，F(xiàn)行的會計流程滿足不了這一要求，就要求進行會計流程再造。

3、ERP系統(tǒng)的功能和技術(shù)特點要求進行會計業(yè)務(wù)流程的再造

ERP系統(tǒng)實施的目的是提高企業(yè)的管理水平，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。企業(yè)要達到這樣的目的，必須采取先進的管理模式，采用能與ERP相適應(yīng)的會計組織和技術(shù)手段，從而實現(xiàn)ERP系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實時控制和“過程管理”。ERP系統(tǒng)功能的發(fā)揮要求會計業(yè)務(wù)流程必須科學合理，必須對傳統(tǒng)會計模式下的流程進行徹底重構(gòu)，ERP系

統(tǒng)作用的充分發(fā)揮要求企業(yè)進行會計流程的再造。高度的信息集成性是ERP系統(tǒng)的顯著特點，ERP系統(tǒng)的會計處理模塊與其他業(yè)務(wù)模塊聯(lián)系在一起，不同模塊之間相互嵌入。ERP系統(tǒng)下會計數(shù)據(jù)的獲取來自于各相關(guān)部門，一旦各部門的會計數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)之中，就可以實現(xiàn)信息的實時傳輸和處理，各部門和會計職能部門緊密的聯(lián)系在一起，實現(xiàn)了信息共享。ERP系統(tǒng)下工作內(nèi)容的變化，必然要求對傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程進行再造。

三、ERP環(huán)境下會計流程的再造

1、會計觀念的再造

會計觀念是指會計人員在會計實踐活動中形成的對客觀事物的系統(tǒng)看法。會計觀念再造的對象是傳統(tǒng)會計的習慣、信念、精神等社會人文意識。在ERP環(huán)境下，原有的會計模式已經(jīng)改變，相應(yīng)的，會計觀念也需要進行重建。根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求，借鑒業(yè)務(wù)流程重組的思想，利用先進的信息技術(shù)，對傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程從會計觀念、會計信息處理流程和會計組織結(jié)構(gòu)三個方面進行重組，建立一個全新的會計模式。首先，原有會計業(yè)務(wù)流程與新會計業(yè)務(wù)流程之間并不是彼此對立、完全排斥的關(guān)系。即流程再造的“揚棄”過程并不是完全否定原有ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程，而是在它基礎(chǔ)上的優(yōu)化或重組。其次，結(jié)合企業(yè)ERP系統(tǒng)實施的現(xiàn)狀，ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程重組并不是一蹴而就的，應(yīng)該采取“全局考慮，分段實施”的策略，經(jīng)過從準備到局部改造直至全局重建的過程，逐漸加大其改革的深度和廣度。會計觀念再造的主要方式包括：培訓、宣傳和交流，其目的在于重建會計的理性基礎(chǔ)．用新的思想、新的觀念來為會計業(yè)務(wù)流程的再造做準備以及為再造后的會計業(yè)務(wù)流程順利進行提供保障。因此，新的會計觀念主要包括：樹立為信息使用者服務(wù)的觀念；樹立面向未來的觀念；樹立團隊合作的觀念等。

2、會計流程的再造

在進行會計流程再造之前，先要對ERP的流程進行分析、研究，充分理解ERP的各種標準業(yè)務(wù)流程，然后對企業(yè)原有會計業(yè)務(wù)流程進行描述、分析和診斷，系統(tǒng)化地改造和設(shè)計新的會計業(yè)務(wù)流程，盡可能地減少會計業(yè)務(wù)流程中的非增值環(huán)節(jié)以及調(diào)整會計業(yè)務(wù)流程的核心增值活動。ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程分為會計數(shù)據(jù)收集、會計數(shù)據(jù)處理及會計數(shù)據(jù)輸出三大塊。

（1）會計數(shù)據(jù)的收集方式為自動收集。ERP系統(tǒng)下，當某項業(yè)務(wù)發(fā)生時，其業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)便由各業(yè)務(wù)部門的管理子系統(tǒng)加以收集，并按一定編碼將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞到ERP系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫中保存，會計部門按照核算的需求從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取數(shù)據(jù)進行核算，會計數(shù)據(jù)的自動獲取，大大減輕了會計部門工作人員的工作量，而且信息在傳遞的過程中能保證真實性和完整性，會計信息搜集、處理、傳遞都是由計算機來完成，最大程度上保證了會計信息的及時性，并且大大減輕了會計人員的勞動強度，而且使會計數(shù)據(jù)收集在范圍數(shù)量和效率上都有很大提高。

（2）會計數(shù)據(jù)的處理方式由事件驅(qū)動。傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程是功能驅(qū)動，信息的處理由各自子系統(tǒng)完成，方法和順序都固化下來，由于信息的傳遞時間慢，往往以歷史成本計量，是對會計交易事項的事后反映。ERP環(huán)境則是由事件驅(qū)動的，即當某一特定事件的要求代碼進入工作時，程序指令開始執(zhí)行。當經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，根據(jù)數(shù)據(jù)處理規(guī)則，各業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)只是經(jīng)過初步加工的源數(shù)據(jù)。當信息使用者想從系統(tǒng)中獲取信息時，由信息使用者輸入信息處理代碼，系統(tǒng)啟動相應(yīng)的信息處理程序，對數(shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者。

（3）會計數(shù)據(jù)的輸出方式以網(wǎng)絡(luò)實時報告形式輸出。ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程具有交互性的特點，一般企業(yè)按照自己的行業(yè)或者企業(yè)的特點對ERP系統(tǒng)進行改造，根據(jù)信息的需求來設(shè)計事件驅(qū)動模型，設(shè)置完成以后，信息使用者只需要點擊鼠標發(fā)出指令，ERP系統(tǒng)的報告生成器就會根據(jù)用戶的選擇，啟動相應(yīng)的信息處理程序，調(diào)用模型庫中適合的會計處理程序?qū)?shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理，生成需求的信息，并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者。

3、會計組織的再造

會計組織是會計業(yè)務(wù)流程的組織基礎(chǔ)，會計流程只有附著在會計組織及其結(jié)構(gòu)之上，并通過一定的手段和方式才能有效運作。ERP環(huán)境下，原有崗位職能和人員的工作內(nèi)容會發(fā)生變化，會計流程再造后，建立流程和職能兩個維度的組織結(jié)構(gòu)，即流程維與職能維。一方面會計組織以業(yè)務(wù)流程為主干，建立與業(yè)務(wù)流程相應(yīng)的會計業(yè)務(wù)流程小組，滿足與業(yè)務(wù)流程橫向經(jīng)濟關(guān)系處理全面控制的要求。會計業(yè)務(wù)流程和其他的業(yè)務(wù)流程集成，會計組織要為業(yè)務(wù)流程的正常運行服務(wù)，會計組織的設(shè)置以業(yè)務(wù)流程為主要根據(jù)，建立與業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)的會計流程小組，從橫向上滿足業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)的銜接和順利進行。另一方面需要一個為會計流程小組服務(wù)的職能單元，在縱向上保證對會計流程小組的管理。重組后的會計部門面向流程開展工作，不再區(qū)分專門的職能崗位，主要是對信息的管理和監(jiān)督，由于ERP系統(tǒng)功能是通過計算機實現(xiàn)的，還要設(shè)置硬件和軟件維護人員，負責支持會計流程的各種軟硬件的使用以及數(shù)據(jù)庫的維護。另外，還切實提高會計流程重組后人員的素質(zhì)。ERP系統(tǒng)下雖然一定程度上減少了會計人員的工作量，但對會計人員的素質(zhì)提出了更高的要求。由于打亂了原有崗位的設(shè)置和計算機技術(shù)的大量應(yīng)用，再加上當前經(jīng)濟業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，要求會計人員既懂得會計專業(yè)知識，也要掌握計算機技能，還要不斷的學習，成為綜合性高素質(zhì)的人才。

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