摘 要：高校學(xué)院辦公室作為綜合管理機(jī)構(gòu)，在新形勢(shì)下將面臨諸多挑戰(zhàn)。文章從分析目前高校學(xué)院辦公室管理工作出現(xiàn)的制度缺失、職責(zé)目標(biāo)不明確、管理考核體系不完善及不重視管理人員隊(duì)伍建設(shè)等問題發(fā)生的原因入手，提出了建立健全辦公室管理制度、采用目標(biāo)管理方法管理學(xué)院辦公室工作及重視管理人員隊(duì)伍建設(shè)等解決措施，促進(jìn)學(xué)院辦公室各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)院辦公室；管理；問題與對(duì)策；

中圖分類號(hào)：R197.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-03-00-02

高校學(xué)院辦公室作為學(xué)院對(duì)外的窗口部門，是上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的綜合管理機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)參與政務(wù)、管理事務(wù)、提供服務(wù)等職能。隨著高等教育制度改革不斷深入，高校學(xué)院管理工作所處的環(huán)境越來越復(fù)雜，面臨的挑戰(zhàn)也越來越多。如果學(xué)院辦公室的管理工作出現(xiàn)問題很可能導(dǎo)致學(xué)院的教學(xué)、科研工作運(yùn)轉(zhuǎn)不順利。因此，如何提高高校學(xué)院辦公室工作效率，使其更好地服務(wù)于學(xué)院的教學(xué)和科研工作是高校管理者應(yīng)該注重的首要問題。

一、高校二級(jí)學(xué)院管理存在的問題

（一）缺乏健全的管理制度。高校學(xué)院辦公室管理工作繁多且較為復(fù)雜，有些是日常程序性工作，有些則是突發(fā)性事件，雖然每一項(xiàng)工作看起來都比較瑣碎，但每一項(xiàng)工作卻都有其重要意義。學(xué)院辦公室在面對(duì)這些紛繁復(fù)雜但又十分重要的工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不明、工作毫無章法、計(jì)劃性和針對(duì)性不強(qiáng)等現(xiàn)象。歸其原因，主要是因?yàn)槿狈∪墓芾碇贫?，沒有形成一套辦公室管理人員共同遵守的辦事流程，導(dǎo)致學(xué)院辦公室管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)，管理人員工作積極性不強(qiáng)，影響部門整體的工作效率。[1]

（二）目標(biāo)不明確、職能不明晰。高校學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合管理機(jī)構(gòu)，其主要職能就是為學(xué)生和教師提供各項(xiàng)服務(wù)，目標(biāo)是配合學(xué)校機(jī)關(guān)職能部門順利完成學(xué)校的各項(xiàng)管理工作。目前一些高校學(xué)院辦公室出現(xiàn)辦事靠上級(jí)下達(dá)任務(wù)、工作靠行政命令指導(dǎo)、精神靠文件傳遞等官僚主義現(xiàn)象。造成這些不良現(xiàn)象的原因是高校學(xué)院辦公室對(duì)于自身工作職能不清楚、工作目標(biāo)不明確，辦公室管理人員對(duì)自身工作職責(zé)和目標(biāo)不明確[2]。辦公室的職能和目標(biāo)不是一成不變的指標(biāo)，隨著新問題的產(chǎn)生，職能和目標(biāo)都會(huì)隨之發(fā)生改變。作為辦公室管理人員不能隨著環(huán)境改變而履行自身新職能、完成新目標(biāo)的表現(xiàn)也說明高校辦公室存在目標(biāo)不明確、職能不明晰的問題。

（三）管理人員隊(duì)伍建設(shè)存在問題。高校辦公室工作具有時(shí)效性強(qiáng)，工作要求高、壓力大等特點(diǎn)。為了滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的客觀要求，高校辦公室工作應(yīng)該做到高效率，一方面是辦事速度，另一方面是辦事質(zhì)量，只有在保證辦事質(zhì)量的前提下，提高辦事速度，才是真正的高效率。這就要求高校學(xué)院辦公室管理人員必須具備過硬的政治素質(zhì)、嫻熟地工作技能、踏實(shí)的工作作風(fēng)。然而，目前很多高校學(xué)院辦公室從業(yè)人員大多是機(jī)關(guān)單位干部，有些則是軍轉(zhuǎn)干部，或者是本科畢業(yè)后直接留校的畢業(yè)生，甚至還有一些高職稱人員家屬[3]，他們各自的年齡、經(jīng)歷、學(xué)歷不盡相同，大多數(shù)沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)，思想不統(tǒng)一，辦事水平參差不齊，這些都影響著學(xué)院辦公室的工作效率。

（四）管理工作考核評(píng)價(jià)體系不完善。雖然很多高校已經(jīng)開展對(duì)辦公室管理人員的績效考核工作，但受工作崗位的工作性質(zhì)所限，很多指標(biāo)無法量化，客觀的增加了對(duì)辦公室管理人員的考核難度，最終使得多數(shù)高校學(xué)院辦公室績效考核都只能是流于形式，不能形成一套完善的工作考核評(píng)價(jià)體系。這必然導(dǎo)致“獎(jiǎng)懲不分明”，“有工作就做、沒工作就歇”，“被動(dòng)等待領(lǐng)導(dǎo)分派任務(wù)”等現(xiàn)象發(fā)生，無法調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，降低學(xué)院辦公室的工作效率。

二、做好高校學(xué)院管理工作的建議和措施

（一）建立健全管理制度并且嚴(yán)格執(zhí)行。首先，學(xué)院辦公室在開展各項(xiàng)工作時(shí)，必須遵循客觀規(guī)律，按照相應(yīng)的規(guī)章制度行文辦事。這就要求我們必須建立健全辦公室工作管理制度。一方面，對(duì)于日常程序性工作，需要學(xué)院辦公室制定一套合理高效的辦事流程，讓程序性工作更加規(guī)范化，執(zhí)行起來更加高效。另一方面，在面對(duì)突發(fā)性事件時(shí)，學(xué)院辦公室應(yīng)該有一個(gè)突發(fā)事件處理機(jī)制，以防事件突然發(fā)生無法應(yīng)對(duì)。這樣才能使辦公室工作有章可循，有規(guī)可依。其次，有了健全的管理制度并不代表就能做好學(xué)院辦公室管理工作。辦公室工作人員還應(yīng)該在日常管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，真正做到有章必循、有規(guī)必依。最后，健全的制度需要有配套的監(jiān)督機(jī)制相配合，兩者共同運(yùn)行才能保證學(xué)院辦公室工作健康良好的運(yùn)行。學(xué)院辦公室應(yīng)該對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行不定期常態(tài)化自查，按季度召開總結(jié)性會(huì)議，針對(duì)發(fā)生的違反規(guī)章制度的現(xiàn)象提出整改措施，促使管理人員自覺遵守各項(xiàng)制度，做好本職工作。

（二）明確學(xué)院辦公室職能，采用目標(biāo)管理方法。高校學(xué)院辦公室是基層的行政辦公組織，隨著高等教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公室的工作也日趨復(fù)雜。為了更好的促進(jìn)學(xué)?？蒲泻徒虒W(xué)事業(yè)的發(fā)展，學(xué)院辦公室應(yīng)該明確自身職能，為提高管理水平和增強(qiáng)辦學(xué)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校學(xué)院辦公室主要有執(zhí)行職能、協(xié)調(diào)職能和服務(wù)職能，三者看似獨(dú)立，但彼此間又有著緊密的聯(lián)系，在現(xiàn)實(shí)工作中需要管理人員將各個(gè)職能有機(jī)的結(jié)合起來，這樣才能更高效地完成各項(xiàng)工作。

明確學(xué)院辦公室各項(xiàng)職能后，需要配以科學(xué)的管理方法，才能夠使各項(xiàng)職能更加完美的履行。學(xué)院辦公室可以采用目標(biāo)管理方法，對(duì)部門工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理。在學(xué)校宏觀政策的指導(dǎo)下，由學(xué)院辦公室指定更具體、更切合實(shí)際、更符合部門需要的目標(biāo)要求。目標(biāo)指定過程需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室管理人員共同參與，指定的目標(biāo)要明確，管理要注重平時(shí)的目標(biāo)反饋。通過建立學(xué)院內(nèi)部的目標(biāo)管理制度，把個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)結(jié)合起來，既能充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，又能保證辦公室工作目標(biāo)的順利完成。[4]

（三）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)。由于高校辦公室工作任務(wù)日趨復(fù)雜，對(duì)辦公室管理人員的要求也越來越高，高校應(yīng)該重視辦公室管理人員隊(duì)伍的建設(shè)工作。

1、加強(qiáng)學(xué)院辦公室管理人員引進(jìn)力度，吸引有能力的年輕管理人員，不斷為辦公室補(bǔ)充新鮮血液，這樣既可以提高辦事效率也可以調(diào)整辦公室管理團(tuán)隊(duì)的年齡結(jié)構(gòu)，使其保持活力。

2、加強(qiáng)對(duì)辦公室管理人員的思想教育和職業(yè)技能培訓(xùn)，使每一位管理人員具備過硬的政治素質(zhì)和專業(yè)的工作技能。

3、為辦公室從業(yè)人員提供良好的晉升空間，是每一位工作人員都良好的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)他們發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做好本崗位工作。[5]

（四）完善管理工作考核體系。目前高校對(duì)辦公室管理人員的年度考核基本是流于形式，沒有做到定量定性的嚴(yán)格考核，沒有形成科學(xué)的考核體系，因此無法達(dá)到考核目的。學(xué)校人事部門應(yīng)該重視對(duì)管理人員的工作考核，建立合理完善的考核體系，形成有效的約束和激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)學(xué)院辦公室工作人員以目標(biāo)為導(dǎo)向，認(rèn)真履行其崗位職責(zé)，最終配合學(xué)校各機(jī)關(guān)部門順利完成學(xué)院的教學(xué)科研工作。[6]

三、結(jié)語

近年來，高校進(jìn)入高速發(fā)展階段，在新形勢(shì)下高校學(xué)院辦公室工作也面臨各種挑戰(zhàn)。各高校應(yīng)該重視學(xué)院辦公室管理工作，積極調(diào)整管理觀念，建立健全管理制度，重新明確辦公室職能，建立起一支思想統(tǒng)一、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、團(tuán)結(jié)進(jìn)取的辦公室管理隊(duì)伍，以便應(yīng)對(duì)新時(shí)期即將面對(duì)的各項(xiàng)挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雅君.新形勢(shì)下高校辦公室管理存在的問題及其對(duì)策探討[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2006（5）：33-34.

[2]尹明，鄭丹.當(dāng)前高校辦公室管理面臨的問題與對(duì)策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（12）：189.

[3]楊明.新形勢(shì)下高校辦公室管理存在的問題及其對(duì)策探討[J].中國管理信息化，2014（4）：136-137.

[4]郭必裕.高校目標(biāo)管理存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江高教研究，2005（1）：55-57.

[5]劉媛媛陳小兵.高校院系辦公室管理工作中的問題與對(duì)策研究[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2009（13）：212.

[6]佟穎.高校院系辦公室工作存在的問題及對(duì)策[J].青年文學(xué)家，2013（12）：225-227.

作者簡介：張旭，男，實(shí)習(xí)研究員，主要研究方向?yàn)橘Y產(chǎn)管理、高等教育管理。