劉曉靜/北華大學(xué)檔案館

高等院校檔案信息管理中的問(wèn)題與思考

劉曉靜/北華大學(xué)檔案館

本文從理論聯(lián)系實(shí)際的角度提出：高校檔案資源的合理開(kāi)發(fā)和利用是各項(xiàng)科學(xué)研究的重要理論支持，也是促進(jìn)高校檔案管理科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)。在利用高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中獲得的深思將對(duì)未來(lái)檔案工作起到啟示作用。

高等院校；檔案管理；合理開(kāi)發(fā)；高效利用

一、高等學(xué)校檔案信息合理開(kāi)發(fā)的意義、存在的問(wèn)題

受全球經(jīng)濟(jì)一體化體制的建立的大環(huán)境環(huán)境影響，人們的生活方式發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，價(jià)值取向多元化，思想開(kāi)放程度高，社會(huì)環(huán)追蹤運(yùn)行軌跡，才能形成有效的管理機(jī)制。我們從高校檔案管理角度深刻體會(huì)到：從檔案材料形成到檔案信息的開(kāi)發(fā)利用整個(gè)過(guò)程都應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理。在檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，建立“利用檔案信息效果跟蹤記錄卡”進(jìn)行利用效果登記，做到及時(shí)記錄、集中統(tǒng)計(jì)、綜合分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，為高校檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，作積極嘗試和應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（一）充分發(fā)揮高等院校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用是時(shí)代的要求

高校檔案工作的目的是通過(guò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用，為學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展改革作出貢獻(xiàn)。這些年來(lái)，高校檔案部門(mén)在落實(shí)政策、體制改革、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、學(xué)科申報(bào)、專(zhuān)業(yè)職務(wù)評(píng)聘、編史修志和維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益等方面，發(fā)揮了多方面的作用。因此，我們要充分發(fā)揮檔案部門(mén)的多功能作用，千方百計(jì)滿(mǎn)足學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要，真正成為學(xué)校管理工作的一個(gè)不可或缺的重要組成部分，這不僅是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是時(shí)代對(duì)我們的要求。

(二)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是科學(xué)研究獲得成功的重要條件

科研項(xiàng)目具有連續(xù)性和斷承性。新的科研項(xiàng)目，主要是在前人科研成果的基礎(chǔ)上，通過(guò)進(jìn)一步觀測(cè)、調(diào)查、分析和研究。進(jìn)行新的探索，得到新的認(rèn)識(shí)和新的理論，從而不斷推動(dòng)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。在新的探索和研究活動(dòng)中，科技檔案信息起著繼承、啟迪和指導(dǎo)作用，是科技工作者攀登科學(xué)高峰的階梯。

(三)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是促進(jìn)高校檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)

高等學(xué)校檔案工作的基本矛盾，是檔案管理水平和學(xué)校、社會(huì)對(duì)檔案需求之間的予盾，它們始終處于相適應(yīng)又不適應(yīng)的過(guò)程中，常常是管理落后于需求。我們只有發(fā)揮檔案部門(mén)的多功能作用，不斷提高管理水平，才能有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求服務(wù)，同時(shí)又推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展。

二、提高高校檔案資源利用率的有效途徑

高等院校檔案信息能否有效地開(kāi)發(fā)利用、在很大程度上取決于檔案信息的質(zhì)量以及檔案信息的傳遞。所以，確保信息的質(zhì)量。積極、主動(dòng)、全面地傳遞信息，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息的關(guān)鍵。

(一)積累高質(zhì)量的檔案信息

確保檔案信息的高質(zhì)量，是有效地開(kāi)展信息資源開(kāi)發(fā)利用的先決條件。隨著我國(guó)教育體制改革和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，科研成果作為特殊的.. “商品”已進(jìn)入技術(shù)市場(chǎng)，并在市場(chǎng)中進(jìn)行著競(jìng)爭(zhēng)和交換，導(dǎo)致對(duì)檔案信息的質(zhì)量提出了更高的要求。它要求檔案信息必須建立在可靠的基礎(chǔ)之上，而這種可靠性，又是由檔案的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性決定的。概括地說(shuō)是由檔案的質(zhì)量決定的。因此，我們?cè)跈n案管理中，要堅(jiān)持不懈抓質(zhì)量。具體作法是通過(guò)超前控制管理，把檔案部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)助工作做到科研項(xiàng)目檔案材料形成、積累、整理立卷的前頭，做到超前部署，提前指導(dǎo)，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，從根本上解決檔案信息儲(chǔ)存檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用不穩(wěn)固的現(xiàn)象。所以，積累高質(zhì)量的檔案信息，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提。

(二)進(jìn)行系統(tǒng)編研

全面?zhèn)鬟f信息在確保檔案信息質(zhì)量的基礎(chǔ)上，檔案工作者應(yīng)悉心對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、比較、綜合、編纂，形成編研成果，提供二次、三次文獻(xiàn)服務(wù)。這是系統(tǒng)的、全面的開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要環(huán)節(jié)，也是配合各研究室開(kāi)展科技咨詢(xún)的需要。編研工作要根據(jù)庫(kù)存檔案的實(shí)際情況，考慮不同檔案特征、作用、意義，從實(shí)際需要出發(fā)加以實(shí)施。離開(kāi)客觀需要，編確工作就失去了存在意義。在高校，檔案編者首先應(yīng)滿(mǎn)足教學(xué)、科研工作的需要。特別要注意的是在教學(xué)專(zhuān)業(yè)設(shè)置上應(yīng)該如何調(diào)整，科研項(xiàng)目取得了哪些成果，以及這些成果對(duì)研究該課題提供了什么條件等。掌握的信息越多，則思路越廣，考慮問(wèn)題就越全面。事先掌握了這些情況，就可避免重復(fù)別人作過(guò)的觀測(cè)、調(diào)查、實(shí)驗(yàn)、研究、從而避免人力、物力、財(cái)力及時(shí)間的浪費(fèi)。

(三)做好專(zhuān)題報(bào)道，主動(dòng)傳遞信息

在對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面分析、研究的基礎(chǔ)上，將有關(guān)的專(zhuān)題調(diào)查研究檔案集中編目，進(jìn)行專(zhuān)題報(bào)道，為使用者在查找檔案時(shí)提供系統(tǒng)的線索。這是積極、主動(dòng)、廣泛地開(kāi)展檔案利用工作的一種好形式。把專(zhuān)題目錄主動(dòng)發(fā)送到各系、各課題組、研究室和一些兄弟單位，傳遞了信息，溝通了供需關(guān)系，深受大家的歡迎。

(四)參與市場(chǎng)，有償介供服務(wù)

科技成果的商品化和技術(shù)市場(chǎng)的開(kāi)拓，使高?？蒲谐晒蛇^(guò)去的無(wú)償占有或饋贈(zèng)，變成現(xiàn)在的有償服務(wù)，這就需要可靠的科研檔案作保證。所以，作為科研成果和技術(shù)商品載體的科研檔案，它與技術(shù)市場(chǎng)有著密切聯(lián)系，這種聯(lián)系表現(xiàn)為科研檔案文件材料的復(fù)制件，以及投入技術(shù)市場(chǎng)交流。檔案管理者可制訂對(duì)外提供科研檔案復(fù)制的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，按下同的情況，適當(dāng)進(jìn)行有償提供，從而調(diào)動(dòng)科技人員歸檔的積極性。

(五)建立記錄

收集利用效果信息任何一項(xiàng)系統(tǒng)內(nèi)的管理，都必須構(gòu)成連續(xù)的、不間斷的追蹤運(yùn)行軌跡，才能形成有效的管理機(jī)制。我們從檔案材料形成到檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，都應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理。在檔案登記處開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，建立.. “利用檔案信息效果跟蹤記錄卡”進(jìn)行利用效果登記，做到及時(shí)記錄、集中統(tǒng)計(jì)、綜合分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，為高校檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，作積極嘗試和應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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[2] 楊劍，梁娟.芻議高校檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題與對(duì)策[J].科技檔案，2009（04）.

[3]于雅萍.淺析新形勢(shì)如何做好檔案管理工作[J]. Intelligence，2011（19）.

劉曉靜（1981年1月），女（漢族），吉林省吉林市人，北華大學(xué)檔案館助理館員，專(zhuān)業(yè)技術(shù)初級(jí)，碩士，現(xiàn)主要從事檔案管理研究。