摘 要：檔案管理信息化已經(jīng)廣泛應(yīng)用于目前的檔案管理工作當(dāng)中，而加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是保障檔案管理效率的重要基礎(chǔ)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)中還存在人才缺乏、技術(shù)缺失、管理體系不完善等諸多問題，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。因此，探討檔案管理信息化建設(shè)及創(chuàng)新的措施勢在必行。本文首先分析了檔案管理信息化建設(shè)的必要性，然后歸納了檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題，最后詳細(xì)闡述了檔案管理的信息化建設(shè)及創(chuàng)新的要點。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；創(chuàng)新；資金；人才；

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案管理信息化能夠使檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域得以拓展。管理檔案的信息資源是構(gòu)建檔案管理信息化的基礎(chǔ)，且其社會價值在于對它們進(jìn)行合理的開發(fā)和利用。相對而言，利用檔案管理信息化建設(shè)而提取到的多種人事檔案信息，這些信息更便于長期的開發(fā)使用，這樣也就能夠形成更大的社會效益。

（二）檔案管理信息化能夠存儲更多的信息。由于現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是文字掃描技術(shù)、電腦縮微技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲量得以很大程度地增加。例如，如果我們有一張 3.5 英寸的電腦軟盤，1.4 M字節(jié)，理論上能夠存儲大約六十萬的漢字，比一本厚厚的名著《紅樓夢》的字?jǐn)?shù)還多。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡單的信息，而計算機(jī)信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息這樣通過使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)在很小的內(nèi)存空間中存儲下大量多樣性的信息。

（三）檔案管理信息化的必然趨勢。如果不能很好的深入的認(rèn)識到信息化建設(shè)在當(dāng)代檔案管理中的必要性，就會大大落后于其他部門，在歸檔、監(jiān)督檔案流轉(zhuǎn)的過程中出現(xiàn)諸多問題，影響本單位的工作效率。能夠及早的認(rèn)識到檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)今社會檔案管理的一種大趨勢，從而使各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經(jīng)費、政策支持、技術(shù)應(yīng)用等問題，那么檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程就能夠順利進(jìn)行。

二、檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

（一）對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不足。對檔案管理信息化的認(rèn)識程度不足是檔案管理信息化建設(shè)中面臨的重要問題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變；其次，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時間投入，很多檔案管理部門人員認(rèn)為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才。專業(yè)的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題。這一問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案信息化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對從事信息化管理的人員要求相對比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經(jīng)驗及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術(shù)能力不足，管理經(jīng)驗缺乏，而且人員的穩(wěn)定性不足，對于工作內(nèi)容剛剛熟悉，便離職或調(diào)離崗位，從而導(dǎo)致檔案信息化管理人員不能夠滿足應(yīng)有的需求；再者，檔案管理人員對檔案信息化管理的認(rèn)識程度不足，不能夠嚴(yán)格的按管理的要求來進(jìn)行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開展。

（三）缺乏資金支持。檔案信息化管理的過程中資金投入不足也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。首先，檔案信息化管理所需的資源及設(shè)備需要大量的資金支持，而在當(dāng)前很多單位和部門的缺乏檔案建設(shè)資金來源，使用其它經(jīng)費來進(jìn)行建設(shè)也只能起到非常小的作用；其次，有些單位雖然有相關(guān)的經(jīng)費，但是相對于檔案管理信息化建設(shè)來講，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導(dǎo)致在相關(guān)設(shè)備的采購中，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

三、檔案管理的信息化建設(shè)及創(chuàng)新的要點

（一）強(qiáng)化對檔案管理信息化的思想認(rèn)識。加強(qiáng)對檔案管理信息化的思想認(rèn)識是檔案管理信息化建設(shè)的主要措施之一。

首先，加強(qiáng)對檔案管理信息化的相關(guān)宣傳及培訓(xùn)，明確檔案信息化管理的重要性及必要性，提高檔案信息化管理工作人員對管理模式轉(zhuǎn)變的認(rèn)識；其次，強(qiáng)化對各單位領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識培養(yǎng)，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠積極帶動檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加大對檔案管理信息化的資金投入。加大對檔案管理信息化的資金投入是保障檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，政府部門要在經(jīng)費的供給中列入檔案建設(shè)的相關(guān)部分，確保各單位有專門的資金支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開展；另一方面，各單位要充分的利用經(jīng)費，按要求進(jìn)行相關(guān)設(shè)備及軟件的配備，保障檔案管理信息化建設(shè)具備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）強(qiáng)化信息化硬件建設(shè)，確保信息化管理的實現(xiàn)。實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保信息化建設(shè)中所需要的設(shè)備和機(jī)械工具，這是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。為了強(qiáng)化和加快檔案資料的信息化建設(shè)，單位的主管部門和相關(guān)單位應(yīng)該購置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，真正的把檔案管理的信息化落到實處。

（四）培養(yǎng)檔案管理信息化的創(chuàng)新型人才。檔案管理信息化建設(shè)不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求，因此檔案管理教育專業(yè)應(yīng)面向社會，結(jié)合社會實際，及時調(diào)整并改進(jìn)檔案管理專業(yè)的教學(xué)模式，不僅從課程內(nèi)容、教學(xué)方法方面進(jìn)行改進(jìn)，而且也要在檔案教學(xué)手段、教育分層和教育模式等方面進(jìn)行全面改革創(chuàng)新。

此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術(shù)技能知識的普及與培訓(xùn)，使他們很好的去適應(yīng)檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進(jìn)一些全面發(fā)展的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，更好的與社會同行進(jìn)行競爭與交流。

四、結(jié)語

綜上，運用高新科技促進(jìn)人事檔案管理工作的的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務(wù)，是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。提高檔案資源利用率，注重培養(yǎng)信息化建設(shè)的創(chuàng)新型人才，也有利于構(gòu)建和諧的勞資關(guān)系。

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