摘 要：強(qiáng)化干休所檔案微機(jī)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案制度規(guī)范化、程序標(biāo)準(zhǔn)化，要從收發(fā)文件這個(gè)源頭抓起，突出軍、地兩部分檔案在干休所檔案管理中的作用，以微機(jī)化提高檔案工作質(zhì)量。同時(shí)，干休所檔案實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理制度要?jiǎng)?chuàng)新，方法要現(xiàn)代，措施要得力。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，做好干休所檔案微機(jī)化工作的關(guān)鍵是加強(qiáng)軍地雙方的組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的所有構(gòu)成元素，用現(xiàn)代手段收錄檢索、聯(lián)網(wǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案；干休所；微機(jī)；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-12-00-01

做好軍隊(duì)退休干部檔案微機(jī)化管理，確保檔案工作各個(gè)組成部分的計(jì)算機(jī)化，是強(qiáng)化軍休干部工作，提高軍休所檔案作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要任務(wù)。實(shí)踐證明，這是一項(xiàng)具有規(guī)律性、科學(xué)性和黨性的綜合性工作，需要檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)軍事知識(shí)，掌握軍人的生活規(guī)律，認(rèn)真地做細(xì)、做實(shí)、做好。加強(qiáng)對(duì)干休所檔案微機(jī)化管理的基本原則是，保持檔案所有構(gòu)成元素，用現(xiàn)代手段收錄、檢索，必要時(shí)與軍隊(duì)和地方上級(jí)管理部門(mén)聯(lián)網(wǎng)。

一、干休所檔案微機(jī)化管理制度要規(guī)范，程序要標(biāo)準(zhǔn)，效率要提高

實(shí)現(xiàn)微機(jī)化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要高，管理手段要新，這是核心要求。

第一，文書(shū)的收文、發(fā)文是檔案工作的源頭。文書(shū)要收傳各級(jí)文件，這些文件經(jīng)過(guò)傳閱、催辦，最終要?dú)w檔立卷。所以，收文要保證不丟失，附屬在文件上的領(lǐng)導(dǎo)簽字、指示、承辦過(guò)程、辦理結(jié)果都要完整地保存下來(lái)，成為歷史的憑證，珍貴的史料。同時(shí)，單位制發(fā)的各種文件，都是由秘書(shū)起草、領(lǐng)導(dǎo)簽批、文書(shū)制發(fā)的。保管好起草的原稿，保管好文件成文需要嚴(yán)格按照程序辦事，按文秘制度辦理，以此保證資料的完整，對(duì)立卷歸檔后實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化十分重要。隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的深入，基本上實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，使用辦公軟件為標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造了條件。從起草、修改到排版、定稿、印發(fā)都是用計(jì)算機(jī)操作的，這就為檔案信息微機(jī)化邁出了第一步，也是堅(jiān)實(shí)的一步。

第二，突出軍、地兩種檔案管理在文書(shū)工作中的作用，是管好軍休所檔案工作的基礎(chǔ)。把文書(shū)工作、秘書(shū)工作與檔案工作對(duì)立起來(lái)是影響檔案工作微機(jī)化的行為障礙。必須把文書(shū)工作、秘書(shū)工作與檔案工作緊密結(jié)合起來(lái)。由于軍休所受軍事機(jī)關(guān)和地方民政部門(mén)雙重領(lǐng)導(dǎo)，文書(shū)工作具有復(fù)雜性，軍地雙方的相關(guān)文件都需要做好收文、立卷工作。要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家文秘工作、檔案工作法律法規(guī)，準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的全面性，對(duì)軍地兩個(gè)體系的文件在立卷或歸檔時(shí)達(dá)到信息化要求，保持文件原有的體系、類(lèi)別、性質(zhì)。體系就是把文件發(fā)成兩大類(lèi)。一類(lèi)是中央軍委、總后勤部及大軍區(qū)、省軍區(qū)的文件歸納為部隊(duì)文件。另一類(lèi)是從中央到地方各級(jí)政府及其民政部門(mén)的文件以及其它方面的地方文件。應(yīng)將兩類(lèi)文件都作為重點(diǎn)，共同管好。都作為重點(diǎn)不等于平分秋色，而是以文件的檔案價(jià)值作為輕重緩急的衡量標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)檐娛聶C(jī)關(guān)的相關(guān)文件是軍隊(duì)對(duì)其離退休干部的政策，基本原則與地方政府對(duì)軍休人員的政策是一致的、統(tǒng)一的，而不是對(duì)立的。

第三，提高軍休所檔案質(zhì)量是做好軍休所檔案管理微機(jī)化的前提條件。對(duì)我們的任何一項(xiàng)事業(yè)來(lái)說(shuō)，質(zhì)量都是生命。檔案的管理質(zhì)量直接影響檔案的價(jià)值，影響?zhàn)^藏的保存能力，影響未來(lái)使用的效果。所以，實(shí)現(xiàn)干休所檔案微機(jī)化管理，要把質(zhì)量放在第一位，沒(méi)有質(zhì)量就沒(méi)有價(jià)值。只有從收發(fā)文件到立卷歸檔整個(gè)過(guò)程都是高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、規(guī)范化、信息化的，才能充分發(fā)揮檔案在軍轉(zhuǎn)干部服務(wù)管理方面的作用，才能充分發(fā)揮干休所檔案在連結(jié)軍地雙方方面的作用，才能充分發(fā)揮干休所檔案為民政部門(mén)服務(wù)、為軍轉(zhuǎn)干部服務(wù)的作用。

二、干休所檔案微機(jī)化管理制度要?jiǎng)?chuàng)新、方法要現(xiàn)代、措施要有力

干休所檔案微機(jī)化管理面臨的最大難題是，幾十年的文字檔案如何實(shí)現(xiàn)微機(jī)化的問(wèn)題，目前仍處在只能檢索目錄的階段。只有新的電子版文件實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。為此，更從原始檔案做起，讓幾十年的文字檔案轉(zhuǎn)化成微機(jī)檔案。做好這項(xiàng)工作必須站在高起點(diǎn)上，做到管理制度創(chuàng)新、管理方法現(xiàn)代、管理措施有力。

第一，要舍得人力、物力、財(cái)力投入。抽調(diào)具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人組成班子。當(dāng)然，也可聘請(qǐng)離退休的檔案專(zhuān)家、學(xué)者，至少有3—5人，先把各級(jí)各類(lèi)檔案集中起來(lái)，補(bǔ)充和完善計(jì)算機(jī)檢索，形成電子檔案數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)，然后按照檔案的時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地輸入微機(jī)。這樣做不僅要抽調(diào)人力、配齊微機(jī)，還應(yīng)有必要的管理費(fèi)用。這件事關(guān)系到部隊(duì)建設(shè)和鞏固國(guó)防，花點(diǎn)錢(qián)財(cái)投入是值得的，這是為歷史負(fù)責(zé)、為軍隊(duì)負(fù)責(zé)、為國(guó)防建設(shè)負(fù)責(zé)，應(yīng)該引起高度重視，強(qiáng)化檔案價(jià)值意識(shí)。

第二，要舍得花時(shí)間、費(fèi)功夫。幾十年積累下來(lái)的檔案，要一個(gè)字一個(gè)字打入微機(jī)，這是需要時(shí)間和精力的。應(yīng)該制定規(guī)劃，編制預(yù)算，安排辦公地點(diǎn)和辦公設(shè)備，打一場(chǎng)“持久戰(zhàn)”。相信經(jīng)過(guò)艱苦的努力，花費(fèi)1—2年的時(shí)間是可以完成的。這是一項(xiàng)一勞永逸的重要任務(wù)，是光榮而艱巨的，是一份歷史的答卷。

第三，要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量。首先是對(duì)歷史上的檔案一件也不能遺漏，要全部收入微機(jī)。同時(shí)，在收入時(shí)不能出現(xiàn)錯(cuò)別字、缺段少頁(yè)等問(wèn)題，一開(kāi)始就要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)。采取有人收錄、有人校對(duì)、有審核把關(guān)的監(jiān)督管理措施，確保檔案質(zhì)量不降低。

三、軍休干部休養(yǎng)所檔案微化要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化人才隊(duì)伍

作為軍地雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，要實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理，必須把請(qǐng)示、預(yù)算報(bào)告、工作計(jì)劃報(bào)給軍地雙方。成立由雙方主管領(lǐng)導(dǎo)組成的領(lǐng)導(dǎo)小組。并由領(lǐng)導(dǎo)小組審查工作計(jì)劃和預(yù)算，對(duì)請(qǐng)示進(jìn)行批復(fù)。同時(shí)，干休所應(yīng)組成由主管副所長(zhǎng)任主任的檔案微機(jī)化辦公室。辦公室工作人員由抽調(diào)來(lái)的直接從事檔案微機(jī)化工作的人員組成。要在正式開(kāi)展工作前，請(qǐng)市檔案局檔案專(zhuān)家、檔案信息化和系統(tǒng)化專(zhuān)家進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。要由軍地雙方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作人員進(jìn)行思想政治教育。一方面提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面提高工作人員的思想認(rèn)識(shí)，做到政治上有信心、有決心、有責(zé)任心，業(yè)務(wù)上會(huì)做、能做好。

在制定規(guī)劃的時(shí)候，要以月或季為單位做出檢查指導(dǎo)、修改完善的規(guī)定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題。為了確保工作質(zhì)量，還要請(qǐng)市檔案局工作人員定期抽查、檢查，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了跟上時(shí)代的步伐，這項(xiàng)工作要力爭(zhēng)在2015年底前完成，確保從“十三五”開(kāi)始，全面實(shí)現(xiàn)干休所檔案管理系統(tǒng)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。