摘 要：本文首先分析了檔案管理信息化的安全性出現(xiàn)問題原因，然后歸納性分析了檔案管理信息化安全性建設(shè)策略：加強(qiáng)文件管理人員的素質(zhì)；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管；強(qiáng)化安全培訓(xùn)；建立、健全電子文件安全運(yùn)用規(guī)范。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；安全性；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

在計算機(jī)技術(shù)發(fā)展勢不可擋的滲透到每一個行業(yè)領(lǐng)域的大經(jīng)濟(jì)技術(shù)背景下，檔案管理要想健全、高效、安全的發(fā)展，毋庸置疑的要利用計算機(jī)信息技術(shù)。計算機(jī)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，將會使檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一個大的突破。同時，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用在檔案管理方面還存在有一定的潛在安全性因素思考，如果我們不能考慮到這一方面的建設(shè)和預(yù)防措施，一旦出現(xiàn)意外就會造成大量檔案信息資源的損壞，從而造成不可估量的損失。因此，檔案管理信息化的安全性對于檔案的信息化管理至關(guān)重要。本文將從檔案信息化管理在保存形式安全和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全方面著手分析檔案管理信息化的安全性問題。

一、檔案管理信息化安全性出現(xiàn)問題原因

（一）缺乏全面的檔案軟件管理功能

缺乏全面的檔案軟件管理功能，因為電腦軟件公司和檔案的管理部門各自開發(fā)檔案管理的軟件，這就導(dǎo)致在使用方法和系統(tǒng)上是不同的，容易造成檔案軟件在進(jìn)行管理的過程中出現(xiàn)管理不全面的現(xiàn)象，不能夠全面的反應(yīng)檔案管理的全過程、實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，這對檔案信息的綜合利用及共享會造成較大的影響。同時，在應(yīng)用程序的開發(fā)過程中，由于受到條件限制或軟件設(shè)計編程人員故意設(shè)置后門，一旦“后門”洞開，其造成的后果將不堪設(shè)想。

（二）缺乏穩(wěn)定的檔案在提性能

電子檔案的存儲材料是磁性物質(zhì)和光盤，一般來說，磁盤或磁帶采用聚酯底基，容易產(chǎn)生靜電而吸引灰塵顆粒，從而導(dǎo)致卷曲并與磁粉脫離，有時受外來磁場影響，存儲載體的磁性涂層容易發(fā)生消磁或磁化，這樣就會破壞管理記錄的數(shù)據(jù)；然而光盤通常使用的記錄介質(zhì)是在激光熱效應(yīng)作用下容易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，這些材料易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，因此說其性能很不穩(wěn)定，影響檔案管理的穩(wěn)定性，加之電子檔案存儲材料的壽命僅為5～15年，與紙質(zhì)檔案載體相比，其使用壽命要短得多。

（三）容易受到網(wǎng)上的攻擊和破壞

當(dāng)前計算機(jī)病毒泛濫，開放式網(wǎng)絡(luò)中的所有計算機(jī)都容易感染計算機(jī)病毒。有些人故意制作、傳播計算機(jī)病毒等破壞性程序，攻擊、破壞計算機(jī)系統(tǒng)及通信網(wǎng)絡(luò)，致使計算機(jī)系統(tǒng)及通信網(wǎng)絡(luò)遭受損害，甚至摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。同時，有的經(jīng)網(wǎng)站同意進(jìn)入的合法用戶，出于個人目的，篡改或偽造檔案信息，形成虛假信息，造成不良后果和影響。

二、檔案管理信息化安全性建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)文件管理人員的素質(zhì)

為了適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足科技的要求，檔案管理者必須做到活到老、學(xué)到老，不斷探索，不斷創(chuàng)新，在工作實(shí)踐中提升自我，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，才能滿足使用者對檔案信息的需要，才能讓檔案資料發(fā)揮更大的作用。

一是，檔案管理人員要及時更新計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊方面的知識，提升網(wǎng)絡(luò)使用的安全性。要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)歷史、文化、專業(yè)術(shù)語等網(wǎng)絡(luò)的基本理論和操作知識。

二是，檔案管理人員要熟悉互聯(lián)網(wǎng)的信息資源分別和查找手段、方法，熟悉常用瀏覽器的使用，要熟悉不同需要存儲的檔案信息的特點(diǎn)和搜索引擎，以及歸集方法。

三是，完善整理檔案信息的能力。要能做到通過網(wǎng)絡(luò)將分散的資料進(jìn)行整合，提供給使用者。

四是，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源開發(fā)的能力。信息化要起到實(shí)效，就得適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求，切實(shí)提高網(wǎng)絡(luò)檔案工作服務(wù)水平能力，這就需要管理者不僅要有豐富的檔案管理知識和經(jīng)驗，熟悉網(wǎng)絡(luò)的信息搜索、整合流程，更要具有學(xué)習(xí)、探索的能力。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管

在收集電子檔案過程中，必須要進(jìn)行殺素處理，并實(shí)時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運(yùn)用計算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據(jù)情況設(shè)置不同的訪問權(quán)限，對檔案的檢索、制作等工作進(jìn)行限制，防止其他人員修改檔案信息而造成安全隱患。對于需要保存而不必要修改的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上進(jìn)行保存。對于在網(wǎng)上傳輸?shù)碾娮訖n案信息，可以綜合使用“數(shù)字簽名”、“加密技術(shù)”、“身份驗證”、“防火墻”等技術(shù)加以保護(hù)。

（三）強(qiáng)化安全培訓(xùn)

電子文件以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為依托，建立在現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，對資料進(jìn)行收集、管理工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源的大規(guī)模共享。因此，要對檔案管理人員進(jìn)行電子文件安全培訓(xùn)。增強(qiáng)管理人員的安全保密意識，并強(qiáng)化其職業(yè)道德，增強(qiáng)其責(zé)任感。針對可能出現(xiàn)安全問題的環(huán)節(jié)，如傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等環(huán)節(jié)，要建立相對完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可執(zhí)行；同時，要加強(qiáng)技術(shù)力量投入，可以利用加密技術(shù)來攔截第三方對資料的盜取；設(shè)置安全通行密碼，維護(hù)管理者的使用權(quán)限；也可以利用監(jiān)控技術(shù)，防止對電子文件的非法訪問，防止資料的泄露和篡改；做好電子文件的安全備份工作，增強(qiáng)計算機(jī)病毒的防控能力，提升電子文件的安全性。

（四）建立、健全電子文件安全運(yùn)用規(guī)范

作為一個新發(fā)展起來的管理手段，檔案信息化的安全工作是一項非常重要的工作。雖然國家制定了《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，但是這些都是基本法，面對日新月異的科技發(fā)展勢頭，要想保護(hù)電子文件在檔案信息化過程中的安全，必須根據(jù)實(shí)際工作需要，結(jié)合科技的發(fā)展速度，制定適合的規(guī)則和法律，才能最大程度的保證電子文件的安全使用，促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。

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