摘 要：促進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的手段之一。本文分析了當(dāng)前制約高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的因素，努力探索解除這些制約的對策。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；信息化；制約因素；

中圖分類號：G64.21 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

檔案信息化即以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)為主要手段，以檔案工作為依托，對檔案進(jìn)行收集、整理、開發(fā)等現(xiàn)代化的管理過程。高校使用過去傳統(tǒng)的辦法，管理教學(xué)檔案已落后于形勢，在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息化建設(shè)水平已越來越成為高校檔案管理水平和基本標(biāo)志。由于各高校認(rèn)識水平、重視程度、投入力度等各方面的原因，目前我國高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程參差不齊。

一、制約高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的主要因素有：

（一）觀念和意識跟不上檔案信息化建設(shè)的步伐。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)牽涉到一系列人員，需要高校方方面面的支持和配合，首要是與檔案信息化建設(shè)相同步的觀念。首先要人員觀念的更新。教學(xué)檔案工作者的觀念跟不上檔案信息化建設(shè)的步伐，思想依然停留在傳統(tǒng)檔案管理“你查我調(diào)”的模式中，認(rèn)為檔案管理只是履行保管的義務(wù)，這實(shí)際上就是沒有把檔案的服務(wù)功能服務(wù)好，卻沒有盡到服務(wù)大眾的責(zé)任。重視“硬件”設(shè)施建設(shè)，忽視“軟件”環(huán)境營造。安于現(xiàn)狀和缺乏創(chuàng)新使得高校教學(xué)信息化建設(shè)停滯不前。

（二）教學(xué)檔案信息化建設(shè)資金投入不足。教學(xué)檔案信息化建設(shè)需要設(shè)備、軟件、人員等方面的配備，這些都需要大量的資金支持。然而在很多人的觀念中高校檔案部門在學(xué)校是輔助部門，建設(shè)的重要性理解不夠，建設(shè)資金不會(huì)作為重點(diǎn)單位，因?yàn)闆]有得到足夠的重視，資金也就投入也不足。另一方面，由于檔案信息化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，出現(xiàn)較晚，因此高校的資金分配制度也很少將檔案信息化建設(shè)作為后備資金的有機(jī)組成部分。

（三）人員素質(zhì)不足以支持檔案信息化建設(shè)。由“信息化”的特征便可以看出檔案信息化背后，需要一支具備高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍作后盾。檔案信息化進(jìn)程中的一系列工作如計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語、網(wǎng)絡(luò)操作等，都需要由具備檔案專業(yè)知識的高素質(zhì)人員來完成。然而，目前高校中從事檔案管理工作的人員大多都是非檔案專業(yè)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，知識結(jié)構(gòu)無法滿足信息化建設(shè)的要求，一些人甚至不能熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)工具，更不用說進(jìn)行信息化建設(shè)。提高專業(yè)的檔案管理人才的比例，把人員建設(shè)作為高校檔案館建設(shè)一個(gè)主要措施，適當(dāng)提高學(xué)歷層次，加強(qiáng)專業(yè)人員的在職培訓(xùn)，是必不可少的。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全問題阻礙教學(xué)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案信息的主要特點(diǎn)是不可再生性和原始性，檔案信息既應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭m當(dāng)?shù)墓_，又要得到堅(jiān)實(shí)的保護(hù)。檔案信息化為檔案管理帶來了便捷，與此同時(shí)也帶來了安全危機(jī)。高校院部檔案信息化加強(qiáng)了高校與外界的聯(lián)系，卻由于電腦黑客或電腦病毒等網(wǎng)絡(luò)安全問題的存在，無形中增大了檔案信息被泄露的可能性。

二、解除高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)制約因素的對策

（一）完善教學(xué)檔案工作的制度。完善檔案工作的制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先是制定有關(guān)院部檔案工作的原則與方法的具體規(guī)定和細(xì)則，包括收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)，專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。其次是進(jìn)行院部檔案信息化建設(shè)時(shí)注意按照院部的技術(shù)條件選擇合適的軟件配置、數(shù)據(jù)口格式、硬件類型等與信息化相結(jié)合的技術(shù)支持。再次是注重院部數(shù)據(jù)庫建設(shè)，由于數(shù)據(jù)口是檔案信息化建設(shè)的重要依托，所有檔案信息的交流輸送幾乎都要通過數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)，因此加快和加強(qiáng)院部數(shù)據(jù)庫建設(shè)顯得尤為重要。

（二）更新教學(xué)檔案工作觀念。在所有制約高校檔案信息化建設(shè)的因素中，觀念滯后無疑是源頭及根本。信息技術(shù)的高速發(fā)展使高校信息化建設(shè)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，檔案工作者必須改變傳統(tǒng)的觀念和態(tài)度，解放思想，用科學(xué)知識武裝自己，提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。學(xué)習(xí)新東西，補(bǔ)充新內(nèi)容，用新的思想、新的意識、新的觀點(diǎn)來應(yīng)對當(dāng)前的高校檔案管理，樹立服務(wù)才是檔案管理的重中之重的管理模式，使檔案管理上一個(gè)臺階。高校領(lǐng)導(dǎo)部門則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行以信息化為主要內(nèi)容的檔案工作改革和指導(dǎo)，為檔案建設(shè)調(diào)撥資金并努力解決該領(lǐng)域的技術(shù)和人員配備問題。

（三）提高檔案工作者的素質(zhì)。人才是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的建設(shè)的關(guān)鍵。一方面，高校檔案工作的信息化改變了傳統(tǒng)檔案工作的方式，對工作人員的數(shù)量和質(zhì)量都提出了更高的要求，需要大量的信息分析研究員、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)員、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員等。可見，高校要將檔案人才的培養(yǎng)和引進(jìn)作為檔案信息建設(shè)工作的重點(diǎn)，加強(qiáng)院部檔案工作者的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)一支具有創(chuàng)新精神和合作精神的復(fù)合型人才隊(duì)伍，從而滿足檔案信息化建設(shè)提出的要求。另一方面，要抬高檔案工作準(zhǔn)入的門檻，實(shí)行嚴(yán)格的資格審查制度，以激勵(lì)檔案工作者自覺更新工作理念，用科學(xué)技術(shù)知識提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，與檔案信息化對人員提出的要求同步。高校檔案管理部門不只是有高職稱的檔案管理人員，而是要有高水平、高檔次的檔案管理人員，業(yè)務(wù)上要能指導(dǎo)其他的檔案管理人員的工作，解決檔案管理網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)信息建設(shè)中出現(xiàn)的難點(diǎn)，還要能有開拓創(chuàng)新等。

（四）統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是形成網(wǎng)絡(luò)狀的、數(shù)據(jù)信息流暢共享的數(shù)字平臺，在這樣的平臺上有統(tǒng)一的檔案文件管理、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)文件格式、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，可以說，“統(tǒng)一化”是檔案信息化建設(shè)的地基。為此，各高校要從全局發(fā)展的角度出發(fā)，建設(shè)自己的檔案信息化平臺，加強(qiáng)高校間的數(shù)據(jù)交流互通，增進(jìn)資源共享，最終形成統(tǒng)一的檔案信息化規(guī)范以穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。高校之間實(shí)現(xiàn)最大范圍內(nèi)的資源共享，是檔案服務(wù)于社會(huì)的最終要求。因此，必須統(tǒng)一建設(shè)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、一個(gè)規(guī)定、一個(gè)規(guī)格，才可以把這項(xiàng)工作做得更好。

（五）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)。教學(xué)檔案信息具有個(gè)人性、原始性、不可復(fù)制性等特點(diǎn)，對檔案信息隱秘性的保護(hù)，牽涉到一系列人員的隱私權(quán)問題，該工作極其嚴(yán)肅且不能出差錯(cuò)。檔案信息化為檔案工作帶來便捷的同時(shí)，也為檔案的安全性帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。要想使高校教學(xué)檔案信息化得到健康長足的發(fā)展，就要加強(qiáng)對檔案信息的安全與保密措施，以防止電腦病毒或電腦黑客惡意攻擊，造成個(gè)人檔案信息的泄露。為此，高校一方面要嚴(yán)格審查對外公布的檔案信息，明確公開和嚴(yán)禁公開的界限，另一方面要保護(hù)用戶的上網(wǎng)安全，在入口、傳輸、使用三方面保障信息數(shù)據(jù)的安全可靠，可使用安全代理、防火墻、設(shè)置權(quán)限等手段防止信息泄露或數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)，保障院部檔案信息的安全。

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