摘 要：文章介紹了電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)以及傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，并且對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行比較，最后闡述了實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理模式相結(jié)合的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì)；傳統(tǒng)會(huì)計(jì)；檔案；比較；

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-12-00-01

一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

在電算化時(shí)代，會(huì)計(jì)人員利用計(jì)算機(jī)為會(huì)計(jì)檔案管理帶來了新的改變：第一，豐富了會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)載體。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求紙質(zhì)載體與磁性介質(zhì)載體共存，單位不僅要保存計(jì)算機(jī)硬盤、光盤和其他磁性介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，還要保存打印出來的紙質(zhì)版本數(shù)據(jù)。第二，需要一定的讀取環(huán)境。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，通過翻閱即可獲取會(huì)計(jì)信息，而電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱需要一定的計(jì)算機(jī)硬軟件系統(tǒng)的支持，對(duì)讀取環(huán)境提出更高的要求。第三，數(shù)據(jù)安全性受到挑戰(zhàn)。由于電算化會(huì)計(jì)檔案特殊的存儲(chǔ)載體，數(shù)據(jù)的修改和刪除更加快捷方便，因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理權(quán)限控制，對(duì)維護(hù)信息的安全性和完整性提出更高的要求。第四，信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制受到挑戰(zhàn)。在電算化環(huán)境中，一方面系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，另一方面舞弊方法更加先進(jìn)。

電算化會(huì)計(jì)檔案主要是指儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)資料，以光盤或其他磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)資料，這些會(huì)計(jì)資料一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列數(shù)據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案工作是每個(gè)單位的一項(xiàng)重要工作，是形成企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理成為每個(gè)單位面臨的重要挑戰(zhàn)。

二、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料。作為記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)交易和事項(xiàng)的憑證材料，會(huì)計(jì)檔案要求真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性和時(shí)序性，不能隨意變動(dòng)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案相比具有較強(qiáng)的直觀可視性。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案直觀地呈現(xiàn)了企業(yè)的原始會(huì)計(jì)憑證，使得紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的使用者一目了然地掌握各種信息，具有極強(qiáng)的視覺直觀性，因此長(zhǎng)期以來是人們主要使用的檔案管理方法。

信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)工作中的弊端日益凸顯，主要有兩方面：一是受查閱會(huì)計(jì)檔案的時(shí)空制約。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案主要是實(shí)物形式，使用者的查證、閱覽、咨詢等方面雖然一目了然，但卻受到一定的時(shí)空制約。二是受會(huì)計(jì)檔案的形式制約。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式存放，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行整理和儲(chǔ)存，一些單位受到資金等方面的制約，無法達(dá)到相關(guān)的館藏標(biāo)準(zhǔn)，造成許多重要檔案的損毀，使用者無法取得完整、準(zhǔn)確的資料。這些都對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的要求。

三、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案的比較

（一）檔案管理的載體不同。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的載體以紙質(zhì)為主，電算化會(huì)計(jì)檔案的載體主要是光盤或磁性介質(zhì)等。相對(duì)而言灰塵、有害氣體、磁場(chǎng)等對(duì)后者的影響更大，保存不當(dāng)極易受到損毀，因此對(duì)檔案存放地點(diǎn)有著嚴(yán)格要求，如防塵、防熱、防磁、防潮、防火、防凍等要求。同時(shí)，在電算化的環(huán)境中，通過計(jì)算機(jī)和其他高科技手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制、修改、損毀等更加便捷，甚至做到不留痕跡，相對(duì)與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理而言，發(fā)現(xiàn)弄虛作假等違法行為的難度更大，造成的危害和損失也更大，因此新環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的安全挑戰(zhàn)，需不斷加強(qiáng)對(duì)載體的維護(hù)和管理。

（二）檔案數(shù)據(jù)的獲取方式不同。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的獲取一般要等到相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)全部完成后才能從賬面中獲得，具有一定的滯后性，而在電算化會(huì)計(jì)檔案中，每一部分的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都會(huì)及時(shí)保存在計(jì)算機(jī)中，使用者通過計(jì)算機(jī)查找，可以很快獲得相關(guān)數(shù)據(jù)，從而幫助決策者及時(shí)、準(zhǔn)確地制定相關(guān)經(jīng)營政策和方針，不斷提高經(jīng)濟(jì)效益，在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)的快捷操作，檔案使用者可以通過設(shè)置標(biāo)識(shí)、建立索引等方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更有效的管理。

（三）檔案的銷毀方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，在電算化環(huán)境下，只需要通過建立索引，輸入需要保留的部分并打印輸出，保留紙質(zhì)載體和磁性載體兩部分內(nèi)容。對(duì)于查找篩選出需要銷毀的部分，形成銷毀清單，在獲得批準(zhǔn)后可以快速進(jìn)行邏輯清除，降低了人力、財(cái)力、物力的耗費(fèi)。

四、實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案管理模式相結(jié)合的對(duì)策

（一）針對(duì)會(huì)計(jì)工作的專業(yè)特點(diǎn)，為更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，會(huì)計(jì)檔案宜采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理方式。會(huì)計(jì)資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業(yè)特點(diǎn)。大量的資料以紙質(zhì)形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統(tǒng)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)保管為妥。同時(shí)由于電子檔案存在可修改性、可復(fù)制性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的單位，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及形成的其他會(huì)計(jì)資料，都儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上，形成會(huì)計(jì)電子檔案，另外再打印一份內(nèi)容完全相同的紙質(zhì)文件，利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決電子文件易變動(dòng)、易修改的問題，使會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。這樣既兼顧了傳統(tǒng)的視覺閱讀習(xí)慣和維護(hù)原始憑證的法律效用，又能防范電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。

（二）會(huì)計(jì)檔案專業(yè)性強(qiáng)，利用率高，會(huì)計(jì)檔案的收集管理還應(yīng)走電子文件和紙質(zhì)文件一并保存的“雙軌”制。對(duì)一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料，可有選擇地通過掃描、攝影等方式，進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化成儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用磁性介質(zhì)存儲(chǔ)量大、查閱方便的特點(diǎn)，快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，能大大縮減翻閱、查找原件的時(shí)間，滿足信息利用者在計(jì)算機(jī)環(huán)境下隨時(shí)隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

五、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的載體由原來單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和磁性介質(zhì)載體共存的局面。因兩種載體無論材質(zhì)、性能還是保管、利用方式都迥然不同，應(yīng)做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代模式相結(jié)合。

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