摘 要：由于中職學(xué)校大規(guī)模的擴(kuò)招、擴(kuò)建，人員隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)了前所未有的壯大，這樣學(xué)校的人事檔案管理工作也日益繁重。因此筆者將結(jié)合多年的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)階段中職學(xué)校人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)闡述，并總結(jié)出加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化的有效建議，以不斷加強(qiáng)人事檔案的管理工作，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校的人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；中職學(xué)校；問(wèn)題與對(duì)策；

中圖分類號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-12-00-01

在中職學(xué)校的管理工作中，人事檔案管理是其中最為基礎(chǔ)的工作，加強(qiáng)人事檔案管理，不僅可以規(guī)范各部門的人事管理工作，提高學(xué)校的管理水平，而且可以為學(xué)校的人事任免提供較為科學(xué)的依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展。

一、中職學(xué)校人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理制度不夠完善

人事檔案管理要發(fā)揮其功效是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，且工作本身極其繁瑣、重復(fù)性高、工作強(qiáng)度高，隨著人事管理工作難度的不斷加大，人事管理制度也出現(xiàn)了一些漏洞和問(wèn)題，其主要表現(xiàn)在：一、人事檔案管理制度建設(shè)薄弱，各項(xiàng)管理制度相對(duì)滯后，檔案管理部門執(zhí)行起來(lái)很難做到嚴(yán)格、嚴(yán)密，對(duì)檔案管理工作造成了不利的影響。此外，隨著改革開(kāi)放形勢(shì)的發(fā)展，還有一些制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，加之一些單位雖有相關(guān)制度，但實(shí)際工作中又貫徹執(zhí)行不到位，缺少有效的監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲考核機(jī)制，在一定程度上也影響了人事檔案材料收集工作的質(zhì)量和效率。

（二）中職學(xué)校人事檔案管理方式需要革新

現(xiàn)今，大多中職學(xué)校已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案的記錄和保存工作，但還有一大部分人事記錄使用紙質(zhì)材料，當(dāng)前管理的模式依舊停留在人事檔案管理早期手動(dòng)保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費(fèi)人力資源，對(duì)于人事檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便，且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于人事檔案的長(zhǎng)久保存可能會(huì)造成人事檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的人事檔案管理模式對(duì)于人事檔案的合理利用以及人事檔案管理制度的完善都產(chǎn)生一定的影響，所以，要實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校人事檔案優(yōu)化管理，首先要做的就是對(duì)人事檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。

（三）中職學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容缺失

在人事檔案管理中，保證檔案的真實(shí)性和全面性是人事檔案工作的重中之重，也是保證人事信息準(zhǔn)確性，便于查閱的關(guān)鍵因素。從現(xiàn)有的檔案管理來(lái)看，有很大一部分檔案材料中內(nèi)容前后不符。此外，部分人的人事記錄由于工作的流動(dòng)或者意外丟失，一些履歷表、年度考核表不全，或者學(xué)歷、職稱、工資材料不全等問(wèn)題，嚴(yán)重影響到了單位職工的切身利益，因此，檔案管理部門必須保證現(xiàn)有人事檔案的完整性，絕不能因?yàn)楣ぷ魇д`而給人事管理造成影響。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校人事檔案管理的措施

（一）建立健全中職學(xué)校人事檔案管理制度

人事檔案規(guī)范化管理首先需要加強(qiáng)人事管理制度的建設(shè)，檔案管理有章可循、有據(jù)可依。首先，人事組織部門應(yīng)制定和完善人事檔案管理辦法，完善檔案管理收集歸檔制度、鑒別核對(duì)制度、保管保密制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格規(guī)定管理人員的職責(zé)范圍以及相應(yīng)的獎(jiǎng)罰辦法等一系列規(guī)章制度，以促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化。此外，要做好人事檔案的保密工作，遵循分級(jí)管理的原則必須堅(jiān)決執(zhí)行國(guó)家的保密制度，任何人不得私自保管他人或本人檔案。健全人事檔案的管理制度，有利于嚴(yán)格規(guī)范人事檔案管理工作，保障工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度辦事，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化。

（二）加快人事檔案規(guī)范化管理

無(wú)論從事哪項(xiàng)工作都必須要遵守工作規(guī)范，人事檔案管理攸關(guān)各部門的人才選拔和考核，更要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。從檔案內(nèi)容方面，工作人員要將重點(diǎn)放在反映各部門職工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間；從檔案要求來(lái)看，檔案管理人員要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，接收人事檔案材料時(shí)紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料規(guī)范人事檔案。此外，要進(jìn)一步落實(shí)人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理，做好簽收、登記工作，不允許本人自行查閱檔案，檔案在轉(zhuǎn)遞時(shí)必須密封，加蓋騎縫章并嚴(yán)格按照規(guī)定途徑轉(zhuǎn)遞，以免檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中失真，以此提高人們規(guī)范檔案行為的認(rèn)識(shí)，養(yǎng)成規(guī)范檔案行為的良好習(xí)慣；

（三）推進(jìn)人事檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級(jí)，推進(jìn)人事檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全人事檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將個(gè)人檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進(jìn)行高效查詢。其次，積極開(kāi)發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫(kù)，為各部門提供詳細(xì)的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記本聯(lián)系起來(lái)，互相核對(duì)，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時(shí)修正，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理工作人員是檔案管理工作的實(shí)際操作者，要實(shí)行檔案規(guī)范化管理，就必須不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。首先，要堅(jiān)持不懈的加強(qiáng)職業(yè)道德教育，用現(xiàn)代理論知識(shí)和規(guī)章制度加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理作為中職學(xué)校各項(xiàng)管理事物的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展有著極為重要的意義，學(xué)校必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，加強(qiáng)規(guī)范性管理，并要促進(jìn)人事檔案管理與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，進(jìn)而提高其管理水平。

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