摘 要：信息化的檔案管理范圍十分廣泛，通過信息化手段不但規(guī)范了檔案的整理和保持，更促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。結(jié)合筆者的實踐工作經(jīng)驗，本文首先介紹了檔案信息化管理概述，對檔案信息化建設(shè)面臨的問題進(jìn)行了探討分析，并提出了相應(yīng)解決措施，旨在提高我國檔案信息化管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；問題；措施；

中圖分類號：G273.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、檔案信息化管理概述

檔案信息化管理就是利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對檔案實體進(jìn)行管理并且提供相關(guān)服務(wù)。以下就三個方面對它的具體內(nèi)容進(jìn)行講解。

（一）從字面上就可以明顯的看出，它與數(shù)字信息有著極為密切的聯(lián)系。對檔案進(jìn)行信息化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

（二）實現(xiàn)檔案的信息化管理，很重要的基礎(chǔ)就是網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢。

（三）對檔案進(jìn)行管理，最終的目的是對檔案的信息進(jìn)行利用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對檔案信息化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案信息化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?，還能促進(jìn)整個社會的檔案意識的形成。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)面臨的問題

（一）資金投入大籌集難。資金已然成了檔案信息化建設(shè)的瓶頸。搞信息化，需要購置計算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，還要進(jìn)行信息安全防護(hù)，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代快，生命周期短，其后續(xù)維修、更換、升級費(fèi)用也可想而知。

（二）建設(shè)任務(wù)繁重工作見效難。在檔案信息化進(jìn)程中，一要對現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、圖紙、照片、音像等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三采取電磁屏蔽，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，確保信息安全，防止信息丟失失密；四要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，對電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級而失去效用，造成資源損毀。

（三）隊伍建設(shè)要求高適用人才難求。受傳統(tǒng)用人體制的制約，當(dāng)前的檔案管理人員的信息技術(shù)知識水平普遍偏低，操作技能較為匱乏。同時，在檔案管理人才配置方面缺乏合理性，極度缺乏系統(tǒng)開發(fā)、信息導(dǎo)航、程序維護(hù)等方面的人才，這就嚴(yán)重限制了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

三、加強(qiáng)檔案信息化管理措施

（一）檔案信息化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。（2）樹立安全保密意識。檔案信息化建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（二）檔案信息化管理的優(yōu)勢之一就是提高檔案資源的有效利用率。但在資源的使用這一環(huán)節(jié)需要注意以下問題：1、軟硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備。相關(guān)軟件硬件設(shè)施的完善，是檔案信息化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。2、規(guī)范相關(guān)的管理機(jī)制。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案的信息化管理建設(shè)過程中，同樣應(yīng)該完善相關(guān)的管理機(jī)制，無規(guī)矩不成方圓，不管是對于檔案管理層的制約還是檔案資源使用者的規(guī)范都有著極為重大的意義。3、資源的準(zhǔn)確性。4、檔案資源信息化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的錄入過程中，相關(guān)的監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）檔案管理的信息化建設(shè)并不是一項容易的工作，它涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。

（四）加強(qiáng)對現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)。因此，1、在檔案信息化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。2、引進(jìn)高素質(zhì)的信息化技術(shù)人才。在檔案信息化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案信息化建設(shè)過程中的各種技術(shù)難題，從而組建一支集信息化專業(yè)管理人才與基本操作人員為一體的檔案信息化管理隊伍。

四、結(jié)束語

總之，當(dāng)前社會是一個知識型的社會，檔案的管理將面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。只有不斷完善管理措施，適應(yīng)信息化的要求，才能使檔案在新的形勢下發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案信息化管理不但是我國檔案管理改革的重要戰(zhàn)略，同時也是促進(jìn)我國信息工程的發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)磊，劉海燕.談新形勢下企業(yè)檔案管理[J].理論觀察，2006（01）.

[2]汪錦瑩.關(guān)于做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2009（06）.