摘要:在互聯(lián)網(wǎng)盛行的時(shí)代,檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展是必然的,文章通過論述檔案管理現(xiàn)代化中存在的不足,并對這些問題提出筆者相應(yīng)的思考與建議,目的在于檔案管理工作能在與時(shí)俱進(jìn)的變革下,更大的發(fā)揮起作用并且更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。
關(guān)鍵詞: 檔案管理;現(xiàn)代化
中圖分類號(hào):G279.21文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
一、檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想,現(xiàn)代化的方法和手段對檔案工作進(jìn)行有效的管理,并獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。2014年我國大部分省市已開始執(zhí)行電子檔案,一人一檔,伴隨終身。其目的在于第一保管好各類檔案實(shí)體,最大限度地延長檔案的壽命,確保檔案的安全;其二大力加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā),使之更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
在互聯(lián)網(wǎng)盛行的時(shí)代,電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面應(yīng)用于人們的生活工作當(dāng)中,其也逐漸走向檔案管理事業(yè)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理必然從紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展,也必然會(huì)成為社會(huì)發(fā)展的不可缺少的一部分。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理,已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段,其具有便于管理與傳遞、系統(tǒng)性強(qiáng)、保存時(shí)間長和資源共享等優(yōu)越性,但是,在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程中也存在著若干問題,我們就其中幾個(gè)問題進(jìn)行分析。
二、檔案管理現(xiàn)代化存在的問題
1、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
檔案管理現(xiàn)代化第一要求就是要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),因?yàn)闄n案具有其特殊性,在過去的幾十年中,檔案管理一直都處于各自為政、自給自足的運(yùn)行狀態(tài),各單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門,水平參差不齊。檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施工作做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,檔案功能相對單一,標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整,也出現(xiàn)個(gè)別檔案泄密現(xiàn)象。國家至今在檔案管理方面沒有一個(gè)統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),檔案的發(fā)展存在很大的盲目性,這種狀況發(fā)展下去勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2、經(jīng)費(fèi)投入不足
由于人們的檔案意識(shí)相對較低,導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足,紙質(zhì)檔案至電子檔案的發(fā)展轉(zhuǎn)變,需要配備良好、完善的現(xiàn)代化設(shè)備,經(jīng)費(fèi)投入不足,就會(huì)影響到檔案保管的安全性。經(jīng)費(fèi)不足是檔案管理走向現(xiàn)代化的最大問題,而經(jīng)費(fèi)投入得到保障首先就決定于領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)知程度。如今,尤其是某些基層單位,檔案室建設(shè)簡陋,安全措施沒落實(shí),大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。
3、“重保管,輕利用”現(xiàn)象
檔案管理工作進(jìn)行至今,在各行各業(yè)中檔案大多處于保管狀態(tài),對其利用程度一直都處于“過門坎”、“必備資料”等輔助作用,過去多年的紙質(zhì)檔案,基本都處于保管狀態(tài),檔案的作用在于更好的了解到個(gè)人的基本情況及精神面貌。檔案之所以沒有得到充分的利用,是因?yàn)槟壳皺n案內(nèi)容過于單一,統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)并不能從檔案中體現(xiàn)出一個(gè)人更豐富的信息,往往都是簡單的履歷,這樣檔案管理工作就勢必起到一個(gè)輔助作用,按照這種模式的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化的工作很有可能會(huì)發(fā)展為形式的變化而本質(zhì)作用沒有得到新的提升。
三、對檔案管理現(xiàn)代的建議與思考
1、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化就是用現(xiàn)代的方法和手段,在先進(jìn)的技術(shù)的基礎(chǔ)上開始進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代,檔案信息的更新與改革就更依賴于建立一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范,如檔案資料的共享、檔案的傳遞以及各種相關(guān)數(shù)據(jù)的交換,都需要通過制定各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成一套系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。只有強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn),遵守標(biāo)準(zhǔn),完善標(biāo)準(zhǔn),更好地促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。
2、強(qiáng)化管理意識(shí),加大投入力度
首先要做到關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作,投入大量資金和精力配置設(shè)備,培養(yǎng)人才,把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃并對其進(jìn)行考核;其次各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解更多關(guān)于檔案工作現(xiàn)狀,幫助解決工作中存在的困難和問題,加強(qiáng)交流與合作,發(fā)揮各自優(yōu)勢;再次建議各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室,購置必備設(shè)備及相應(yīng)保護(hù)措施,確保檔案存放安全、利用有效,保證檔案不丟失、不失密、不泄密。
3、豐富檔案內(nèi)容,提高利用率
檔案工作一直處于一個(gè)看似不重要的位置,我認(rèn)為是因?yàn)闄n案發(fā)展至今內(nèi)容不具有特色。檔案現(xiàn)代化將是一人一檔,終身跟隨。筆者建議豐富檔案內(nèi)容,例如,在檔案里添加相關(guān)評(píng)語,除了教師、領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)語外,也可以加上同學(xué)、同事對某一個(gè)人的評(píng)語;也可添加某個(gè)人參加的有意義活動(dòng),不需要必須得獎(jiǎng),關(guān)鍵是能通過檔案中這些豐富的內(nèi)容可以看到一個(gè)人更多的優(yōu)點(diǎn)與不足。在執(zhí)行過程雖然需要一定的時(shí)間及相關(guān)政策來扶持,但是筆者認(rèn)為檔案的最重要作用就是用人單位在通過觀看電子檔案時(shí)對一個(gè)人獲得更多的信息,網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)時(shí)代不僅僅是商品時(shí)代,更會(huì)成為人與人之間交流、了解的信息化時(shí)代,這是檔案館現(xiàn)代化的必然發(fā)展趨勢。
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