摘 要：學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，有其自身的特點(diǎn)及重要性。本文分析了目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，提出加強(qiáng)管理的有效途徑，使學(xué)籍檔案在維護(hù)學(xué)生利益，促進(jìn)學(xué)校規(guī)范管理，服務(wù)社會(huì)方面發(fā)揮積極作用。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案、管理、問題

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育的過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄，是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。高校在學(xué)籍檔案管理的過程中存在許多普遍性的問題，如何加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，發(fā)揮其在規(guī)范學(xué)校管理、維護(hù)學(xué)生權(quán)益、服務(wù)社會(huì)方面的積極作用，是值得我們研究和探討的一個(gè)問題。

一、目前高校學(xué)籍管理中普遍存在的問題

1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視，學(xué)籍檔案管理的意識(shí)薄弱、觀念落后。

學(xué)籍檔案的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理需要投入，而投入與回報(bào)無“立竿見影”的效果，因此，學(xué)籍檔案的管理往往被忽視。加之長時(shí)間以來，學(xué)籍檔案的管理都是以管為主，對(duì)資料的收集被動(dòng)狀態(tài)，缺乏科學(xué)性的分類，幾乎沒有相關(guān)數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)分析，僅限于“管”這樣一種狀況，這種落后的管理理念嚴(yán)重制約了學(xué)籍檔案的管理及其作用的發(fā)揮。

2、學(xué)籍檔案管理人員不專業(yè)，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。

許多高校沒有專業(yè)的、專職的學(xué)籍檔案管理人員，由其他工作人員兼職，而兼職人員中絕大部分沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，僅僅依靠自己學(xué)習(xí)和摸索，往往很難達(dá)到崗位要求。同時(shí)，許多高校的檔案管理人員處于從屬地位，看不到成績，得不到重視，也使得檔案管理的隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大，這些因素都嚴(yán)重影響到學(xué)籍檔案的管理。

3、管理的模式不規(guī)范

許多高校的檔案管理模式存在不規(guī)范的現(xiàn)象，文書檔案隸屬黨辦管理，學(xué)籍檔案的管理則隸屬教務(wù)處，未納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，這在民辦高校中比較突出。而教務(wù)處也沒有專職的學(xué)籍檔案管理人員，在學(xué)籍材料的收集、整理方面有遺漏及不規(guī)范的現(xiàn)象存在，這在很大程度上影響了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，也為學(xué)籍檔案的安全性埋下隱患。

4、管理方式過于陳舊，缺乏現(xiàn)代化管理手段。

許多高校的學(xué)籍檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，沒有寄托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的查閱必須一件一件去翻閱歸檔材料。隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，檔案的增多，手工翻閱的管理方式不但不能適應(yīng)使用者的需求，也導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)，效率低下等狀況，給檔案的有效利用帶來很大的阻礙。

5、學(xué)籍檔案的開發(fā)利用率很低

檔案管理人員的不專業(yè)，業(yè)務(wù)的不精通，缺少現(xiàn)代信息技術(shù)，學(xué)校沒有針對(duì)性的管理軟件等，這些問題都導(dǎo)致了學(xué)籍檔案沒有得到很好的開發(fā)利用。同時(shí)，學(xué)籍檔案的管理多數(shù)還停留在對(duì)材料的簡單收集、整理，沒有對(duì)所收集的材料信息進(jìn)行深加工，更沒有從中提煉出有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)資料來為教學(xué)管理和教學(xué)改革服務(wù)。遇到學(xué)校的各種檢查、評(píng)估，都是一次性重、重復(fù)做材料，沒有很好去利用已經(jīng)形成的檔案。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的有效途徑

為維護(hù)高等學(xué)校檔案的齊全和完整，提高學(xué)校檔案管理水平，全面推進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)，更好地發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，高校應(yīng)該從多方面加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理。

1、建章立制，組織保障、責(zé)任明確。

加強(qiáng)制度建設(shè)，提高管理水平是必須的前提，領(lǐng)導(dǎo)重視，組織支持是必要的保障。高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況建立本校學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度，應(yīng)把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，配置專職管理人員，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念來認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和作用，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究和解決工作中的重大問題。

2、調(diào)整檔案管理體制，注重實(shí)效，統(tǒng)一管理。

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，全日制在校生規(guī)模在一萬人以上的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立檔案館，未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，統(tǒng)一管理學(xué)校檔案。但是，現(xiàn)在多數(shù)院校，尤其是民辦高校，學(xué)籍檔案是隸屬教務(wù)處管理。這樣一種管理模式，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，更不利于檔案現(xiàn)代化管理和有效利用，因此，高校應(yīng)該對(duì)學(xué)校的檔案管理體制進(jìn)行必要的調(diào)整，保證檔案的完整性，提高對(duì)檔案的利用效果。

3、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。

學(xué)籍檔案材料多、繁，需要一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，高校可以采取參觀示范單位檔案館，請專家講解業(yè)務(wù)知識(shí)，培訓(xùn)具體操作等手段，定期、不定期的加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能保持人員的相對(duì)穩(wěn)定，利于學(xué)校檔案管理。

4、加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理及信息化建設(shè)

要加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理，必須抓好學(xué)籍檔案的收集、整理這一基礎(chǔ)工作。學(xué)籍檔案形成的周期長、種類多，問題雜，而且往往是與學(xué)生的動(dòng)態(tài)發(fā)展相聯(lián)系的，規(guī)范管理才能確保學(xué)籍檔案的完整性，使之能夠完整地反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與成長過程，否者將帶來重大隱患。同時(shí)，應(yīng)該建立健全學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，搭建統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案信息平臺(tái)，提高學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

5、以評(píng)促管，以評(píng)促建。

學(xué)校內(nèi)部，學(xué)校之間，上級(jí)主管部門應(yīng)該定期、不定期的進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的檢查、評(píng)比，通過這些首段找出管理中存在的問題，以評(píng)促進(jìn)管理，以評(píng)促進(jìn)建設(shè)，使學(xué)籍檔案管理更規(guī)范，更有序。

6、有效開發(fā)利用學(xué)籍檔案

加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的根本目的是及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案材料，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。學(xué)校應(yīng)重視檔案的開發(fā)利用工作，組織相關(guān)人員對(duì)學(xué)籍檔案材料進(jìn)行梳理，統(tǒng)計(jì)分析，找出一些規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)資料及有代表性的問題來為教學(xué)管理服務(wù)、為教學(xué)改革服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。同時(shí)，隨著社會(huì)對(duì)學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)可度的提升，許多單位要查詢學(xué)生在校的檔案，而且重點(diǎn)是關(guān)于畢業(yè)的情況，有條件的學(xué)?？梢蚤_放部分學(xué)籍檔案，為社會(huì)查詢和利用。

學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理的一項(xiàng)重要工作，必須要與時(shí)俱進(jìn)，在探索中求發(fā)展、求完善。作為學(xué)校，必須給予人、財(cái)、物方面的支持與保障；作為學(xué)籍檔案管理人員，必須認(rèn)真與細(xì)致，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷探索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、勤于學(xué)習(xí)與研究，以高度敬業(yè)的精神，始終把握育人服務(wù)的方向，努力使學(xué)籍檔案的管理工作水平再上新臺(tái)階，為高校的人才培養(yǎng)發(fā)揮應(yīng)有的作用，為服務(wù)社會(huì)發(fā)揮積極作用。