【摘要】中小企業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，能夠滿足中小企業(yè)文檔管理自動化、信息化的迫切需求。信息技術(shù)是企業(yè)實施知識管理的利器，而基于信息技術(shù)的知識管理， 首先必須對知識進(jìn)行電子文檔化， 繼而進(jìn)行有效的管理。因此，開發(fā)基于知識管理要求的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)具有現(xiàn)實意義。文檔管理系統(tǒng)采用ASP.NET技術(shù)，開發(fā)語言是C#。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用SQL Server數(shù)據(jù)庫，小部分系統(tǒng)配置用XML文檔存儲。系統(tǒng)實現(xiàn)了文檔管理的基本功能，包括目錄管理，文件管理，權(quán)限管理，回收站管理和文檔檢索等。

【關(guān)鍵詞】文檔管理;管理系統(tǒng);ASP.NET技術(shù)

Abstract：This system is document management system for SMEs to satisfy the urgent need of the document management automation and information technology.Information technology is tool of the implementation of knowledge management.But the knowledge management based on information technology must "carry through "for knowledge of electronic documents， and then go on to do the effective management.So the document management system based on knowledge management is with practical significance. The document management system is based on ASP.NET technique， its background language is C#.The database sever is SQL Server， only a few parts of system configuration is xml document memory.The system implement basic function of document management， which includes catalog management， document management， authority management， recycle Bin management and inquiring about document and so on.

Key words：Document Management;Management System;ASP.NET Technique

1.引言

目前，還有一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文檔管理仍停留在基于紙介質(zhì)的手工處理階段，手工處理文書檔案有許多缺點(diǎn)，如檔案堆積較多、重復(fù)勞動的工作多、分類管理困難、查詢困難、利用率低，這些缺點(diǎn)在文件流量越大的時候體現(xiàn)得越明顯。另外，紙介質(zhì)的文檔，保存的時候容易受環(huán)境因素的影響，保存期限很受限制。因此，在企業(yè)信息化建設(shè)中，文檔管理的電子化是一項比較基本和典型的需求。企業(yè)文檔管理的電子化，有助于文檔的長期保存，也方便使用者的查詢。此外，電子文檔的集中管理，有助于保障文檔的安全性。企業(yè)的業(yè)務(wù)往來中存在著大量的文檔信息，這些信息種類不一，管理混亂，查詢困難，造成了企業(yè)工作效率的低下，也浪費(fèi)了大量的人力、物力資源。而現(xiàn)有的文檔管理系統(tǒng)市場價格較高，對硬件支撐環(huán)境亦有著較高要求，使得中小企業(yè)無法承受高昂的使用成本。

面對這樣的現(xiàn)狀，將論文內(nèi)容定為開發(fā)適合中小企業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，以滿足中小企業(yè)文檔管理自動化、信息化的迫切需求。信息技術(shù)是企業(yè)實施知識管理的利器。而基于信息技術(shù)的知識管理， 首先必須對知識進(jìn)行電子文檔化，繼而進(jìn)行有效的管理。因此，開發(fā)基于知識管理要求的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)具有現(xiàn)實意義。

2.系統(tǒng)分析

2.1 需求分析

經(jīng)過調(diào)查和分析，本系統(tǒng)應(yīng)包括如下功能：

（1）將企業(yè)文檔進(jìn)行分類，按照樹形結(jié)構(gòu)進(jìn)行目錄管理。

（2）根據(jù)目錄劃分將文件存放在合適的位置，并以附件的形式存儲相關(guān)文件。

（3）對目錄和文件進(jìn)行權(quán)限管理，保障文檔的安全性。

（4）提供回收站機(jī)制，文檔或文件夾刪除后先存放在回收站，對于回收站內(nèi)的文件或文件夾可進(jìn)行還原或徹底刪除操作。具有系統(tǒng)管理權(quán)限的用戶才可以進(jìn)行回收管理。

（5）提供包括全文檢索在內(nèi)的多種文件檢索方式。

（6）具有系統(tǒng)管理權(quán)限的用戶可以進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)功能包括組維護(hù)、用戶維護(hù)和靜態(tài)數(shù)據(jù)維護(hù)。

（7）用戶可修改個人登錄密碼。

2.2 可行性分析

（1）技術(shù)可行性分析

使用時下流行的ASP.NET 4.0技術(shù)，基于強(qiáng)大的.NET框架，能夠?qū)崿F(xiàn)各種當(dāng)今流行的功能和模塊。由于B/S模式的先進(jìn)性，一般用戶的PC和操作系統(tǒng)只需要有瀏覽器就可以運(yùn)行。由于SQL Server 2008具有很高的性價比，而且可滿足編程要求，因此采用其作為本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具。

（2）經(jīng)濟(jì)可行性分析

本系統(tǒng)使用B/S模式，對客戶機(jī)的要求不高，節(jié)約了運(yùn)行成本。硬件購置費(fèi)，如計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的購置，不間斷電源、空調(diào)器等購置費(fèi);軟件購置費(fèi)，如操作系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件和其他應(yīng)用軟件的購置費(fèi);人工費(fèi)，主要是開發(fā)人員、操作人員、管理人員的工資福利費(fèi)等。

3.總體設(shè)計

3.1 系統(tǒng)總體功能模塊設(shè)計

根據(jù)業(yè)務(wù)處理分類和工作流程，此文檔管理系統(tǒng)包括目錄管理、系統(tǒng)管理、文件管理、文件搜索四個功能模塊。系統(tǒng)的功能模塊框圖如圖1所示。

圖1 文檔管理系統(tǒng)功能模塊框圖

3.2 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

系統(tǒng)開發(fā)平臺：Microsoft Visual Studio .NET 2010

系統(tǒng)開發(fā)語言：C# 4.0

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件：SQL Server 2008

運(yùn)行平臺：Windows 7

運(yùn)行環(huán)境：Microsoft.NET Framework 4.0

分辨率：最佳效果 1024×768像素

文檔管理系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫使用Microsoft SQL Server 2008，其提供高性能的企業(yè)級數(shù)據(jù)庫開發(fā)平臺，滿足了數(shù)據(jù)一致性、完整性及安全性上的要求;開發(fā)工具采用Microsoft公司的Visual Studio.NET 2010，可與SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫完美銜接。

4.詳細(xì)設(shè)計

4.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

根據(jù)對業(yè)務(wù)流程的分析，設(shè)計出系統(tǒng)中包含的表：

（1）文件基本信息表。

（2）文件權(quán)限信息表。

（3）文件附件信息表。

（4）目錄基本信息表。

（5）目錄權(quán)限信息表。

（6）文件類型表。

（7）組基本信息表。

（8）用戶基本信息表。

4.2 代碼設(shè)計

系統(tǒng)的主要代碼：

目錄信息刪除

flag = FolderInfo.RecycleFolder （id，usr.UserID） ;

if（！FileCtrl.HasAdminCtrl（usr.UserID，usr.GroupID，id））

CommHandler.Alert（Page，”對不起，您沒有權(quán)限刪除此文件！”） ;

flag = DocFileInfo.RecycleFile （id，usr.UserID） ;

CommHandler.Alert（Page，”刪除成功！”） ;

數(shù)據(jù)訪問

If（Connection.state！=connectionstate.open）

{Connection.open（）;}

SqlDataAdapter da=new SqlDataAdapter （command）;

DataTable dt=new DataTable（）;

Try{da.Fill（dt）;}

Catch（exception e）

{string msg=e.Message;

Trace.write（”filldatatable”，”error”， commandtext+”|”+msg）;}

Command.parameters.clear（）;

添加文件信息

Insert into Doc_FileInfo（folderid，filename，type，keyword，note，crdt，userid，status）

Values（@folderid， @filename，@ type，@ keyword，@note，getDate（），@userid，’0’）

Declare @fileid int

Set @fileID=@@Identity

Exec doc_filectrl_add @fileid， 1，”1”，”1”，”0”，”0”

Exec doc_filectrl_add @fileid，@userid，1，”1”，”1”，”0”，”0”

Return @fileid

5.結(jié)論

該系統(tǒng)主要對目錄管理、系統(tǒng)管理、文件管理、文件搜索等功能進(jìn)行動態(tài)管理，使企業(yè)的文檔管理更加現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而提高了工作效率，降低了文檔管理成本，節(jié)約了資金，為企業(yè)全面實行信息化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]吳梅.電力企業(yè)文檔一體化管理探討[J].低碳世界， 2014，08.

[2]毛世靜.淺談文檔一體化管理的對策.[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，08.

作者簡介：呂洪林（1967—），男，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院教授，研究方向：管理信息系統(tǒng)。