【摘要】高校學(xué)籍檔案的保存與利用是高校檔案管理的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案給檔案工作人員帶來了極為不便，檔案的數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢。本文對學(xué)籍檔案的數(shù)字化系統(tǒng)必要性、組成部分、各部分重點(diǎn)功能、重要元素進(jìn)行詳細(xì)介紹。通過建立數(shù)字化平臺，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的數(shù)字化利用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案;檔案數(shù)字化;系統(tǒng)設(shè)計

學(xué)籍檔案是高校檔案管理的重要組成部分，是高校檔案館的館藏資源。隨著社會的進(jìn)步，高校的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和利用給高校檔案工作人員帶來了極大的不便，且紙質(zhì)檔案它具有平面性、易損壞性等缺點(diǎn)，造成了學(xué)籍檔案存儲時間較短?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案數(shù)字化成為了高校學(xué)籍檔案存儲及利用的重要方式。

1.檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

1.1 高效性

學(xué)籍檔案的數(shù)字化是利用計算機(jī)相關(guān)技術(shù)，對學(xué)籍檔案進(jìn)行電子版存儲，通過檢索姓名、學(xué)號或身份證獲得所需要的信息，將該信息通過計算機(jī)外圍設(shè)備以電子文檔的方式呈現(xiàn)給所需要的人。相比與傳統(tǒng)的查閱方法在時間上及空間上得到了極大的提升。

1.2 安全性

數(shù)字化檔案避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因經(jīng)常翻閱造成的物理損壞或因各種自然災(zāi)害引起的檔案損壞。同時通過加密的https傳輸、認(rèn)證、授權(quán)、防火墻等技術(shù)確保通信安全性及數(shù)據(jù)安全性。

1.3 完整性

通過存放多套數(shù)字化物理數(shù)據(jù)庫以及運(yùn)行時數(shù)據(jù)庫的雙機(jī)熱備份等措施，確保學(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)完整性。

2.學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺的建立

隨著學(xué)籍檔案利用率的增加，不同用戶對學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的需求也不一樣，因此，建立一個標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫系統(tǒng)尤為必要。用戶根據(jù)自己的需求及了解的信息對學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，以獲得自己所需要的信息。

以紙質(zhì)的學(xué)籍檔案為基礎(chǔ)，構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺。采用B/S模式、基于WEB的應(yīng)用服務(wù)器的分布式提示結(jié)構(gòu)。

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)由以下幾個部分組成：客戶層：提供給各種用戶操作，根據(jù)用戶的權(quán)限獲取相應(yīng)的服務(wù)或?qū)?shù)據(jù)做管理等;安全系統(tǒng)層：通過各種措施確保數(shù)據(jù)安全性。服務(wù)層：系統(tǒng)的核心部件，負(fù)責(zé)存儲和管理數(shù)據(jù)。

2.1 存儲系統(tǒng)設(shè)計

存儲系統(tǒng)負(fù)責(zé)所有的用戶、檔案信息等存儲及查詢。我們列出一些重點(diǎn)的表及字段。

表2.1 教師信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

studentno CharField 32 學(xué)號

username CharField 64 用戶名

password CharField 64 密碼

department CharField 16 院系代碼

birth DateTimeField 出生年月

class CharField 64 班 級

name CharField 64 姓名

enrolment DateTimeField 入學(xué)時間

nativeplace CharField 32 籍 貫

2.1.1 用戶信息

用戶方面細(xì)分為系統(tǒng)管理員、教師、學(xué)生、教務(wù)管理等。系統(tǒng)管理員包含用戶名、密碼、權(quán)限配置等信息。教師信息包含用戶名、密碼、編號、院系等信息，如表2.1所示。學(xué)生信息包含用戶名、密碼、院系代碼、班級代碼、姓名、年齡、入學(xué)時間、籍貫等信息，如表2.2所示。

表2.2 學(xué)生信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

username CharField 64 用戶名

password CharField 64 密碼

department CharField 16 院系代碼

teacherid CharField 32 教師編碼

學(xué)生課程信息表包含課程名、課程編碼、教師名、教師編碼、開課時間、開課地點(diǎn)等信息，如表2.3所示。

學(xué)生成績信息表包含學(xué)號、姓名、課程名、課程編碼、成績、學(xué)期等信息，如表2.4所示。

表2.3 學(xué)生課程信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

coursename CharField 64 課程名

courseid CharField 64 課程編碼

coursename CharField 64 教師名

teacherid CharField 64 教師編碼

表2.4 學(xué)生成績信息字段說明

字段名 類型 長度 字段說明

studentno CharField 32 學(xué)號

name CharField 64 姓名

coursename CharField 64 課程名

courseid CharField 64 課程編碼

grade CharField 16 成績

2.1.2 管理系統(tǒng)設(shè)計

檔案管理系統(tǒng)根據(jù)使用人員的不同分為很多子類，如檔案錄入、檔案修改、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、綜合管理、系統(tǒng)維護(hù)等。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖1所示：

圖1 檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

2.2 安全系統(tǒng)設(shè)計

由于系統(tǒng)中存有學(xué)校的所有學(xué)籍信息，一旦泄密或遭到損壞，檔案數(shù)學(xué)化工作將受到嚴(yán)重的損失。因此，基于檔案的安全性，我們采用以下幾項措施確保系統(tǒng)安全。

2.2.1 安全認(rèn)證

采用https協(xié)議為Browser客戶端與服務(wù)器連接標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)端和客戶端之間的所有通訊都加密。防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)中途被竊取或出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整等問題。

2.2.2 登錄授權(quán)

系統(tǒng)對使用到本系統(tǒng)的所有人員根據(jù)起權(quán)限分配好用戶名密碼等信息，對每種角色的的權(quán)限做很好的控制，具體控制到服務(wù)器訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限、具體的某一個表或文檔的訪問權(quán)限等。通過將權(quán)限控制精細(xì)化，通過管理員授權(quán)模式開關(guān)等，確保每種用戶不會越權(quán)操作破壞系統(tǒng)安全性。

2.2.3 數(shù)據(jù)安全

數(shù)據(jù)安全可以細(xì)分為使用安全性和存儲安全性。使用安全性方面：采用HTTPS加密傳輸、集群支持防止崩潰等策略。

存儲安全性方面：一是數(shù)據(jù)庫備份：每2小時邏輯備份、每天物理備份等策略確保數(shù)據(jù)有完好的備份;二是采用雙機(jī)熱備份方式保障線上數(shù)據(jù)完整性和連續(xù)性;三是完整日志記錄，可以檢測部分攻擊并能用于數(shù)據(jù)恢復(fù)等。

3.結(jié)語

學(xué)籍?dāng)?shù)字化是社會發(fā)展的趨勢，在一定程度上規(guī)范了學(xué)籍檔案的管理，節(jié)減了人力，但由于網(wǎng)絡(luò)病毒的增加，數(shù)字化學(xué)籍檔案也面臨病毒的攻擊，這就需要我們在進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)行數(shù)字化檔案的同時，也要加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化的學(xué)籍檔案將逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案。

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