【摘 要】隨著計算機在各個領(lǐng)域的普及和廣泛應(yīng)用，運用計算機進行路政檔案管理成為路政管理工作的一個新的方向。路政檔案數(shù)字化也成為路政內(nèi)業(yè)工作發(fā)展的必由選擇。

【關(guān)鍵詞】ACCESS數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)規(guī)范 檔案數(shù)字化

路政管理是指交通主管部門或其授權(quán)的公路管理機構(gòu)依據(jù)《公路法》和國家其它有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，為保護公路路產(chǎn)、維護公路路權(quán)以及為發(fā)展公路事業(yè)所進行的，以公路為對象的行政管理。其目的是為了保障公路使用質(zhì)量，提高公路的社會經(jīng)濟效益。我國目前的公路路政管理主要分國省道的干線公路和高速公路，還有市縣級地方公路的三級路政管理體制。多年來，在縣市一級的地方路政管理中由于裝備，技術(shù)力量，人員素質(zhì)的差別，不同程度存在著行政執(zhí)法行為和執(zhí)法程序不規(guī)范，法律文書不統(tǒng)一，內(nèi)業(yè)檔案管理的信息化程度較低等諸多現(xiàn)實問題。

在依法治國，建立完善中國特色社會主義法治國家的歷史背景下，對路政行政執(zhí)法專業(yè)化提出更高要求；當(dāng)今世界是信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，數(shù)字化已已成為信息社會的奠基石。地方路政管理如何在法制化信息化新形勢下，實現(xiàn)管理效能的提升，借助和依托信息技術(shù)平臺，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，就成為一個現(xiàn)實的選擇。

本人從事路政檔案管理多年，在計算機信息管理有一些基礎(chǔ)，實際工作中，對路政工作的實務(wù)及檔案管理，結(jié)合計算機數(shù)據(jù)庫知識，在路政檔案數(shù)字化做了一些初步探索，現(xiàn)在寫出希望能得到同行和導(dǎo)師的指正。

一、基層路政檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀及面臨的問題

目前基層路政檔案管理，大多是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，各個小隊外業(yè)巡查的統(tǒng)計的報表，按要求建立獨立臺賬，再由內(nèi)業(yè)人員用電腦制成excel或word表格歸檔。遇到特殊的報表要求，就要重新制表，重新統(tǒng)計，工作非常冗余繁瑣，而且上報的數(shù)據(jù)的不規(guī)范，可靠性存疑，報表的隨意性很大。電腦也只是充當(dāng)打字機的角色，其巨大的數(shù)據(jù)處理和存儲能力，完全沒有發(fā)揮，形成巨大的資源浪費。

路政工作的專業(yè)性，規(guī)范性，對于路政法律文書要求很高。合理合法合程序是基本要求。但由于路政執(zhí)法人員素質(zhì)差異大，許多文書的書寫，法律條文的引用不規(guī)范，甚至是許多執(zhí)法行為就不符合執(zhí)法程序，導(dǎo)致許多涉路訴訟案件的敗訴。究其原因，就在于路政檔案數(shù)據(jù)缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)化強制。而檔案數(shù)字化，正好能起到規(guī)范文書，以及執(zhí)法行為程序化的作用，進而提高基層路政的執(zhí)法能力和水平?？茖W(xué)合理規(guī)范的數(shù)據(jù)庫檔案管理，既能起到約束規(guī)范路政執(zhí)法行為，又能夠為路政管理提供高效動態(tài)的科學(xué)手段。

二、路政實務(wù)分類及信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生

如何對路政檔案進行數(shù)字化管理，首先要對路政檔案的形成和種類進行分類，而這多必須要對路政的工作實務(wù)做具體分析。路政管理是龐雜的系統(tǒng)工程，但從具體實務(wù)看，每天的工作都是從一些具體的人和具體的時間，具體的路段，還有與之相關(guān)的一些具體的事件開始的。這些就成生了最初的工作數(shù)據(jù)。如果將這些數(shù)據(jù)存儲在計算機數(shù)據(jù)庫，就構(gòu)成了路政執(zhí)法日常工作的記錄。將這些數(shù)據(jù)進行更細(xì)化的分類再以不同的“二維表”式儲存，表與表間以索引字段建立“關(guān)系”，就形成了一個復(fù)雜的“關(guān)系型”數(shù)據(jù)庫。對內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)源統(tǒng)一和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，對外也可以實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)平臺的信息共享。這就實現(xiàn)了路政檔案的初步數(shù)字化管理。

目前我國的數(shù)字化發(fā)展極不平衡，縣市級基層單位的數(shù)據(jù)庫使用頻率不高，一方面是技術(shù)和投入的制約，另一方面，還有重視程度的原因。但依托現(xiàn)有的技術(shù)手段和成熟的工具，同樣可以實現(xiàn)路政執(zhí)法檔案數(shù)字化管理和局部的無紙化辦公。微軟office組件提供的Access數(shù)據(jù)庫組件，就是標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫平臺。其功能強大，完全可以作為基層單位的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)使用。而且它本身還提供了數(shù)據(jù)輸出和數(shù)據(jù)檢索的功能，計算機等級在三級的人員不需要編程就可熟練操作。

三、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計及相關(guān)問題的說明

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計，是要看數(shù)據(jù)庫所要實現(xiàn)的功能。路政檔案管理數(shù)據(jù)庫，表面看實現(xiàn)的是對檔案的管理，實際還是對行政執(zhí)法行為的管理和約束。同時，其內(nèi)容既包含日常事務(wù)的管理，包括報表，記錄統(tǒng)計數(shù)據(jù)，還包含文書圖片和現(xiàn)場資料視頻等等，種類復(fù)雜。而他們之間又有相互的邏輯關(guān)系存在。數(shù)據(jù)庫建好后，如何對數(shù)據(jù)庫信息訪問，輸出符合不同要求的各類報表，和法律文書呢？如何將這各方面的要素統(tǒng)合考量，就是數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計的基本原則。

數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)，就是為了減低人員的勞動強度，所以數(shù)據(jù)庫中“表”設(shè)計就必須合理規(guī)范。一次輸入就不必重復(fù)輸入，根據(jù)地方單位路政工作實際，我設(shè)計七個“表”作為數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)：

它們分別為數(shù)據(jù)庫初始化四個表：事件類型表，分隊編碼表，公路編碼表，人員編制表。

事件類型表（1）：可以將路政工作細(xì)分。路政工作總體固定，但經(jīng)常會有新的任務(wù)出現(xiàn)，在日常工作中經(jīng)常有新任務(wù)新目標(biāo)出現(xiàn)，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)化更新就必須使數(shù)據(jù)庫具備“擴容”性，而該表不斷更新，操作人員只要在下拉菜單中點鼠標(biāo)，即可完成操作。而該字段作為關(guān)鍵字段，其ID索引將在巡查事件表（6表）中出現(xiàn)，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)和報表打印中實現(xiàn)快速檢索定位。

分隊編碼表（2）：對特定的人進行特定分類，也是路政內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置圖。在進行人員輸入時可以省略人員信息重復(fù)輸入，同時對信息操作人員進行合理規(guī)范，無關(guān)人員在進行其它表的輸入操作時姓名將無法輸入。

人員編制表（3）：內(nèi)部人員詳細(xì)信息，以及在數(shù)據(jù)庫操作中的權(quán)限等級，1為數(shù)據(jù)輸入和修改（提交后就不能再修改）2為1的功能外，提供查詢和報表文書打印的功能3的功能為數(shù)據(jù)庫后臺維護和系統(tǒng)設(shè)置。

公路編碼表（4）：對轄區(qū)內(nèi)的公路做內(nèi)部編碼，未授權(quán)的區(qū)域不在輸入范圍內(nèi)。對執(zhí)法行為做區(qū)域約束。

這四表再配合必要的程序代碼，就對路政執(zhí)法行為作了區(qū)域和人員的限定。路政執(zhí)法的實務(wù)反映到數(shù)據(jù)輸入時，不合規(guī)定的記錄將不被數(shù)據(jù)庫記錄。從而起到規(guī)范執(zhí)法的作用，也保證了數(shù)據(jù)的有效性。

主表包括：巡查記錄登記表，巡查事件記錄表，路產(chǎn)案件表，行政處罰記錄表四個。巡查記錄登記表（5）：（左表）

其主要功能為記錄每天各任務(wù)分隊的日常線路巡護情況。需要輸入4個必填“字段”，開始時間，結(jié)束時間，公路編號，隊編號。其ID為不重復(fù)唯一索引。并且我們定義巡護一條路就輸入一條記錄，同一個隊對多條公路巡護就會生成多條記錄，但只要時間不同就視為合法數(shù)據(jù)。該表可以在報表打印中形成各個分隊的工作臺賬。

巡查事件記錄表（上表6）：本表包括11個必填字段。從地方交通系統(tǒng)的路政實務(wù)看，巡查是路政工作的基礎(chǔ)，巡查中有可能無事，也可能問題多多。那就需要對不同的情況做不同的處置，如何將這些情況記錄在案呢？我們定義：每個發(fā)生的事情（必須是做過的）都叫“事件”，每個事件都要作為數(shù)據(jù)庫的一條記錄被記錄，這既是工作的實績，也是工作要遵守的規(guī)范。這些事件五花八門千差萬別，但總體看基本屬于事件類型表一所歸納的分類范圍，公路安全隱患事件（無人為自然原因），公路路產(chǎn)損壞事件（有當(dāng)事人，或當(dāng)事人脫離現(xiàn)場），這當(dāng)中又包含責(zé)任事故或是未經(jīng)許可對公路的侵權(quán)行為，還有近年來越來越嚴(yán)重的地方公路短途超限運輸情況，以上事件都以無重復(fù)唯一索引輸入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。并設(shè)置如下幾個必填字段，巡查ID（表5第一項），事件類別碼（表一第3項），公路編碼（四表第五項），此三項在列表項鼠標(biāo)選擇即可填入，另外，里程樁號，當(dāng)事人姓名，聯(lián)系電話，事件描述（200字以內(nèi)），如果做出簡易程序處罰，則必須輸入處罰所依據(jù)的法條，必須包括如下內(nèi)容：xxx法xxx條xx款，多條法律條文引用應(yīng)用“/”隔開。罰款金額輸入后，則必須上傳當(dāng)事人筆錄和票據(jù)掃描件，數(shù)據(jù)庫會在“圖片資料”字段中生成唯一文件名和路徑，文件命名規(guī)則為|時間2014xxxx|隊編號lzc|/巡查Id 5|/公路編號|。（例如20140421l14：25：26lzb/5/3就是路政編號為lzb的隊在20140421下午2時25分時，所對應(yīng)的巡查ID為5的3號公路的資料），該文件下還包括上傳的現(xiàn)場照片其它多媒體證據(jù)材料。一個文件夾對應(yīng)唯一名稱，對應(yīng)唯一一條事件記錄，保證了行政執(zhí)法證據(jù)的完整性（該功能由計算機代碼自動生成，代碼略）。該表記錄完整后，如果需要進行簡易程序處理，依據(jù)行政執(zhí)法的簡單程序即可自動生成處罰決定書，責(zé)令滯留車輛通知書。其他法律文書，例如問詢筆錄，現(xiàn)場勘驗報告則需要專門制作和專業(yè)鑒定機構(gòu)作出，事后只能將其掃描的副本存入數(shù)據(jù)庫記錄中以備查驗。

如果該事件作為一般行政處罰案件（即選擇了立案“是”），則該字段ID作為索引進入下一張表中，路產(chǎn)案件（表7）

該表除了表6中的事件ID，還增加了辦案人員姓名（多人用”/”隔開），審核人姓名，領(lǐng)導(dǎo)審批意見（輸入為文本，不超200字），處罰決定（多條處罰用“/”隔開，字?jǐn)?shù)不限），在所有字段填入符合標(biāo)準(zhǔn)的各項，并在當(dāng)事人履行決定后（程序的字段驗證代碼略），將自動生成以下法律文書：行政處罰審批表，行政處罰決定書，其它法律文書和證據(jù)材料（表6各項），將在本表中默認(rèn)顯示，不需要再次輸入，只在生成紙質(zhì)檔案時被完整打印。

這些“表”與“表”之間，各自獨立，又互為“父表”“子表”，通過他們各自的ID索引建立起相互連接的“關(guān)系”型結(jié)構(gòu)。簡化了輸入，同時數(shù)據(jù)的相對完整性，再加上必要的程序驗證。使得檔案輸入的數(shù)據(jù)既符合數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，又必須符合法律的規(guī)定和執(zhí)法程序的要求。報表的生成才更為真實科學(xué)有效。

數(shù)據(jù)庫的建立，并不意味著檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，相反這只是工作的開始，必須有與之相配套的代碼實現(xiàn)。因為篇幅的關(guān)系，只做大概的說明。

四、數(shù)據(jù)庫人員的操作權(quán)限設(shè)定和界面規(guī)劃

設(shè)立登錄頁面，由于在表3中，已經(jīng)對人員的姓名，登錄碼和輸入權(quán)限做了規(guī)定，在登錄頁面，操作人員需要輸入姓名，密碼和驗證碼，電腦會對該輸入信息在表3中做SQL查詢有且密碼正確，并對其操作等級進行判斷，選擇相應(yīng)的操作界面。

輸入頁面和其它頁面這里從略。因為本文要點只在說明，檔案數(shù)據(jù)化對路政工作的規(guī)范和制約作用。路政工作從每天的實務(wù)巡查開始，又以每天的報表記錄錄入結(jié)束，它既是路政人員的工作的成績體現(xiàn)，也是在時時刻刻提醒和規(guī)范他們執(zhí)法行為的制度準(zhǔn)則。而這些各類不同的路況信息，一旦實現(xiàn)更大范圍的互聯(lián)和共享，它將助力目前的基層路政管理水平產(chǎn)生質(zhì)的飛越，真正實現(xiàn)全程化和動態(tài)的管理目標(biāo)。

結(jié)束語：數(shù)據(jù)庫作為一個計算機的輔助工具，并不是什么高新技術(shù)，只是一種成熟技術(shù)在實際中的應(yīng)用。因其本身就內(nèi)置集成了很強的操作功能和二次開發(fā)。所以應(yīng)用廣泛，它與表格和文檔最大的區(qū)別就在于巨大的信息存儲和檢索功能，操作簡單易于上手。一旦數(shù)據(jù)庫生成，配合SQL強大的檢索能力，其報表和固定文書生成將變得更加高效快捷。筆者在此也不做研究性探討，僅是在實際工作中的一些使用心得。希望在數(shù)據(jù)開發(fā)和辦公自動化應(yīng)用方面的老師同行批評指正。

參考文獻：

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