【摘 要】對于如今快速發(fā)展的社會來說，傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足人們的要求。越來越需要各種大量豐富信息的現(xiàn)在，出現(xiàn)了一種新的高效的辦公系統(tǒng)——辦公自動化。辦公的自動化也是管理自動化的一種重大的標志，它屬于管理層方面的進步和發(fā)展。面向的客戶有各種高校及企業(yè)等等，對于現(xiàn)代化的目前是極其重要的一環(huán)。本文主要對辦公自動化系統(tǒng)的如何設計較為優(yōu)良方面和具體實現(xiàn)其高效自動化方面進行了淺淡。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 辦公設計 高效管理

隨著網(wǎng)絡越來越普及的現(xiàn)今，電子商務也有了極大的發(fā)展，我國的辦公自動化技術(shù)也取得了極大的進步與迎來了新時期。對于如今快速發(fā)展的社會來說，傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足人們的要求。越來越需要各種大量豐富信息的現(xiàn)在，出現(xiàn)了一種新的高效的辦公系統(tǒng)——辦公自動化。辦公的自動化也是管理自動化的一種重大的標志，它屬于管理層方面的進步和發(fā)展。辦公自動化離不開網(wǎng)絡技術(shù)，我們通過使用一些計算機的設備和功能，例如網(wǎng)絡郵件、語音傳真、多媒體網(wǎng)絡等等，從而實現(xiàn)辦公自動化。但如何設計及實現(xiàn)高效自動化，需要一定的探索。

一、辦公自動化現(xiàn)狀與弊端

在網(wǎng)絡進入這個時代，辦公自動化被提出來后，市場上便出現(xiàn)了許許多多各種各樣的辦公自動化產(chǎn)品，這些產(chǎn)品都對我國的自動化領(lǐng)域做出了極大貢獻。每個產(chǎn)品都有其自身的優(yōu)勢，但同時來說，應用增加了，也隨之帶來了許多逐漸浮出的問題。大部分的產(chǎn)品都變?yōu)榱艘粋€相對獨立的系統(tǒng)，這是一個問題。不管是什么樣的工作單位，都需要與外界相接，擴大了解面與大量接觸信息總是必要的，這是一個重要的不可或缺的功能。其次，由于產(chǎn)品不是為某一個單位具體定制的，所以會有許多地方不能滿足客戶，如此就需要對產(chǎn)品進行第二次的開發(fā)。但由于知識產(chǎn)權(quán)的保護，所以進行第二次開發(fā)的空間是極其被限制的。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，對于自動化的要求也越來越高，如何設計、實現(xiàn)自動化的高效能是一個重要問題。

二、關(guān)于自動化系統(tǒng)的設計方面

（一） 選擇好系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

在一個系統(tǒng)的設計開發(fā)之中，最關(guān)鍵的一點，就是選擇好系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。不同的系統(tǒng)所需要的結(jié)構(gòu)和體系都是不一樣的，尤其是對那些比較復雜的系統(tǒng)來說，沒有設計出一個合適的結(jié)構(gòu)便不可能會成功。在目前的辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)之中，有兩種主要的結(jié)構(gòu)，是根據(jù)終端來決定的。第一種結(jié)構(gòu)是B/S結(jié)構(gòu)，也就是瀏覽器/服務器結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)主要的核心是服務器，而且客戶只需要連接好服務器，通過瀏覽器就能夠使用這種系統(tǒng)，處理事務，而不需要安裝特定的軟件。第二種結(jié)構(gòu)就是C/S結(jié)構(gòu)，也就是客戶端/服務器結(jié)構(gòu)，如名字所示，跟第一種明顯不同的是這種結(jié)構(gòu)需要安裝特定的應用程序才能使用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，進行事務處理和操作。

這兩種結(jié)構(gòu)都是如今的主流，但B/S結(jié)構(gòu)相對于C/S來說較占優(yōu)勢。因為B/S不需要安裝特定軟件，且操作簡單，使用難度較低，易被客戶接受，兼容性比C/S好，投入的費用較低，系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、可靠，容易進行管理，等等，這些都是B/S的優(yōu)點。

（二）選擇合適的開發(fā)工具

現(xiàn)今的開發(fā)工具主要有幾種，比如Asp，LotusNotes，Vb。其中第一種Asp與第三種Vb結(jié)合起來使用的話，比其他幾種都要顯得靈活、直觀。由于Asp和Vb結(jié)合起來時其擴展性和兼容性較良好，所以在其之上打好基礎之后，未來要進行開發(fā)以及升級都比較適合。而LotusNotes最不好的就是開發(fā)成本十分高，且其較為單一、不靈活。

三、辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)

公文處理是辦公自動化系統(tǒng)的基本的功能。在這之上還需要各種各樣的管理功能。通過大量的辦公自動化案例我們得出，大部分辦公自動化系統(tǒng)都需要以下這些系統(tǒng)功能。

第一是管理檔案。檔案是辦公系統(tǒng)的基本，如何處理好各種各樣的檔案，對其進行分類、標志等也要求一定的高效性。第二是公文運轉(zhuǎn)。這是對各種的公文進行處理，包括了對其擬稿、審核、核稿、校對打印等等。第三是對會議進行管理。此系統(tǒng)包括了對會議的時間、地點、人員和紀要等等信息的管理。第四是信息服務系統(tǒng)。此系統(tǒng)較為繁瑣復雜，不僅包含了公共的信息、辦公、政務信息，還包括了個人信息等。最后一個不可或缺的，是系統(tǒng)維護，對出現(xiàn)故障的系統(tǒng)進行維修或保護系統(tǒng)不被損害。

四、辦公自動化系統(tǒng)的特點

辦公自動化系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)一般都是進行模塊化管理，這樣就可以比較靈活地進行根據(jù)各種需要來添加或者刪除子系統(tǒng)。對于一些需要發(fā)布到特定地方的特定信息，可以使用特定的信息發(fā)布工具來自定義其發(fā)布的內(nèi)容。其中系統(tǒng)所有的模板功能、信息維護功能，能使各種類型的信息發(fā)布到網(wǎng)上，還可以進行信息維護。辦公自動化系統(tǒng)支持各種的文件格式，例如Wrod、Excel、Txt等等，還包括一些音頻和視頻文件。在編輯文案的時候可以對其進行修改、保存草稿，還能自動整理修改文案，生成先前設定好的文稿格式。

五、結(jié)束語

辦公自動化，也叫做行政辦公管理信息化，它是電子政務的基礎。現(xiàn)今的辦公自動化系統(tǒng)取代了傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)，同時也克服了傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的不足，能夠滿足現(xiàn)今發(fā)展的各樣管理系統(tǒng)。辦公自動化有著十分多的優(yōu)點，安全、完整、真實、智能、準確等等。不同于以往的信息傳閱需要依靠紙張來進行信息的閱讀及處理，辦公自動化不僅僅節(jié)約了資源，還實現(xiàn)了信息傳閱快速化、高效化等功能，使得辦公效率得到了極大的提升。員工們只需要通過上網(wǎng)便能了解各種工作的信息。但同時，我們應該要注意到辦公自動化的弊端和缺陷，對其進行更深層次的改進以及解決其不良反應。

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