摘要：醫(yī)院科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實性歷史記錄，對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實用價值的鑒定和信息分析決策具有重要的作用，但是目前綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作往往相對滯后，仍然存在一定的問題。本文從科研檔案兼職管理員的角度分析了醫(yī)院科研檔案管理工作的特點(diǎn)，歸納了科研檔案管理工作中存在的主要問題，針對存在的問題探討了應(yīng)對策略，對進(jìn)一步規(guī)范科研檔案的收集、整理和加工具有積極的促進(jìn)意義，以進(jìn)一步發(fā)揮科研檔案的鑒定、咨詢與輔助決策等作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科研檔案；現(xiàn)狀分析；策略

醫(yī)院科研檔案是指醫(yī)院科技人員在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的科技文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實性歷史記錄，是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲備的重要形式，對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實用價值的鑒定具有重要的作用[1]。近年來，多數(shù)綜合性醫(yī)院已設(shè)立了獨(dú)立的綜合檔案科，配備了專職檔案管理人員，甚至在全院相關(guān)科室設(shè)立了兼職檔案管理員進(jìn)行各專業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔及利用工作，總體而言檔案管理工作已逐漸步入規(guī)范化管理，但是目前綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作往往相對滯后[2]，仍然存在一定的問題，基于此，本文探討了綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略，以進(jìn)一步推進(jìn)綜合性醫(yī)院科研檔案的規(guī)范、高效管理。

1醫(yī)院科研檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院科研檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)交流的有力工具，是科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的依據(jù)。因此，在科研檔案管理過程中，應(yīng)重視科研檔案管理工作的特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)精細(xì)進(jìn)行科研檔案材料收集、整理、編排、保存與利用的環(huán)節(jié)工作。

1.1形成周期較長且連續(xù)性較強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研項目一般需要經(jīng)歷課題申報、立項、鑒定、申報獎勵以及成果推廣等過程，因此科研項目的檔案管理工作也是一個較長的周期性過程，需要涉及的材料與內(nèi)容較多、時間跨度較大、覆蓋面廣泛。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理必須從立項開始，即讓科研人員從一開始就樹立科學(xué)規(guī)范的檔案管理意識，不僅可以啟迪科研思路，更能避免少走彎路。另外，由于醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期較長，為保持其完整性，宜采用分階段歸檔的方法，并使其保持有機(jī)聯(lián)系，以盡量減少階段性科研活動的影響。

1.2專業(yè)性較強(qiáng)且學(xué)科突出醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)學(xué)科專業(yè)設(shè)置分類，如內(nèi)外婦兒等臨床學(xué)科，生理、生化、病理、藥理等基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)學(xué)科，科研檔案則參照各自的專業(yè)自然形成，而在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究中不同學(xué)科專業(yè)的科研工作有著各自不同的特點(diǎn)，因此醫(yī)學(xué)科研檔案的分類應(yīng)體現(xiàn)出專業(yè)性的特征，依據(jù)專業(yè)分科管理檔案，并設(shè)置相應(yīng)的編碼以分類存檔。

1.3學(xué)科綜合性強(qiáng)且項目協(xié)作多醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是一項復(fù)雜的工程，目前許多重大課題往往需要多個交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的協(xié)作參與，醫(yī)學(xué)科學(xué)研究一般是多學(xué)科的綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。因此，科研課題形成的載體形式多樣，數(shù)量較多，綜合性較強(qiáng)，這是由醫(yī)學(xué)科學(xué)研究本身的特點(diǎn)所決定的，因而醫(yī)學(xué)科研檔案也具有較強(qiáng)的學(xué)科綜合性，管理人員需要具備更高的素質(zhì)，在檔案分類管理時既要保持各個學(xué)科的相對獨(dú)立性，又要保持研究專題的完整性。

2醫(yī)院科研檔案管理工作存在的主要問題

2.1重視程度不夠，管理意識不強(qiáng)目前，多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項率、課題級別與成果產(chǎn)量等[3]，科研管理人員往往也缺乏科研檔案的管理意識，在日常科研管理工作中不注重在研究過程中對數(shù)據(jù)、文件資料的收集與積累，造成了原始記錄的不完整或丟失，因此容易導(dǎo)致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展困難，科研檔案質(zhì)量差、科研材料收集不齊全等情況，由此也影響了科研檔案管理工作的正常有效開展。

2.2檔案管理制度不夠完善由于醫(yī)院及科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案的認(rèn)識程度不夠，致使醫(yī)院科研檔案管理缺乏完善的制度、切實可行的規(guī)章制度來保證科研檔案的完整性。在日常科研管理工作中，對于哪些材料應(yīng)歸檔、何時收集整理等都尚未建立健全有效的科研檔案管理制度，檔案管理人員缺乏積極主動的精神和歸檔的責(zé)任感，不能很好地指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研文件形成、積累、整理和歸檔工作，因而科研檔案管理多處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)，導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，影響了科研檔案的再利用工作。

2.3缺乏相應(yīng)的管理條件和設(shè)施由于普遍缺乏科研檔案管理的意識，導(dǎo)致目前多數(shù)醫(yī)院尚缺乏科研檔案管理的硬件設(shè)施及相應(yīng)的軟環(huán)境，在一定程度上導(dǎo)致科研檔案歸檔不完全和科研檔案資料的流失，主要表現(xiàn)在：科研檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識，致使科研檔案難以從較高的層次進(jìn)行管理；另一方面，多數(shù)醫(yī)院也缺乏專用的統(tǒng)一的檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)[4]。

2.4檔案管理人員知識水平不高專職檔案管理人員多不具備檔案管理的專業(yè)知識，多由其他專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來[5]，或僅僅經(jīng)過零散的專業(yè)培訓(xùn)，一般存在專業(yè)知識老化、知識面較窄、知識結(jié)構(gòu)不合理學(xué)歷普遍偏低、現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏、外語水平不高的特點(diǎn)，對科研歸檔范圍不熟悉；而兼職的科研檔案管理人員更缺乏檔案科學(xué)管理的知識，因而在一定程度上影響了科研檔案的規(guī)范科學(xué)化管理。

2.5科研檔案歸檔率低，現(xiàn)存材料不完整目前，綜合性醫(yī)院科研檔案管理存在的主要問題可能在于資料歸檔不完整，且歸檔率比較低。具體表現(xiàn)為科研過程歸檔意識不強(qiáng)，科研管理部門在制訂科研計劃時，并未真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，科研檔案一般也只是涉及申請書、立項文件、成果形式、獲獎材料等[6]。同時部分項目負(fù)責(zé)人可能因為多種因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，因此導(dǎo)致歸檔資料的不完整以及歸檔率低下。其次，由于職稱晉升、獎勵申報工作需要較多的使用科研歸檔資料，且不僅限于項目負(fù)責(zé)人或項目組成員，現(xiàn)實存在的情況下，借閱出的科研檔案甚至難以歸還或部分丟失、破損，在一定程度上也影響了科研檔案管理工作的效果和效率。

2.6醫(yī)院科研檔案開發(fā)利用率低下醫(yī)學(xué)科研檔案包含大量的科研信息，在科研決策、醫(yī)療診治、臨床教學(xué)等方面具有積極的借鑒和指導(dǎo)作用。由于科研檔案歸檔不規(guī)范及質(zhì)量不高，目前科研檔案管理方面普遍存在著忽視開發(fā)利用的現(xiàn)象[7]。檔案室管理職責(zé)也多停留在傳統(tǒng)的管理和查閱上，尚未開設(shè)方便快捷的檢索渠道，科研檔案的作用也就無法顯現(xiàn)出來。

3綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作的對策

3.1加強(qiáng)宣傳力度，提高科技人員檔案管理意識為進(jìn)一步提高科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性，單純依靠檔案室專職管理人員、科研處兼職檔案管理員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其主體應(yīng)該在于廣大的科技工作者。因此需要加大對科研檔案管理工作的宣傳力度，增強(qiáng)各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及科技人員檔案規(guī)范管理的意識，以取得科技人員的理解、支持、配合，在科研項目的初始管理階段，即注意收集、保存相關(guān)的原始研究數(shù)據(jù)、圖表、視頻等具有科研檔案存檔價值的數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化科研人員將科研材料歸檔管理的職責(zé)和義務(wù)。

3.2建立完善的健全制度，實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理參照《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及醫(yī)院工作實際，首先建立健全醫(yī)院科研檔案管理的規(guī)章制度，構(gòu)建由院長-檔案管理委員會-檔案管理機(jī)構(gòu)-科研處兼職檔案管理員-各學(xué)科兼職科研秘書組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成自上而下的檔案管理機(jī)制，運(yùn)用行政手段和方法對檔案實行集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化集中式的管理體制；明確科研檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀等制度，并對科研檔案實行統(tǒng)一管理，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，明確醫(yī)院科研管理部門及檔案管理部門在檔案管理中的責(zé)任，增強(qiáng)工作責(zé)任心，對應(yīng)歸檔的材料做到心中有數(shù)，完善存檔措施，規(guī)范借閱制度，填寫\"科研檔案移交清單\"，做好科研檔案的移交工作，重視重要技術(shù)資料的連續(xù)性與完整性，把科研檔案工作與科研活動實行同步管理，對于文件材料形成情況要實行全程跟蹤管理。

3.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)盡量選用檔案管理專業(yè)且熱愛檔案管理工作者擔(dān)任專職檔案管理員，兼職科研檔案員也應(yīng)兼顧專業(yè)、責(zé)任心等。醫(yī)院可通過多形式、多途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期的組織進(jìn)修學(xué)習(xí)，努力提高專職與兼職的科研檔案管理人員的知識體系，掌握科研檔案資料分類、管理等理論知識；檔案管理人員、兼職科研秘書也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，盡量掌握多學(xué)科的知識，如計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識及相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

3.4建立科研檔案管理獎懲機(jī)制對于科研課題，建議在管理費(fèi)中分配一定比例的經(jīng)費(fèi)用于科研檔案歸集的獎勵，對于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項目給予一定的獎勵。若未能按期整理、歸集與報送科研檔案，則可以暫時扣發(fā)該部分經(jīng)費(fèi)，以此加大科研管理部門對課題組上交歸檔材料的控制力度，增強(qiáng)課題組的歸檔意識和緊迫感。

3.5創(chuàng)新管理理念，提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理水平創(chuàng)新是科學(xué)研究及其管理工作的靈魂，也是各項事業(yè)保持競爭優(yōu)勢的可靠保證[8]。在科研檔案管理工作中，應(yīng)進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)科研檔案管理現(xiàn)代化的管理理念與意識，樹立科研檔案開發(fā)與利用的創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮檔案作用，努力實現(xiàn)科研檔案的價值與附加值，做好科研檔案信息資源的開發(fā)、編研工作，為廣大科技人員開展醫(yī)學(xué)研究提供所需的科研信息資料，通過對科研檔案的綜合和歸納分析，為醫(yī)院的科研工作提供決策依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配實施必要的傾斜和扶持時做出合理與正確的決斷。

3.6優(yōu)化檔案管理手段，提高服務(wù)效率與效果醫(yī)院科研檔案管理工作的目的不僅在于對科研資料的整理歸集，更主要的是滿足科技人員對檔案利用的需要。目前，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會對科研檔案管理的需要，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、多媒體等電子信息技術(shù)和設(shè)備已經(jīng)正在運(yùn)用到科研檔案的收集、整理和加工中。同時，應(yīng)綜合運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)檢索、遠(yuǎn)程處理、云存儲等新興技術(shù)進(jìn)一步改進(jìn)檔案存儲和檢索方式，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，進(jìn)一步發(fā)揮科研檔案的作用，提高其服務(wù)臨床科研工作的效率和效果。

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編輯/申磊