摘 要：本文作者分析了影響檔案安全的主要因素，闡述了檔案管理安全性標準體系構建的構建原則和方法，探討了采取正確的預防措施確保庫存檔案的安全的措施。

關鍵詞：檔案管理；安全問題；探討；

文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-07-00-01

一、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：

環(huán)境因素。包括外部環(huán)境因素和內部環(huán)境因素。外部環(huán)境因素主要包括經濟發(fā)展水平、技術水平、立法和執(zhí)法水平、社會監(jiān)督體制等。內部環(huán)境因素，主要是指檔案管理的部門的內部環(huán)境，如檔案館庫建設情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；

檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現(xiàn)為蓄意破壞和管理疏忽；

消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災報警與滅火系統(tǒng)設計不合理，存在較高的火警誤報率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規(guī)范，消防安全存在隱患；檔案館消防規(guī)章制度不健全，責任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。

二、檔案管理安全性標準體系構建的構建原則和方法

（一）檔案管理安全性標準體系構建的構建原則：檔案安全體系的建設需要綜合系統(tǒng)的設計和規(guī)劃，要遵循以下原則：（1）系統(tǒng)性原則，即系統(tǒng)性原則是指構建檔案安全標準體系時，要運用系統(tǒng)理論對檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進行系統(tǒng)分析，以達到優(yōu)化檔案安全管理的目的。（2）實用性和通用性原則。實用性要求檔案安全標準體系建設要從檔案部門的實際情況出發(fā)，適時制定有關標準。建立檔案安全標準體系要具有通用性的特點。（3）權威性原則。目前的檔案工作標準不具有強制性，因此要求檔案安全標準體系內頒布的任何一部標準，都具有指導性或強制性。

（二） 檔案管理安全性標準體系構建的構建方法：（1）要處理好不同標準之間的關系，即如何協(xié)調國際標準、國家標準和行業(yè)（地方）標準的關系。不能一味強調不同標準的差異性和優(yōu)缺點，應優(yōu)先采用使用范圍較廣的標準，盡量做到一步到位。如果國際標準適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標準；對政策性和特色性要求較強的，可以采用國家標準；同時結合檔案工作實際，借鑒、參考其他行業(yè)如圖書館、博物館的標準，適當加以補充和完善，形成符合檔案行業(yè)實際情況的標準；（2）要處理好與相關領域標準間的關系。檔案與圖書、文物、遺產等領域在保護對象、保護措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；（3）要處理好標準管理與制度管理的關系。構建檔案安全標準體系可以以標準管理為主，以制度管理為輔，配合相關的法規(guī)制度來保障標準執(zhí)行中的不足。我國檔案安全標準體系的建設要從實際出發(fā)，以綜合、宏觀的角度來設計、規(guī)范。對那些重要或是急需的檔案安全標準應作為標準工作的重點，及時發(fā)布；對那些已被實際工作證明適用于檔案安全工作的技術標準，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化。

三、采取正確的預防措施確保庫存檔案的安全

（一）落實責任制提高防范知識 確保檔案實體的安全：在日常的檔案管理過程中重點是防火。除配備完善的消防設備外，還應該根據本部門的情況，制定火災事故、水災事故的應急預案，劃定相關區(qū)域的責任人，簽訂安全管理責任狀，實行層層責任負責制。選擇適當的時機，進行必要的防災演習。通過防災基礎知識教育，讓每個檔案管理員明確自己的安全職責。例如：知道檔案室火災的危險性及其后果，知道防火措施，知道火災時怎樣報警，會使用滅火器材及時撲滅初起火災，會自救逃生。面對突發(fā)火情，能保持鎮(zhèn)靜，組織疏散利用者逃生等。

（二）樹立信息安全意識 保證檔案信息安全：檔案管理員應加強信息安全教育，工作中具體做到以下幾點：一是自覺學習了解計算機病毒常識和危害，知道造成信息安全事故當事人應承擔的行政法律責任等等，養(yǎng)成良好的計算機操作習慣，定期檢查和消除病毒；嚴守用戶口令和密碼，防止他人盜用、非法進入本崗位的管理系統(tǒng)；二是檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時更換口令和密碼；三是檔案室的計算機專人專用，要求每位使用者對自己所用的計算機負責，嚴禁私自安裝計算機軟件和游戲；四是保證計算機使用的合理合法性，不要擅自更改IP地址和其他設置；不瀏覽非法網站，不隨意點擊陌生鏈接，不隨意下載和運行不明真相的程序；每天做好數據備份。

（三）重視落實設施檢查制度確保檔案設施的安全：檔案室內電源線、網絡通訊線、防盜系統(tǒng)等管線密布，各類電器設備多，使用時間集中，用電負荷重。因此，應定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統(tǒng)、電子防盜報警系統(tǒng)等。防止線路老化、短路引起的火災。嚴格執(zhí)行安全管理制度，嚴禁違章用電。設專人維護、檢修電線電路、規(guī)范布線，各種設備應按章操作，由專業(yè)人員進行維護和修理。盡早發(fā)現(xiàn)并及時消除暖氣、消防水管道滲漏浸濕檔案等意外傷害與損失。

（四）加強對電子檔案的保存提供復制件代替原件：電子文件的異質備份。電子檔案是一種不能直接識讀而必須依賴于特定的設備和軟件才能被讀取的信息，對電子文件的管理不同于其它載體文件的管理。鑒于此，應將電子文件轉換成其它載體文件保存。實行異質備份，以防止若干年后電子文件因閱讀設備不配套而無法讀取。

為保護電子檔案原件，在實際檔案管理工作過程中，通過對電子檔案的原件進行復制，以復制件替代原件，對其進行封存妥善保管?？梢詼p少原件的日常磨損，延長其保存時間。

四、結束語

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內容，需要在思想上，制度上、基礎設施上和管理上做好工作，需要加強建設、提高認識，加強相關法律法規(guī)的建設，完善技術標準，使其有章可循，實現(xiàn)管理的統(tǒng)一化、標準化和規(guī)范化。

參考文獻：

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