【摘要】隨著我國(guó)住房制度改革的深化和房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的重要支柱產(chǎn)業(yè)。由此而產(chǎn)生了大量的房產(chǎn)檔案，利用信息化管理手段管理房產(chǎn)檔案，是提高房產(chǎn)管理部門房產(chǎn)管理水平的一個(gè)重要途徑。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案、信息化、管理

檔案信息其情報(bào)職能的實(shí)現(xiàn)，必須加強(qiáng)社會(huì)房地產(chǎn)的檔案意識(shí)，創(chuàng)新改革管理體制，進(jìn)而使房地產(chǎn)檔案信息資源得到充分的利用。完善的房產(chǎn)檔案信息化管理，不僅能為政府部門提供房產(chǎn)政策的研究、民事糾紛的解決方法、規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略，又能為社會(huì)公眾提供產(chǎn)權(quán)的查詢。如何將房產(chǎn)檔案管理和現(xiàn)代信息處理技術(shù)相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價(jià)值，已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)迫切需要解決的問題，本文從提高房地產(chǎn)檔案信息化管理水平的角度談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、提高房地產(chǎn)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

房地產(chǎn)檔案包括房地產(chǎn)物權(quán)管理、房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)、市場(chǎng)秩序和與房地產(chǎn)相關(guān)的民生保障等。檔案的信息化管理日趨完善，需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進(jìn)管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)，從事房地產(chǎn)檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)比其他單位的檔案人員更單一，要達(dá)到房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化的要求，房產(chǎn)檔案管理人員要進(jìn)行一次更正規(guī)的培訓(xùn)，主動(dòng)并及時(shí)地提高自己的相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)、檔案學(xué)知識(shí)和政治理論知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)房地產(chǎn)工作的一系列方針政策，進(jìn)而做到依法治理房地產(chǎn)檔案，使房地產(chǎn)檔案得到科學(xué)利用和安全保管。

現(xiàn)在有些部門和個(gè)人，還沒有真正認(rèn)識(shí)到房地產(chǎn)檔案的價(jià)值與利用，碰到情況和問題時(shí)，不知道應(yīng)到房地產(chǎn)檔案部門查找檔案這一真憑實(shí)據(jù)，以至于在工作和生活中造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，使每個(gè)人都能重視檔案，還會(huì)利用檔案。使用現(xiàn)代信息處理技術(shù)來進(jìn)行房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)，提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理更上一個(gè)新的臺(tái)階。

二、完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和方便化

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準(zhǔn)確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，一方面將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，對(duì)房產(chǎn)檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個(gè)多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的強(qiáng)檢索功能，將房屋的坐落、產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋的面積、交易的時(shí)間、產(chǎn)權(quán)的狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一個(gè)要素都作為查詢點(diǎn)，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務(wù)。

我們房產(chǎn)交易處要實(shí)現(xiàn)信息化的管理檔案，第一步要建立一個(gè)整體規(guī)劃，第二步再逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理在信息歸檔、編目、分類、搜索、處理等環(huán)節(jié)的信息化進(jìn)程。在房產(chǎn)檔案管理體系之中運(yùn)用信息化是必要的選擇。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)開發(fā)、測(cè)繪、交易和登記業(yè)務(wù)的信息采集、管理、統(tǒng)計(jì)和發(fā)布，顯得就尤為迫切和必要了。

三、努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)

我們借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)將房產(chǎn)檔案信息傳輸?shù)饺珖?guó)各地，隨時(shí)隨地我們都能查到自己所需要的信息。數(shù)字化緩解了檔案保護(hù)與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對(duì)檔案開放范圍和權(quán)限設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對(duì)于公眾可以開放的房產(chǎn)檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對(duì)內(nèi)部開放的檔案，只能經(jīng)由房地產(chǎn)檔案人員通過內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行查詢利用。

我們房產(chǎn)交易處要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門的特點(diǎn)，制定并完善房產(chǎn)檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，提高房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，努力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

四、開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息

房地產(chǎn)檔案的信息資源怎么合理開發(fā)利用，歸納起來主要有以下幾種方式：

1、宣傳開放式。這是最客觀的開放利用方式。利用報(bào)紙、電視等新聞媒介增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)例進(jìn)行宣傳，通過舉辦房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)實(shí)務(wù)展覽，利用效益圖片展覽館藏內(nèi)容簡(jiǎn)介等，使房地產(chǎn)檔案讓社會(huì)知悉，擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案人員的知名度，辦好房地產(chǎn)期刊。

2、咨詢服務(wù)式。這是最通常的開發(fā)利用方式。設(shè)立專門的房地產(chǎn)檔案室進(jìn)行房地產(chǎn)資料的借閱，由專門的房地產(chǎn)檔案人員負(fù)責(zé)接待查詢，為利用者提供較好條件，提供電子檔案在閱覽室查詢，采用多種檢查工具，多探索、多渠道用戶所需檔案。

3、開展編研。是對(duì)房地產(chǎn)檔案信息資源更深層的開發(fā)利用。房地產(chǎn)檔案編研即是將館藏的房地產(chǎn)檔案資料按照一定的形式，進(jìn)行系統(tǒng)的加工和專門的匯集，使其更具有系統(tǒng)性和專業(yè)性。

4、建立房地產(chǎn)檔案信息資源平臺(tái)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互和提供利用，在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的資源共享，這也是房地產(chǎn)檔案信息管理利用的發(fā)展趨勢(shì)。

五、建立檔案的雙套保存機(jī)制

檔案雙套制，是指一套簽署完整的，具有法律效用的紙質(zhì)檔案加一套光盤或磁盤為介質(zhì)的電子檔案。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作的新內(nèi)容。房產(chǎn)檔案數(shù)字化中還有許多問題需要我們解決。如數(shù)字化檔案的管理和安全訪問問題，以及數(shù)字化信息的規(guī)范化和存儲(chǔ)等各種各樣的問題。所以我們必須根據(jù)實(shí)際在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行雙保險(xiǎn)的管理，這就是在用電子計(jì)算機(jī)保存房地產(chǎn)檔案的同時(shí)，還要做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣才能盡可能的保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠。

筆者認(rèn)為，既然雙套制有其存在的必要，那么，可不可以在載體形式上有一些變動(dòng)。因?yàn)榛鶎訂挝辉谝蠊獗P歸檔的時(shí)候一般是兩份，即正、副本歸檔制，這樣歸檔的目的是為了確保歸檔以后的檔案不會(huì)在被借出的時(shí)候被不遵守規(guī)定的人修改，等到圖紙技術(shù)文件同步鑒定保證了圖物一致以后，一套紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)就歸檔了。同時(shí)還要建立多套備份制度。

在對(duì)房地產(chǎn)檔案提供利用的過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，對(duì)外提供利用的電子文件應(yīng)為只讀文件。這樣也能避免房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案過多的與外界環(huán)境接觸，保證檔案安全并提高紙質(zhì)檔案的壽命。

小結(jié)：房產(chǎn)檔案信息化管理，是傳統(tǒng)的檔案管理方式與先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法的有機(jī)結(jié)合，使用現(xiàn)代信息處理技術(shù)來進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)，能極大地提高檔案信息資源的開發(fā)利用，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平獲得明顯提高，降低了檔案管理成本，極大地提高了檔案使用效率。

【參考文獻(xiàn)】

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2、《企業(yè)文書與檔案管理》，全國(guó)高等學(xué)校應(yīng)用型人才，企業(yè)行政管理專業(yè)系列規(guī)劃教材，虞巧靈、石磊編著

3、《檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)教程》，威海市環(huán)翠區(qū)檔案局編