摘要：本文旨在通過房產(chǎn)檔案管理中的數(shù)字化工作的實(shí)用性、安全性、真實(shí)性出發(fā)，探索該管理工作的數(shù)字化發(fā)展方向，并從數(shù)字管理的弊端出發(fā)，得出科學(xué)管理房屋權(quán)屬檔案工作的合理化路徑

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；查閱；開放式管理

房地產(chǎn)又叫不動產(chǎn)，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同歷史時(shí)期所形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。

所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

為了更好地分析房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化工作，本文擬從數(shù)字化管理的原則、具體實(shí)施以及對數(shù)字化管理的思考三個(gè)方面加以闡釋。

1.數(shù)字化管理的原則

1.1實(shí)用性原則

所謂實(shí)用，是指在數(shù)字化管理過程中，應(yīng)采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運(yùn)行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)與設(shè)備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務(wù)和未來發(fā)展的需求。實(shí)用性原則的本質(zhì)要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運(yùn)行、使用。

1.2安全性原則

安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當(dāng)，導(dǎo)致應(yīng)該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權(quán)利人因此而遭受合法權(quán)益損失的，檔案館要承擔(dān)必要的民事及行政責(zé)任。而客觀上，由于存儲電子文件的計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密。

1.3真實(shí)性原則

真實(shí)是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過程中，如果未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯(cuò)誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產(chǎn)權(quán)屬爭議，加劇糾紛當(dāng)事人的矛盾，并可能導(dǎo)致檔案管理部門承擔(dān)民事、行政責(zé)任。因此，在實(shí)踐中，必須貫徹真實(shí)性原則，從錄入、運(yùn)行、維護(hù)等各階段嚴(yán)格要求.建立權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的制度，避免產(chǎn)生失真檔案。

2.數(shù)字化管理的具體實(shí)施

2.1數(shù)據(jù)庫選擇

建立產(chǎn)權(quán)數(shù)字化檔案館（室）是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，應(yīng)盡量采用最為先進(jìn)的存貯系統(tǒng)。針對產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時(shí)，建立完善的光盤庫備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復(fù)本。光盤備份，恢復(fù)系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機(jī)制，可實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產(chǎn)權(quán)檔案隨時(shí)因房產(chǎn)權(quán)屬的改變而發(fā)生增量變化，應(yīng)構(gòu)建一個(gè)動態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權(quán)屬檔案異動的動態(tài)更新機(jī)制，可為房產(chǎn)測繪應(yīng)用和房產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴(yán)格同步和一致。

2.2人員培訓(xùn)

人員培訓(xùn)主要包括兩個(gè)方面：一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對員工進(jìn)行培訓(xùn)；二是數(shù)字化管理的職責(zé)劃分，即分清誰是權(quán)屬檔案微機(jī)數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應(yīng)的工作內(nèi)容、責(zé)任后果。

2.3錄入、掃描及備份

對相應(yīng)人員進(jìn)行培訓(xùn)后，就進(jìn)入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運(yùn)行程序。

第一道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，熟練的打字基礎(chǔ)，對所輸入的每一卷房屋權(quán)屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料掃描。房屋權(quán)屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個(gè)人意愿隨意增減、丟失房屋權(quán)屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個(gè)工作程序中，房屋權(quán)屬檔案資料得不到應(yīng)有的完整保護(hù)而丟失或散失，給房屋權(quán)利人造成不可彌補(bǔ)的損失。

第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進(jìn)行檢查。房屋權(quán)屬檔案資料每一個(gè)信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進(jìn)入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權(quán)屬檔案中每—個(gè)信息的真實(shí)性負(fù)總責(zé)，并對圖片的歪斜程度進(jìn)行必要的調(diào)整。

第四道工作程序：對形成的電子檔案進(jìn)行及時(shí)備份。此時(shí)的房屋權(quán)屬檔案已經(jīng)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質(zhì)檔案時(shí)，要更多地關(guān)注其整體存在。在這一點(diǎn)上，工作人員必須有清醒的認(rèn)識和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。每天房屋權(quán)屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認(rèn)真做好電子檔案的備份工作。要嚴(yán)格按照備份制度進(jìn)行備份，把備份制度真正落到實(shí)處，以防由于不可知的破壞性.為數(shù)據(jù)丟失后的補(bǔ)救工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4開放性管理

所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產(chǎn)信息查閱、變更所進(jìn)行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權(quán)利人對房產(chǎn)信息的公開查閱。根據(jù)建設(shè)部《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對房屋權(quán)利的記載信息，單位和個(gè)人可以公開查詢?！钡牵枰⒁獾氖?，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權(quán)限范用內(nèi)查閱，未經(jīng)特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息，為此，《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。二是權(quán)利人對房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質(zhì)不同，其直接涉及了當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)內(nèi)容，因此，必須嚴(yán)格遵循法定程序，審查當(dāng)事人的變更請求，并要求當(dāng)事人提供相關(guān)的原始憑證，否則，由于房產(chǎn)檔案管理部門的疏漏而對權(quán)利人造成的損害，房產(chǎn)部門要承擔(dān)賠償責(zé)任。

3.數(shù)字化管理的思考

房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運(yùn)行管理：一是錄入錯(cuò)誤，即由于錄入員的粗心等原因而導(dǎo)致的檔案信息錯(cuò)誤；二是病毒侵入，導(dǎo)致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，隨時(shí)都可能被非法修改。當(dāng)然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進(jìn)行預(yù)防：一是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹立責(zé)任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責(zé)任追究制度。二是加強(qiáng)電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復(fù)本。三是設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關(guān)人員的接觸機(jī)會。盡管瑕不掩瑜，數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產(chǎn)檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數(shù)字化管理的同時(shí)，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補(bǔ)短，將紙壓檔案與電子檔案管理結(jié)合起束，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。

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