劉 偉

傳統(tǒng)機關(guān)檔案工作面臨著機關(guān)辦公自動化應(yīng)用、數(shù)字檔案室建設(shè)及用戶多樣化需求的嚴峻挑戰(zhàn)。數(shù)字化檔案室是信息化條件下檔案室的升級版，是管理機關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機關(guān)辦公自動化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，有利提高機關(guān)檔案工作水平，維護檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性，提升機關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力。

科怡2009單機版檔案系統(tǒng)進入主界面（圖1）：文件管理、檔案管理、資料管理、檢索、統(tǒng)計、檔案利用共六大模塊，由于我們應(yīng)用的系統(tǒng)是單機版，所以，重點展開檔案管理、統(tǒng)計、檔案利用3個模塊的應(yīng)用。計】再點擊【F8】，進入【信息門類結(jié)構(gòu)定義】對話框（圖 2），【信息門類】點擊【檔案】在此門類下增加需要的實體檔案模塊。以“基建檔案”為例。

圖2

圖1

1. 檔案管理

適用于登記各門類檔案，由于科怡2009單機版檔案系統(tǒng)原軟件只設(shè)計了文書、科技、會計、照片、實物檔案5個模塊，根據(jù)本單位的室藏門類，利用擴展管理新增實體檔案門類，自己設(shè)計具備分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、用戶管理等功能的所需門類。例如：基建、設(shè)備、人事、底圖、電子檔案等多種檔案門類模塊。

1.1 添加檔案門類模塊

新增模塊可以根據(jù)需要設(shè)計成單層、雙層、三層結(jié)構(gòu)。具體操作：點擊“河北科怡綜合檔案管理系統(tǒng)”界面中【統(tǒng)

單層設(shè)計:點擊【增加】→進入【添加類目向?qū)А繉υ捒?第一步→輸入類目名稱 （基建檔案）→下一步→選擇類目類型 （底層門類）→下一步→選擇實體類型（點開▼）→一級目錄（簡化方法整理）→下一步→【下屬編目表】第一層（歸檔文件）后→（點開…）進入【重命名】對話框，新表名（改為新表漢語拼音：jijiananjuanmulu）→新中文名（改為基建案卷目錄）→確定。

雙層設(shè)計：由【添加類目向?qū)А康谌胶蛦螌佑兴煌x擇實體類型（點開▼）→二級目錄（傳統(tǒng)方法整理）→下一步→【下屬編目表】第一層（文書案卷目錄）后→（點開…）進入【重命名】對話框，新表名（改為新表漢語拼音:jijiananjuanmulu）→新中文名 （改為基建案卷目錄）；第二層（文書卷內(nèi)目錄）后→（點開…）進入【重命名】對話框，新表名（改為新表漢語拼音:jijianjuanneimulu）→新中文名（改為基建卷內(nèi)目錄）→確定。

三層設(shè)計在實際應(yīng)用中比較繁瑣，雙層設(shè)計完全適合當前檔案規(guī)范管理的應(yīng)用，不再對三層設(shè)計進行復述。如果對新增的檔案門類需要排序，可以在【信息門類結(jié)構(gòu)定義】對話框→信息門類→檔案→選中需要排序的檔案門類→類目序號（按照所需要的序號進行修改）→保存。這樣所有實體門類的檔案可以重新排序。

1.2 增加界面字段

添加新檔案門類模塊之后，要在新模塊下添加此類目所需的字段。

一是進入系統(tǒng)后臺。系統(tǒng)維護→統(tǒng)計→F8→信息門類→檔案→要增加字段的類目（基建檔案）→修改（刪除、增加）→進入【修改底層門類】對話框→第一層案卷目錄或第二層卷內(nèi)目錄（選擇其一）→結(jié)構(gòu)→進入【定義表結(jié)構(gòu)】→增加→字段名（漢語拼音：wenjianxing chengshijian）→中文名（文件形成時間）→類型（一般選“字符型”；若時間字段選“時間型”:2014-02-22，選“檔案日期”：20140222）→確定。此步驟確定此門類檔案所需要的所有字段在系統(tǒng)后臺全部存在，在界面才可以進行添加。

二是進入檔案錄入界面（圖3）。檔案錄入→新添加的檔案門類 （基建檔案）→案卷目錄或卷內(nèi)目錄（選擇其一）→數(shù)據(jù)操作-錄入界面→工具→卡片輸入界面設(shè)計→插入→（文字標題→文本框或下拉框）→右鍵選中→文字標題→屬性→標題→數(shù)據(jù)源（選中需要的字段，只有在此層面后臺預(yù)設(shè)有的字段這里才會出現(xiàn)）→確定→右鍵選中→文本框或下拉框→屬性→數(shù)據(jù)源（選中需要的字段）→確定→將設(shè)置好的文字標題和文本框拉到合適位置。

圖3

三是下拉框字段的添加。以“基建分類”為例，第一步：系統(tǒng)維護→輔助字典→進入【輔助字典維護】對話框→增加→輸入字段（基建分類）→確定。第二步：選中字典類目（基建分類）→增加→輸入名稱（辦公樓）和代碼（J1）→保存；返回增加→輸入名稱（宿舍樓）和代碼（J2）→保存；反復可以繼續(xù)增加多項……在設(shè)計的字段有選擇項的時候，插入時要選擇下拉框，錄入時點開后“▼”做選擇即可；一般字段選擇文本框。

字段文本框無法錄入或框內(nèi)數(shù)據(jù)保存時消失：進入所需內(nèi)容的數(shù)據(jù)操作→選項→自動提取案卷信息前的對勾去掉。

1.3 修改報表

系統(tǒng)原設(shè)計的報表如果不適合本單位的報表要求，可以自己做改動，使生成的表格更加符合工作需要。

檔案管理→檔案錄入→檔案門類（基建檔案）→設(shè)置→報表設(shè)計→進入【目錄維護】對話框（圖4）→需要修改報表的檔案門類 （基建檔案）→點擊右邊報表框→雙擊左鍵點開需要修改的報表→（圖 5）。

第一，頁面→頁邊距→紙張；第二，根據(jù)需要進行合并或拆分單元格、行或列，在格式里進行字體設(shè)計；第三，選中@A需要修改的單元格→點中右鍵→數(shù)據(jù)源→輸入文字（總件數(shù)）→確定；第四，選中@B需要修改的單元格→點中右鍵→數(shù)據(jù)源→字段→選擇需要的字段（總件數(shù)）→確定。（如果內(nèi)容出現(xiàn)前綴或者后綴，選中單元格→點中右鍵→單元格格式→數(shù)字→分類→文本→確定）前4項操作完畢，返回設(shè)計報表界面→保存。生成新報表（圖6）

1.4檔號組成及項目長度

系統(tǒng)維護→檔號格式→進入【檔號格式設(shè)置】對話框→需修改門類（基建檔案）→序號1（檔號組成項）選擇檔號里第一個出現(xiàn)的字段→長度 （（選擇適當）2或3（依次選擇）→保存→檔號重整→案卷目錄或卷內(nèi)目錄→確定。

2. 統(tǒng)計

對檔案目錄數(shù)量及原文數(shù)量的統(tǒng)計，對各類檔案的總數(shù)目、原文總數(shù)目及大小進行合計，可以系統(tǒng)直觀地以報表的形式打印出統(tǒng)計情況，可以簡單順利完成水利部的檔案統(tǒng)計年報。

統(tǒng)計→檔案統(tǒng)計→進入 【條數(shù)統(tǒng)計】對話框（圖7）→需要統(tǒng)計檔案門類前面的方框內(nèi)打?qū)础y(tǒng)計→會出現(xiàn)案卷目錄的數(shù)量，卷內(nèi)目錄的數(shù)量，總條數(shù)，原文記錄的條數(shù)、個數(shù)及大小。其他統(tǒng)計報表同上。

3. 檔案的應(yīng)用

檔案的最終目的是為社會提供檔案資料與檔案信息，從而為社會服務(wù)。此模塊的完善和利用，可以使全單位人員的信息和檔案資料的借閱、歸還、利用查詢、利用統(tǒng)計更加直接、便捷，符合無紙化辦公的要求。

3.1 設(shè)置利用部門和人員

檔案利用→利用登記→進入【利用登記】對話框→利用人管理→利用部門→增加→進入【增加利用部門】對話框→部門名稱 （辦公室）→部門代碼（01）→保存；在設(shè)置的部門下→利用人→增加→進入【增加利用人員】對話框，填寫信息內(nèi)容→保存。

3.2 借閱登記

檔案利用→利用登記→查詢→進入【查詢借閱人】對話框→選擇利用部門，在右側(cè) “利用人員工列表”選擇借閱人員→確定；借閱文件→進入【查閱文件】對話框，選中查閱的檔案門類 （卷內(nèi)目錄）→簡單條件→進入【簡單查詢】對話框，根據(jù)需要設(shè)置查詢項，填寫查詢內(nèi)容→查詢→雙擊或拖動記錄到查詢框→確定→下一步→填寫利用登記信息→完成。

3.3 歸還

檔案利用→歸還→進入 【利用歸還】對話框→人員（選中歸還人）→雙擊預(yù)歸還文件→進入 【利用歸還提示信息】對話框→是（是否歸還“XXX”借閱的文件記錄）。

4. 數(shù)據(jù)庫的備份

科怡2009單機版檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫備份，由于沒有網(wǎng)絡(luò)的支持，所以在數(shù)據(jù)管理模塊下的“庫管理”不能完成數(shù)據(jù)的備份，需要在計算機程序中完成。

開始→所有程序→MicrosoftSQL Server→企業(yè)管理器（雙擊）→進入控制臺根目錄→MicrosoftSQLServer→SQL Server組（打開前面“+”）→hjh（打開前面“+”）→（LOCAL）（windowsNT）（打開前面 “+”）→數(shù)據(jù)庫 （打開前面+）→ARCHIVE（光標指向圓柱點擊右鍵）→所有任務(wù)→備份數(shù)據(jù)庫 （圖8）→（常規(guī)）刪除→添加→文件名（點擊后面的長方框“…”）→數(shù)據(jù)備份→目的文件→輸入文件名（備份文件時間）→確定（三次）→【備份操作已順利完成】→確定。

數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)，它不僅需要檔案人員高度的責任心和使命感，還需要機關(guān)各部門的共同參與和支持，使檔案系統(tǒng)軟件功能的開發(fā)更全面、更準確、更便捷。

圖6

圖7

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圖8