黃冬園

摘 要：

事業(yè)單位是我國(guó)政府機(jī)關(guān)及相關(guān)單位履行社會(huì)公共服務(wù)職能的重要窗口，事業(yè)單位也是我國(guó)各種社會(huì)機(jī)構(gòu)中比較特殊的一種機(jī)構(gòu)類型。隨著近年來(lái)國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展步伐不斷加快，事業(yè)單位的內(nèi)部建設(shè)及管理工作已經(jīng)越來(lái)越深刻的影響到整個(gè)社會(huì)的建設(shè)及發(fā)展水平，因此加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部管理工作質(zhì)量已經(jīng)不僅僅是單位內(nèi)部管理者和決策者所應(yīng)該關(guān)注的，同時(shí)也受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作存在著的一些問(wèn)題進(jìn)行分析，并結(jié)合具體管理實(shí)際談?wù)勅绾斡行嵘聵I(yè)單位檔案管理工作具體質(zhì)量，以供參考。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位;檔案管理;內(nèi)部管理

中圖分類號(hào)：

F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）23006901

0 前言

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，同時(shí)也是深刻影響整個(gè)事業(yè)單位全面建設(shè)以及社會(huì)公共服務(wù)職能有效履行的重要管理內(nèi)容。近年來(lái)，隨著事業(yè)單位社會(huì)職責(zé)的不斷加重，檔案管理工作也在各項(xiàng)管理工作當(dāng)中顯現(xiàn)出越來(lái)越加重要的地位，但是就目前的情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題不僅包括制度建設(shè)問(wèn)題、思想意識(shí)問(wèn)題、監(jiān)督約束問(wèn)題，同時(shí)在總體氛圍方面也有較大提升空間。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作雖然較前些年有些長(zhǎng)足進(jìn)步，但是綜合來(lái)看，仍然存在許多值得改進(jìn)的地方，首先在管理意識(shí)方面仍然比較被動(dòng)，不了解檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位的持續(xù)發(fā)展所起到的重要作用。再次在管理隊(duì)伍的素質(zhì)方面仍然未能完全達(dá)到國(guó)家的要求以及單位的自身發(fā)展要求，人員素質(zhì)偏差一方面是因?yàn)閱挝还芾碚叩囊庾R(shí)不到位，另一方面也是因?yàn)槿瞬排囵B(yǎng)及人才管理方面的力度不足。再次在管理范圍上面仍然局限于檔案管理的具體部門(mén)，未能發(fā)揮整個(gè)單位各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)同作用，從而讓檔案管理的制度難以得到有效執(zhí)行，存在著比較浮躁和消極應(yīng)對(duì)的情緒。最后在監(jiān)督約束方面也明顯缺失，缺乏有效的審計(jì)監(jiān)察人員來(lái)為管理工作保駕護(hù)航。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作具體水平的思考

前文提到事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著的種種問(wèn)題，因此我們應(yīng)該針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有的放矢的研究討論，從而尋找到更為科學(xué)有效的管理質(zhì)量提升方法。

2.1 從思想上重視檔案管理

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展意義重大，檔案記錄了過(guò)去歷史發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，能夠讓我們引以為鑒，避免在后續(xù)發(fā)展中繼續(xù)走彎路。但是就目前的情況來(lái)看，單位領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作方面仍然未能投入更大的精力與注意力，她們往往還是習(xí)慣于將工作重點(diǎn)放在窗口部門(mén)的職能履行上面，但是如果內(nèi)部管理工作難以提升，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)未能得到有效總結(jié)，長(zhǎng)此以往，也勢(shì)必影響到具體工作的開(kāi)展及工作開(kāi)展的成效顯現(xiàn)。所以作為單位領(lǐng)導(dǎo)者和決策者，加強(qiáng)檔案管理相關(guān)的內(nèi)容學(xué)習(xí)非常必要，同時(shí)也要以身作則的帶動(dòng)單位內(nèi)部其他部門(mén)管理者及具體工作人員樹(shù)立起檔案管理工作重要性的正確認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作健康開(kāi)展?fàn)I造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境。

2.2 加強(qiáng)人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)不僅僅是要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，同時(shí)還要放開(kāi)眼界，真正下功夫在復(fù)合型人才的引進(jìn)上面，為檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)新方法、新知識(shí)及新理念的機(jī)會(huì)和平臺(tái)。此外，由于事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員在職業(yè)素養(yǎng)方面也應(yīng)該具備比其他一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)檔案管理人員更好的技能，所以為了能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理人才隊(duì)伍的精確化培養(yǎng)，事業(yè)單位還應(yīng)該根據(jù)自身需求和情況酌情加強(qiáng)與高校的溝通合作，與高校建立起訂單式的人才培養(yǎng)輸送管道，一方面事業(yè)單位能夠向高校準(zhǔn)確下達(dá)人才培養(yǎng)的具體要求，并利用自身優(yōu)勢(shì)向高校提供精確化的人才培養(yǎng)信息和資源，另一方面高校也能夠真正做到與市場(chǎng)與用人單位接軌，大大提升其人才培養(yǎng)的總體質(zhì)量，可謂一舉兩得。此外，事業(yè)單位還可以在單位內(nèi)部建立一對(duì)一的檔案跟蹤管理模式，從人員入職開(kāi)始就進(jìn)行專門(mén)化的人員檔案管理，雖然人事檔案并不是什么新鮮事物，但是所謂一對(duì)一的檔案跟蹤管理模式除了具有傳統(tǒng)人事檔案的基本內(nèi)容之外，還應(yīng)該將記錄對(duì)象的其他特長(zhǎng)、技能以及思想變化發(fā)展情況作為重點(diǎn)觀察內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)該通過(guò)跟蹤走訪的形式加強(qiáng)管理層與被管理者之間的溝通交流，這樣一方面能夠幫助單位更好的了解本單位人才隊(duì)伍的真是結(jié)構(gòu)及技能潛力，幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好的進(jìn)行職位分配和人員調(diào)度，既避免了因?yàn)橥獠咳瞬乓M(jìn)而耗費(fèi)大量管理成本，也能夠合理利用已有人才資源，提升人才利用價(jià)值，發(fā)揮他們最大化工作能力。另一方面也能夠提升單位員工對(duì)單位的信任度、擁護(hù)度，減緩人才流失程度，穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)她們的工作積極性與主動(dòng)性。

2.3 加強(qiáng)內(nèi)部文化建設(shè)

檔案管理工作的內(nèi)容不僅涉及人事檔案和基本的財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)也涉及到單位各項(xiàng)工作以及方方面面，因此檔案管理工作雖然交由專人進(jìn)行管理，但是在各種檔案的書(shū)寫(xiě)和記錄過(guò)程中也牽扯到其他部門(mén)及人員，她們的工作質(zhì)量高低及支持度與配合度也直接影響到檔案管理的具體質(zhì)量，所以為了能夠更好的營(yíng)造出檔案管理科學(xué)氛圍，應(yīng)該將檔案管理科學(xué)意識(shí)滲透到內(nèi)部文化建設(shè)工作當(dāng)中，讓制度變成文化，讓被動(dòng)執(zhí)行變成主動(dòng)參與。文化建設(shè)工作的一個(gè)最重要方面就是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)風(fēng)氣形成，圍繞檔案管理工作以及檔案管理所涉及到的各項(xiàng)規(guī)章制度不斷加強(qiáng)宣傳教育，并利用現(xiàn)代化的信息通訊技術(shù)（QQ、Line、微博、微信等）激發(fā)年輕員工的參與熱情。

2.4 加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制建設(shè)

內(nèi)部審計(jì)是有效確保管理工作能夠良性開(kāi)展的輔助性制度，內(nèi)部審計(jì)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是必不可少的，內(nèi)部審計(jì)不僅能夠監(jiān)督控制被管理人員的工作情況及言行，同時(shí)對(duì)于檔案管理的操作人員也能夠起到有效監(jiān)督，從而形成雙向監(jiān)督的局面。但是想要切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督約束的真正作用，就必須在人員調(diào)配方面下功夫，如果一味采用內(nèi)部管理人員擔(dān)任審計(jì)工作，那么必然會(huì)因?yàn)樗齻儗?duì)單位的思想依賴性以及利益共同性而受到一些內(nèi)部利益小團(tuán)體的思想侵蝕，所以應(yīng)該在選擇優(yōu)秀內(nèi)部管理人員參與審計(jì)的同時(shí)加強(qiáng)與社會(huì)專門(mén)審計(jì)人員的溝通合作，邀請(qǐng)她們一起參與審計(jì)工作，這樣一方面能夠利用內(nèi)部管理人員對(duì)單位檔案管理工作的熟悉程度來(lái)提升審計(jì)工作與實(shí)際需要的契合度，另一方面也能夠有效避免工作過(guò)程中的不公正、不公開(kāi)與不公平，真正保證事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、制度化與科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)

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