汪 洋，徐 佳

（南京市國土資源信息中心，江蘇 南京 210008）

0 引言

隨著南京市國土資源信息中心（以下稱“中心”）信息化程度的不斷提升，信息系統(tǒng)已成為各部門的生產(chǎn)作業(yè)系統(tǒng)，在這個規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的系統(tǒng)中運行著大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低直接決定系統(tǒng)運行的效率和成敗。樹立“質(zhì)量第一”的觀念，引入現(xiàn)代質(zhì)量管理方法，全面加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，已是迫在眉睫。

中心于2002 年2 月開展建立并實施質(zhì)量管理體系，并與2009 年7 月份設(shè)置了數(shù)據(jù)管理科，將數(shù)據(jù)管理納入了質(zhì)量管理體系中，建立并完善了《數(shù)據(jù)管理程序》《保密管理程序》《數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫手冊》與《計算機及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》，明確了數(shù)據(jù)管理科的職責(zé)和工作程序，建立了基于PDCA 循環(huán)法的數(shù)據(jù)管理機制，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的及時上網(wǎng)入庫、層層監(jiān)控、定時備份、安全提供、嚴(yán)格管理，逐漸減少工作中對信息數(shù)據(jù)的不認(rèn)真和隨意性，保證了中心數(shù)據(jù)的安全性與高質(zhì)量，為中心數(shù)據(jù)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。

1 建立《數(shù)據(jù)管理程序》明確職責(zé)

中心通過建立《數(shù)據(jù)管理程序》明確了職責(zé)分工。下一步是需要厘清數(shù)據(jù)輸入/輸出管理流程（見圖1）。各科室按程序規(guī)定采集、錄入、檢查、入庫各類信息數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)管理科通過一定技術(shù)手段對收集、采集的數(shù)據(jù)進行有效的加工、管理與控制，以確保提供的數(shù)據(jù)符合內(nèi)部與外部的使用要求。因此，中心的數(shù)據(jù)管理是以各類國土資源數(shù)據(jù)為核心，依托成熟的存儲、數(shù)據(jù)庫、GIS、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立的具有信息管理、分析、查詢、統(tǒng)計及服務(wù)的一體化數(shù)據(jù)管理體系。它可為國土資源政務(wù)管理信息系統(tǒng)提供管理及運行平臺，為信息服務(wù)系統(tǒng)的信息提取提供數(shù)據(jù)源支持。

2 基于PDCA 循環(huán)的數(shù)據(jù)管理機制

2.1 PDCA 循環(huán)的內(nèi)涵

PDCA 循環(huán)是現(xiàn)代質(zhì)量改進的基本方法。PDCA 是英文Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）、Action（總結(jié)或處理）的縮寫，它的含義是質(zhì)量管理工作要按照設(shè)定的計劃，予以執(zhí)行，再檢查結(jié)果，將成功的方案納入標(biāo)準(zhǔn)，將不成功的方案留待下一個循環(huán)去解決。它最早由美國質(zhì)量管理專家戴明（Deming）提出，故又稱“戴明循環(huán)”。

圖1 數(shù)據(jù)輸入/輸出管理流程

就數(shù)據(jù)管理而言，P 意味著分析數(shù)據(jù)現(xiàn)狀確定數(shù)據(jù)管理目標(biāo)、制定計劃，確定采取的具體措施及方法；D 意味著按預(yù)定的計劃、目標(biāo)、措施及分工實實在在地執(zhí)行，努力實現(xiàn)；C 意味著通過檢驗手段與統(tǒng)計方法把實施結(jié)果與計劃的預(yù)期目的相比較，檢查計劃的執(zhí)行情況和實施效果；A 意味著根據(jù)檢查的結(jié)果，總結(jié)成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，并采取措施將其規(guī)范化，納入有關(guān)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與制度，鞏固已有成績，同時防止不良結(jié)果的再發(fā)生以及提出該循環(huán)尚未解決的問題和新產(chǎn)生的問題，并將其轉(zhuǎn)入下一輪PDCA 循環(huán)中去，為下一輪循環(huán)計劃提供資料。具體特點如下：

一是“大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，推動大循環(huán)”。數(shù)據(jù)管理科根據(jù)年度任務(wù)分解及每個月工作安排，建立PDCA 循環(huán)，層層循環(huán)，大環(huán)是小環(huán)的母體和依據(jù)，小環(huán)是大環(huán)的分解和保證。內(nèi)部的小環(huán)都圍繞著數(shù)據(jù)管理的總目標(biāo)，各項工作有機的聯(lián)系在一起，彼此協(xié)同，相互促進。

二是不斷前進，不斷提高。PDCA 循環(huán)就像爬樓梯一樣，一個循環(huán)運轉(zhuǎn)結(jié)束，數(shù)據(jù)的質(zhì)量就會提高一步，然后再制定下一個循環(huán)，再運轉(zhuǎn)、再提高，不斷前進，不斷提高。

三是管理方法的形象化。下一步是需要厘清PDCA 循環(huán)示意圖（見圖2）。PDCA 循環(huán)是科學(xué)管理方法的形象化，針對數(shù)據(jù)管理中出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問題，用這種螺旋上升的循環(huán)系統(tǒng)對本科室內(nèi)部控制進行研究和設(shè)計，加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理能力。

圖2 PDCA 循環(huán)示意

2.2 數(shù)據(jù)管理中的PDCA 循環(huán)

數(shù)據(jù)質(zhì)量管理活動的運轉(zhuǎn)，離不開管理循環(huán)的轉(zhuǎn)動。PDCA循環(huán)法要求在對數(shù)據(jù)進行整理維護、再加工、備份、統(tǒng)計分析活動中都要事先對實現(xiàn)目標(biāo)采取的措施有所策劃，策劃制定之后，定期對開展的活動進行監(jiān)測檢查，通過檢查找出問題和原因進行處理，最終將經(jīng)驗和教訓(xùn)制定成標(biāo)準(zhǔn)和制度。

2.2.1 精心策劃，確定數(shù)據(jù)管理的工作目標(biāo)

數(shù)據(jù)管理的策劃就是確定數(shù)據(jù)管理過程中各項任務(wù)的目標(biāo)、準(zhǔn)則、程序、方法和組織，并以文件形式對策劃的具體內(nèi)容明確規(guī)定，使之成為數(shù)據(jù)管理員工作的指南。根據(jù)數(shù)據(jù)科的職責(zé)，前期策劃應(yīng)以幾個方面為基礎(chǔ)：

一是確定管理目標(biāo)。（1）數(shù)據(jù)檢查與匯交：制定相應(yīng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范作業(yè)程序，確保數(shù)據(jù)不丟失，數(shù)據(jù)間邏輯的一致性，范圍、格式的正確性，內(nèi)容的完整性；建立相應(yīng)管理制度，規(guī)定作業(yè)員的數(shù)據(jù)使用權(quán)限與期限，確保數(shù)據(jù)上網(wǎng)、入庫、回網(wǎng)的及時性。（2）數(shù)據(jù)組織與存儲：形成完整的數(shù)據(jù)組織和存儲框架；建立與組織好便于管理與檢索的數(shù)據(jù)目錄；定期對數(shù)據(jù)進行整合與過濾；制定數(shù)據(jù)生命周期管理策略，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲管理效率。（3）數(shù)據(jù)運行與維護：建立管理制度規(guī)范運行各類軟件程序及業(yè)務(wù)流程；有效開展運行監(jiān)控與維護、故障診斷排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、歸檔與檢索，確保中心數(shù)據(jù)庫正常運轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫在災(zāi)難發(fā)生時能快速進行原系統(tǒng)恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)的安全；建立數(shù)據(jù)定期整理與再加工方案，對每項整理維護內(nèi)容設(shè)定相應(yīng)的整理頻率（按年、按月、按季度、實時）、更新范圍（全市、區(qū)、街道）。（4）數(shù)據(jù)提供與服務(wù)：建立數(shù)據(jù)服務(wù)管理辦法，確定數(shù)據(jù)服務(wù)內(nèi)容、提供數(shù)據(jù)等級、提供數(shù)據(jù)范圍、方式、措施等內(nèi)容；對用戶進行審核，根據(jù)用戶權(quán)限對數(shù)據(jù)進行提供；嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及中心的要求對外進行數(shù)據(jù)提供服務(wù)。（5）數(shù)據(jù)的安全性：形成安全策略、管理制度、操作規(guī)程等購成的全面的信息安全管理制度體制；建立相應(yīng)的密碼使用管理規(guī)定和保密管理規(guī)定；設(shè)定數(shù)據(jù)的密級及訪問權(quán)限。

二是明確數(shù)據(jù)管理人員職責(zé)及權(quán)限。具有滿足各種要求的能力、良好的職業(yè)道德和恪盡職守的工作人員是完成數(shù)據(jù)管理目標(biāo)的重要條件。因此，應(yīng)明確規(guī)定數(shù)據(jù)管理人員的職責(zé)和權(quán)限，以便于各盡其職、各負(fù)其責(zé)。根據(jù)人員能力、特長進行合理的職責(zé)和權(quán)限分配，讓每個成員各盡所能的發(fā)揮作用。

三是確定各項工作要求規(guī)定。自數(shù)據(jù)管理科成立以來，為更好完成工作目標(biāo)，先后制定完善了《圖件拷貝上網(wǎng)管理規(guī)定》《數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫手冊》《數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定》《數(shù)據(jù)備份規(guī)定》《南京市大比例尺地形圖數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《權(quán)屬圖整理方案》《坐標(biāo)轉(zhuǎn)換方案》《消除地形圖重疊區(qū)方案》等一系列作業(yè)方案及規(guī)定?？梢?，無論哪項工作開展前，都應(yīng)根據(jù)目標(biāo)制定相應(yīng)作業(yè)要求及規(guī)定，并針對作業(yè)過程中出現(xiàn)的新問題、新情況，不斷補充、完善。

2.2.2 組織實施，完成各項數(shù)據(jù)管理任務(wù)

策劃只有得到順利的實施才能發(fā)揮其統(tǒng)領(lǐng)全局的作用，而在每項計劃任務(wù)實施前，都應(yīng)明確5 項內(nèi)容。一是過程所需的資源。根據(jù)任務(wù)內(nèi)容，確定所需的資源是否齊全，資源能否合理有效的加以利用，并以安全性、時間、經(jīng)濟、消耗作為評判利用資源合理性的基本準(zhǔn)則。二是如何與其他部門溝通。與其他部門有效的溝通能起到事半功倍的效果，了解各個部門對數(shù)據(jù)的需求，掌握數(shù)據(jù)流的每個結(jié)點，在任務(wù)開始前征求其他部門的意見都是任務(wù)得以順利完成少反復(fù)、少調(diào)整的基礎(chǔ)。三是如何獲取上一步驟的反饋信息。在國土資源數(shù)據(jù)的管理中，每項任務(wù)的每個步驟與對數(shù)據(jù)的任何一個操作都可能產(chǎn)生深遠的影響，因此，在下一步驟的開始前需對上一步驟進行評價與監(jiān)控，并得到上一步驟的反饋信息以證明操作的正確性與和理性。四是需要收集哪些數(shù)據(jù)。應(yīng)主要包括以下幾類：原始數(shù)據(jù)，監(jiān)控數(shù)據(jù)，反饋數(shù)據(jù)，歷史數(shù)據(jù)，參考數(shù)據(jù)，各類文檔與屬性數(shù)據(jù)等。五是需要保存哪些過程記錄。記錄是為了證明每步操作都是符合要求、方案及質(zhì)量體系有效的運行。

在實施階段，應(yīng)該從以下幾方面入手：（1）權(quán)責(zé)對等。分解目標(biāo)，就應(yīng)明確權(quán)責(zé)。有責(zé)無權(quán)，任何人都不可能真正負(fù)責(zé)；責(zé)大權(quán)小，事事需要向上級請示，事事由上級決策，最終會降低辦事績效，從而也會讓下級產(chǎn)生一種不必對工作完全負(fù)責(zé)的心理；有權(quán)無責(zé)其結(jié)果是拍腦袋決策、濫用職權(quán)、貪大喜功。所以，要提高數(shù)據(jù)管理效率必須做到責(zé)權(quán)一致。（2）定時定量。嚴(yán)格按照規(guī)定及方案的進度計劃規(guī)定的時間完成各項任務(wù)。如每天對數(shù)據(jù)庫進行備份、維護街坊結(jié)合圖、維護數(shù)據(jù)庫的各類“開關(guān)”、及時對數(shù)據(jù)上網(wǎng)入庫，每月對數(shù)據(jù)庫、文件進行檢查、整理，每季度提示數(shù)據(jù)回網(wǎng)、提示密碼使用期限，按規(guī)定時間完成數(shù)據(jù)的提供與再加工等。（3）監(jiān)控有力。數(shù)據(jù)誤操作、誤提供，虛假數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)質(zhì)量不符合要求等問題及突發(fā)事件時有發(fā)生，如果監(jiān)控有力對問題既能容易檢查追蹤，又能讓領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握信息，果斷作出決策。如對數(shù)據(jù)庫建立“觸發(fā)器”，對文件進行增量備份，通過軟件對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行檢查等。（4）及時糾偏。密切關(guān)注策劃實施的全過程，重點對實施中出現(xiàn)的偏差及時作出調(diào)整。①要及時調(diào)節(jié)策劃中因事先考慮不周全而造成的不合理部分；②要對應(yīng)工作對象發(fā)生了改變后需要調(diào)整的部分進行調(diào)整；③要定期量化的檢查執(zhí)行偏差和完成情況。對不合理與偏差的地方應(yīng)立即修正。如對數(shù)據(jù)維護的安全度，數(shù)據(jù)提供的準(zhǔn)確率，數(shù)據(jù)備份的合格率，數(shù)據(jù)檢查的合格率進行了執(zhí)行情況的檢查與量化。（5）堅決執(zhí)行。策劃及目標(biāo)一旦制定就要想盡辦法去實現(xiàn)，所以要不斷增強執(zhí)行力，確保各項任務(wù)的順利完成。

2.2.3 認(rèn)真監(jiān)測，對數(shù)據(jù)管理的結(jié)果進行檢查

數(shù)據(jù)管理科應(yīng)按策劃規(guī)定的時間及內(nèi)容對數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量進行監(jiān)測檢查，通過檢查策劃的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為以后的工作奠定基礎(chǔ)。檢查包括：（1）是否按規(guī)定的程序工作；（2）對數(shù)據(jù)的處理、備份、上網(wǎng)是否及時；（3）對數(shù)據(jù)的操作是否進行記錄，記錄是否符合要求；（4）數(shù)據(jù)的檢查、數(shù)據(jù)提供是否正確；（5）數(shù)據(jù)服務(wù)是否讓顧客滿意；（6）數(shù)據(jù)的安全性是否得以保證；（7）數(shù)據(jù)的組織存儲、可用性、可靠性、完整性是否符合要求；（8）歷史數(shù)據(jù)是否得到合理有效的管理，是否便于訪問檢索。

2.2.4 努力改進，爭取數(shù)據(jù)管理工作上新臺階

此階段包括2 個步驟：鞏固已取得的成果；對這一循環(huán)未解決的問題，移到下一循環(huán)去解決。

將檢查階段發(fā)現(xiàn)的各種問題及各個成功的經(jīng)驗加以分析、總結(jié)、保存，鞏固取得的成果，對存在的問題要及時查找源頭，移至下一個PDCA 循環(huán)中解決，這樣周而復(fù)始，可以最大限度地提高數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。比如，數(shù)據(jù)管理人員運用新技術(shù)的能力需要加強，則在下一循環(huán)中著重加強數(shù)據(jù)管理人員對新技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)；數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題，則應(yīng)把出現(xiàn)的問題進行分類，通過改進軟件、改變檢查方式、方法作為下一循環(huán)的輸入。

3 結(jié)語

數(shù)據(jù)管理工作是一個集多種作業(yè)、多學(xué)科于一體的管理過程。因此，應(yīng)該清楚地衡量自身運行狀況，通過制定科學(xué)合理的目標(biāo)、計劃和管理規(guī)定，建立和健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，加強檢查和監(jiān)督，不斷總結(jié)和提高，由此形成數(shù)據(jù)管理中的PDCA循環(huán)。再通過不斷的PDCA 循環(huán)，數(shù)據(jù)管理工作不斷改進，管理水平會逐步提高，最終達到增強中心總體實力的效果。

［1］馬成剛.PDCA 循環(huán)在工程質(zhì)量管理中的應(yīng)用［J］.中國科技信息，2007（8）.

［2］金錫萬.管理創(chuàng)新與應(yīng)用［M］.北京：中國勞動社會保障出版社，2004.