韓孟杉

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，運輸檔案管理也日益信息化。信息化是我國現(xiàn)代化建設(shè)的必然產(chǎn)物，是實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級換代的重要環(huán)節(jié)。運輸業(yè)作為我國國民經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)，其檔案管理的信息化也是勢不可擋的潮流，對交通運輸業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。本文詳細(xì)闡述了建設(shè)運輸檔案信息化的重要性，并針對其主要內(nèi)容，提出了加強檔案管理信息化建設(shè)的幾點措施。

[關(guān)鍵詞]運輸檔案；信息化；建設(shè)

現(xiàn)階段，檔案管理的發(fā)展逐漸適應(yīng)了現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，日益成為備受關(guān)注的話題。檔案信息化即為采用現(xiàn)代管理學(xué)理念，合理利用計算機與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，涵蓋了多個學(xué)科領(lǐng)域的一種為社會服務(wù)的新現(xiàn)代工作模式。檔案管理信息化是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然結(jié)果，其不僅可以更好地實現(xiàn)檔案的安全準(zhǔn)確查詢，還能有效提高交通運輸部門的整體服務(wù)水平。在這一背景下，如何加強檔案信息化建設(shè)成為做好檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一項亟待解決的問題。

一、建設(shè)運輸檔案信息化的重要性

交通運輸檔案主要是以交通行政、企事業(yè)單位、社團組織和個人為主，在其工作、生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)等活動中形成的，具有保存價值的各種文件、聲像及圖表等形式的歷史記錄。其包含的內(nèi)容也十分廣泛，主要包括公路、運輸管理、海事、港口、鐵路規(guī)劃等多個管理部門檔案，具有復(fù)雜和涉及面廣的特點。因此，加強運輸檔案的信息化建設(shè)具有十分重要的作用，主要包含以下幾點：

（一）在現(xiàn)代化建設(shè)中，加強運輸檔案的信息化建設(shè)減少了工作人員的工作總量，從而降低了對人力、物力和財力的消耗，有效提高了工作效率。運輸檔案的信息化建設(shè)從根本上解決了記錄查詢繁雜的問題，便于更好地為人民服務(wù)。

（二）基于運輸檔案數(shù)量龐大且復(fù)雜的特征，信息化管理有效地保證了其安全性和可靠性。最大限度杜絕了檔案錯誤和丟失情況的發(fā)生。在記錄時，可以直接采用計算機輸入，查詢時，則可以更加快速的從檔案庫調(diào)出，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤差，則可以直接進行修改，形成了一套完整的管理體系，有利于運輸檔案的有序化管理。

（三）運輸檔案囊括了我國各項基礎(chǔ)建設(shè)的信息資源，具有十分重要的作用，而運輸檔案信息化管理實現(xiàn)了對其進行加密設(shè)置，從而加強了檔案的管理保密程度，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理難以實現(xiàn)的檔案安全體制。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。軟硬件設(shè)備是檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，也是應(yīng)用計算機技術(shù)的先決條件，是實現(xiàn)檔案資源的傳送和共享的重要途徑。應(yīng)加大對局域網(wǎng)的建設(shè)和計算機信息管理的普及率。

（二）實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理。應(yīng)在合理利用計算機數(shù)據(jù)庫知識、壓縮等高科技技術(shù)基礎(chǔ)上，將傳統(tǒng)的檔案和已保存的電子檔案有序地組成系統(tǒng)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化管理主要包括檔案文件目錄信息數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化兩個方面。

（三）檔案資源建設(shè)。大力加強檔案的數(shù)據(jù)中心建設(shè)，將word、txt等版本的文檔寫入檔案管理，系統(tǒng)地收集檔案數(shù)據(jù)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)遠程控制相關(guān)信息。在電子化檔案管理的環(huán)境下，為用戶開發(fā)和利用運輸檔案信息資源提供便捷。

（四）規(guī)范檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)針對不同格式的文件設(shè)置不同的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，主要包括：電子版的檔案管理、檔案信息管理的相關(guān)logo及存儲等。

（五）加強人才隊伍建設(shè)。創(chuàng)新型人才隊伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。應(yīng)加大對創(chuàng)新型人才的培養(yǎng)，建立一支分工合理、素質(zhì)過硬的人才隊伍，有利于更好更快地接受現(xiàn)代化信息技術(shù)，同時較高的個人素質(zhì)，可以有效促進檔案信息化管理的發(fā)展。

三、加強檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）建立健全信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息檔案系統(tǒng)主要是由內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)、公眾服務(wù)網(wǎng)組成，是一種綜合應(yīng)用體系。完善的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以更好地促進檔案現(xiàn)有文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，因此，建立健全管理體系具有重要意義。應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的需求，采購硬件設(shè)施，更好地提高檔案信息管理軟件技術(shù)，在此基礎(chǔ)上，加強其應(yīng)用水平，為檔案信息的互換和共享創(chuàng)造有利條件。

（二）建立電子文件的管理體系。電子文件的載體具有穩(wěn)定性差、易損壞等特點，僅僅依賴檔案工作人員很難對其進行管理。交通運輸管理部門應(yīng)合理開通電子文件的專遞網(wǎng)絡(luò)，完善電子文件的管理體系。電子文件管理工作在整個信息化檔案管理中有著至關(guān)重要的作用，檔案人員應(yīng)深入其工作領(lǐng)域，實現(xiàn)電子文件接收、儲存及修改的規(guī)范化建設(shè)，并對電子文件管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，從而有效地維護電子文件的原始信息。

（三）建立檔案安全體制。交通運輸業(yè)作為我國國民建設(shè)的支柱產(chǎn)業(yè)，其檔案管理的安全性和可靠性有著不可小覷的作用，同時也是加強檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。其旨在采用有效地加密措施來維護電子檔案的安全?，F(xiàn)階段，文件在線傳輸和共享對網(wǎng)絡(luò)的安全性提出了很高的要求。因此，為了防止電子文件的泄露，我們應(yīng)加大網(wǎng)絡(luò)信息的安全保護，盡最大可能降低安全隱患。

結(jié)束語

綜上所述，計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為運輸檔案的信息化建設(shè)提供了極大便利，其實現(xiàn)了對運輸檔案的針對性管理，并更好地提高了檔案管理人員的工作效率。為運輸事業(yè)提供有力保障的同時，還節(jié)省了大量的人力、物力和財力，推動了我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

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