李廷忠

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加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提

李廷忠

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在現(xiàn)代化檔案管理工作中，基礎(chǔ)工作在其中有著十分重要的意義，它不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，還能夠使得檔案管理水平得到相應(yīng)的提升。而且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們也將一些先進(jìn)的技術(shù)和管理理念引入到其中。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，討論了加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的相關(guān)措施，以供參考。

檔案管理；基礎(chǔ)工作；問(wèn)題

近年來(lái)，隨著人類(lèi)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作也越來(lái)越重視，并且采用了相關(guān)的管理措施，來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理。但是，從當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，其中還存在著許多的問(wèn)題，這就對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響。為此，我們就要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)檔案基礎(chǔ)管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化控制管理。

1、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

目前，在檔案管理工作的過(guò)程中，人們?yōu)榱耸蛊涔芾硭胶凸ぷ餍实玫竭M(jìn)一步的提升，就將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到其中，從而對(duì)相關(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集管理，滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理工作的相關(guān)要求。

不過(guò)，從當(dāng)前我國(guó)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，由于其檔案信息量過(guò)大，其時(shí)間跨度也比較長(zhǎng)，而且人們主要是采用封閉式的管理方法，因此導(dǎo)致檔案在質(zhì)量管理的過(guò)程中，存在著許多的問(wèn)題，其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案信息當(dāng)號(hào)不規(guī)范整理，使得部分檔案信息趨勢(shì)目錄號(hào)，給數(shù)據(jù)信息的傳播帶來(lái)嚴(yán)重的影響；第二，檔案的標(biāo)題缺乏規(guī)范性，其標(biāo)題不能很好的反映出其中的內(nèi)容；第三，由于采用封閉式管理方式，因此人們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，無(wú)法對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行確定，這就使得檔案信息管理的質(zhì)量大幅度的下降。由此可見(jiàn)，現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)程中，檔案管理的基礎(chǔ)工作存在著許多的問(wèn)題，這不僅對(duì)檔案管理的質(zhì)量有著嚴(yán)重的影響，還使得阻礙了檔案管理行業(yè)的發(fā)展，因此我們就要將綜合性的檔案管理方法融入到其中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

2、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

當(dāng)前我們?cè)跈n案管理工作中，為了使得檔案管理工作的基礎(chǔ)水平得到有效的提升，人們也要將一些新型的管理理念應(yīng)用到其中，從而對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合性的管理，進(jìn)而滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理的相關(guān)要求。

2.1 全面普查案卷，去糟取精在檔案基礎(chǔ)管理工作中，對(duì)案卷進(jìn)行全面的普查是很有必要的，這不僅對(duì)檔案綜合性管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，還有利于對(duì)檔案信息文件價(jià)值的考察，從而將檔案室中存在的無(wú)用文件進(jìn)行清楚，以避免檔案管理資源的浪費(fèi)，為檔案管理的后續(xù)工作的正常開(kāi)展提供了前提條件。

2.2 重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化在對(duì)檔案組卷進(jìn)行整理的過(guò)程中，部分組卷的內(nèi)容過(guò)于復(fù)雜，檔案管理人員為了保障組卷管理的質(zhì)量，就采用重新組卷的方法，來(lái)對(duì)其進(jìn)行處理，這樣不但使得檔案管理工作更具有規(guī)范性，還使得檔案數(shù)據(jù)信息管理的工作效率得到進(jìn)一步的提升。

2.3 結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們?yōu)榱耸沟脵n案管理工作的效率和質(zhì)量得到進(jìn)一步的保障，人們也將一些新型的管理方法應(yīng)用到現(xiàn)代化檔案基礎(chǔ)管理工作當(dāng)中。其中對(duì)著錄工作的規(guī)范管理，這就使得檔案管理工作的效率得到提高，滿(mǎn)足了當(dāng)前我國(guó)檔案管理行業(yè)發(fā)展的相關(guān)要求。而且我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行著錄工作的時(shí)候，工作人員也必須按照我國(guó)相關(guān)的法律規(guī)范來(lái)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范要求，從而實(shí)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。在分類(lèi)過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。

2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。

3、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

3.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即：將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3.3 分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中，適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)基礎(chǔ)工作的效率和質(zhì)量有著十分重要的意義，這樣不僅可以有效的提升的檔案信息管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，還進(jìn)一步的促進(jìn)了我國(guó)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，有效的經(jīng)濟(jì)了傳統(tǒng)管理方法在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，存在的問(wèn)題。而且隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，人們也將許多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到了其中，這就使得檔案管理工作的質(zhì)量得到了優(yōu)化。

[1]李紅梅.淺析電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].青海電力,2007(01)

[2]陳慶華.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理全力服務(wù)企業(yè)建設(shè)[J].供電企業(yè)管理,2009(02)